Organizza le PEC e trova subito le informazioni importanti

Perché gestire molte PEC è complesso

Quando le caselle PEC diventano più di una, la gestione quotidiana si complica. Ogni indirizzo riceve atti, notifiche, fatture elettroniche e ricevute di consegna da enti diversi, ciascuna con mittente, oggetto e formato proprio. Chi amministra uno studio o un'impresa deve tenere insieme la casella principale, quelle degli assistiti o delle società collegate.

Le informazioni importanti (una scadenza, un importo da pagare, l'IBAN di un rimborso) restano sepolte tra comunicazioni ordinarie. Un software di gestione PEC che si limiti a scaricare i messaggi non risolve il problema: sposta il disordine altrove. Serve uno strumento che legga, classifichi e renda interrogabile l'intero archivio PEC, lasciando intatta la casella originale.

Collegare le caselle PEC supportate

A-ESP si collega alle caselle PEC tramite protocollo IMAPS sulla porta 993, con il comando di sola lettura EXAMINE. Il collegamento funziona soltanto verso i gestori di un elenco chiuso di operatori accreditati AgID, tra cui Aruba PEC, Namirial, InfoCert/Legalmail, Poste Italiane/PosteCert, Register.it, TWT e Actalis. Le connessioni verso indirizzi non pubblici sono rifiutate.

L'accesso IMAP deve essere attivo nel pannello del gestore: in diversi casi va abilitato manualmente dall'utente. Dopo il primo collegamento A-ESP legge i messaggi degli ultimi dieci giorni e poi continua a sincronizzare. I messaggi precedenti restano nella casella presso il gestore e non vengono importati. Le credenziali sono protette con cifratura a busta AES-256-GCM, i dati sono isolati per account e l'infrastruttura che li ospita si trova nell'Unione Europea.

Classificare e cercare le PEC

L'intelligenza artificiale di A-ESP analizza ogni messaggio PEC e lo classifica per tipologia documentale, mittente e priorità. Distingue una ricevuta di avvenuta consegna dal messaggio originale, riconosce fatture, atti, notifiche e solleciti, e raggruppa i duplicati senza sopprimere una PEC. Nell'archivio PEC intelligente ogni comunicazione è indicizzata per oggetto, mittente, date ed entità citate.

Cercare informazioni nelle PEC diventa una ricerca immediata: puoi interrogare l'archivio per controparte, periodo o tipo di atto, oppure chiedere in linguaggio naturale all'assistente Komo, che risponde sui metadati indicizzati. Komo non invia messaggi e le sue risposte non hanno valore probatorio: il documento resta presso il gestore.

Estrazione di dati, importi e scadenze

Dai messaggi analizzati A-ESP estrae automaticamente oltre venti campi strutturati: importi, date di scadenza e di notifica, IBAN, partita IVA, numero di fattura, codici tributo, controparte ed ente emittente. I dati confluiscono in un archivio interrogabile e alimentano gli avvisi sulle scadenze.

Queste funzionalità sono disponibili solo per i messaggi che il servizio riesce a leggere ed elaborare. Un messaggio oltre 50 MB, o con un allegato singolo oltre 5 MB, resta visibile con i suoi dati di trasmissione ma i contenuti eccedenti non vengono analizzati; gli archivi compressi non sono decompressi e il recapito elettronico certificato (REM) non è supportato. Per i dettagli sui campi estratti e le risposte proposte, vedi l'analisi di email e PEC.

Un esempio dimostrativo: una PEC con allegato

Ecco un esempio dimostrativo. Una casella PEC riceve una comunicazione da un ente con un atto in allegato in formato PDF. La sincronizzazione rileva il messaggio, l'AI lo classifica come atto con possibile scadenza ed estrae i campi: ente emittente, data di notifica, importo dovuto e data di scadenza.

Quando l'utente apre il documento, il contenuto viene recuperato in quel momento dal gestore tramite la connessione in sola lettura e mostrato senza essere memorizzato da A-ESP. Il testo dell'allegato è elaborato in memoria e poi scartato: restano nome, tipo, dimensione e il riferimento presso il gestore, non i byte del file.

Organizzare le PEC non significa gestire gli adempimenti

È una distinzione centrale. Organizzare e analizzare le PEC serve a ritrovare le informazioni e a non perdere di vista le scadenze: è un'attività informativa e organizzativa. Non sostituisce la gestione ufficiale delle comunicazioni certificate. A-ESP non è un gestore PEC e non è iscritto all'elenco AgID dei gestori di posta elettronica certificata: non emette ricevute di accettazione, presa in carico o avvenuta consegna, non firma le buste di trasporto e non partecipa ai circuiti di interoperabilità tra gestori.

L'utente resta quindi tenuto a consultare direttamente e regolarmente la propria casella PEC presso il gestore: la consultazione dell'archivio A-ESP non è alternativa né equivalente. I termini di legge decorrono dagli eventi attestati dal gestore, non dalla comparsa di un messaggio nel servizio.

Sicurezza, conservazione e limiti del servizio

A-ESP non è un servizio di conservazione a norma e non fornisce la conservazione a norma ai sensi dell'art. 44 del CAD: non garantisce integrità, autenticità e reperibilità nel tempo dei documenti. Del messaggio non conserva il corpo, i byte degli allegati, la busta di trasporto (postacert.eml, daticert.xml), le firme digitali né il testo riconosciuto via OCR. Conserva i metadati indicizzati, le impronte SHA-256, i dati strutturati estratti e una sintesi. L'archivio è un indice di metadati, non una copia della casella.

A-ESP non sostituisce la consultazione ufficiale della casella, la gestione degli adempimenti PEC né il sistema di conservazione a norma, che restano a carico dell'utente, del gestore o di un conservatore accreditato. Classificazioni, scadenze e importi rilevati automaticamente possono contenere errori e vanno verificati sul documento originale.