Disclaimer sull'integrazione PEC

Riferimenti normativi: D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 (regolamento sulla Posta Elettronica Certificata); D.M. 2 novembre 2005 (regole tecniche); D.Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale — CAD); Linee guida AgID.

Fornitore del Servizio: A-ESP S.R.L., Viale Rimembranza 19/B, 20871 Vimercate (MB), C.F./P.IVA 14874150965, PEC a-esp@pec.it.

1. Che cosa fa A-ESP con la PEC

Su autorizzazione dell'Utente, A-ESP si collega alla casella PEC dell'Utente presso il gestore PEC (ad esempio Aruba PEC, Legalmail, PosteCert, Register.it, Namirial, Actalis) tramite protocollo IMAP cifrato (IMAPS), utilizzando le credenziali fornite dall'Utente, conservate cifrate. Il collegamento serve esclusivamente a organizzare la corrispondenza dell'Utente: archivio, scadenzario, ricerca e consultazione con l'assistente Komo.

L'accesso è esclusivamente in lettura: A-ESP apre le cartelle con il comando IMAP EXAMINE (selezione in sola lettura) e legge i messaggi senza modificarne lo stato (non li marca come letti); non utilizza comandi di scrittura. Di conseguenza A-ESP non sposta, non cancella e non modifica alcun messaggio e lo stato della casella presso il gestore resta invariato. Per le caselle PEC A-ESP legge la sola posta in arrivo.

Dai messaggi PEC A-ESP ricava metadati strutturati — mittente, destinatario, oggetto, data e ora legale tratte dal file daticert.xml, tipo di busta o ricevuta, riferimento al messaggio originale — e, con i sistemi di intelligenza artificiale descritti nell'Informativa sull'utilizzo dell'Intelligenza Artificiale, categoria, scadenze, importi e una breve sintesi. Il corpo dei messaggi PEC non è conservato sui server di A-ESP. I messaggi PEC non sono utilizzati per il profilo di stile delle bozze né per alcuna altra finalità diversa dall'organizzazione della corrispondenza dell'Utente.

2. A-ESP non invia mai messaggi PEC

A-ESP non invia messaggi PEC, né nuovi né in risposta, in nessun caso. Il divieto è applicato dal Servizio a livello tecnico:

• per le caselle PEC il Servizio non richiede né conserva alcuna autorizzazione di invio e non contiene alcun collegamento ai server di invio dei gestori PEC;
• ogni richiesta di invio da una casella PEC è rifiutata dal Servizio prima di qualsiasi connessione verso il gestore;
• l'invio tramite server SMTP è ammesso solo verso un elenco chiuso di server di provider di posta ordinaria; un server non presente nell'elenco o riconducibile a un gestore PEC è rifiutato, senza alternative;
• nell'interfaccia, per le caselle PEC, la funzione di invio non è disponibile e l'Utente è informato che «Per le caselle PEC l'invio resta nel tuo gestore certificato»;
• l'assistente Komo non può inviare messaggi PEC.

Per inviare un messaggio PEC con valore legale l'Utente deve utilizzare direttamente il servizio del proprio gestore PEC.

3. Email ordinarie verso indirizzi PEC

Quando la funzione di invio è attiva (si tratta di una funzione facoltativa, disponibile solo quando A-ESP la rende attiva), l'Utente può inviare da una propria casella ordinaria (non PEC) una risposta o un nuovo messaggio a un destinatario il cui indirizzo appartiene a un dominio PEC. In tal caso il Servizio, quando riconosce il dominio come PEC, avvisa l'Utente: «Questo indirizzo sembra una casella PEC: il messaggio partirà come email ordinaria, senza valore legale.»

Un messaggio di questo tipo è un'email ordinaria: non genera ricevute di accettazione né di avvenuta consegna, non ha il valore di una raccomandata con avviso di ricevimento e non produce gli effetti giuridici della PEC (D.P.R. 68/2005; art. 48 CAD). Alcuni gestori PEC rifiutano i messaggi provenienti da caselle non PEC: A-ESP non verifica né garantisce la consegna.

4. Che cosa A-ESP non è

4.1 Non è un gestore PEC

A-ESP non è iscritta nell'elenco dei gestori di Posta Elettronica Certificata tenuto da AgID (D.P.R. 68/2005, art. 14). Non emette ricevute di accettazione, presa in carico, avvenuta consegna o mancata consegna, non firma buste di trasporto e non svolge servizi di interoperabilità tra gestori. Il rapporto contrattuale relativo alla casella PEC intercorre esclusivamente tra l'Utente e il proprio gestore.

4.2 Non è un conservatore

A-ESP non svolge il servizio di conservazione dei documenti informatici ai sensi degli artt. 43 e 44 CAD e delle relative Linee guida AgID e non garantisce la conservazione dei messaggi PEC. Per la conservazione a norma l'Utente deve rivolgersi al servizio di conservazione del proprio gestore PEC o a un conservatore qualificato, oppure scaricare e conservare i messaggi e le ricevute secondo le regole tecniche vigenti.

5. Valore probatorio dei messaggi PEC

Il valore probatorio della PEC — prova della trasmissione e della consegna (D.P.R. 68/2005, artt. 4 e 6), equivalenza alla notificazione a mezzo posta nei casi previsti (art. 48 CAD), decorrenza dei termini — è legato ai documenti emessi dai gestori: la busta di trasporto firmata dal gestore, le ricevute e il file daticert.xml.

A-ESP non conserva tali documenti in forma integrale: memorizza solo i metadati indicati nella sezione 1. I documenti originali restano presso il gestore PEC, che conserva i log dei messaggi per 30 mesi (D.P.R. 68/2005, art. 11). Per esibire una PEC con valore probatorio (in giudizio o davanti a un'autorità) l'Utente deve accedere direttamente alla casella presso il gestore, scaricare la busta e le ricevute integrali e, se necessario, richiederne copia al gestore. A-ESP aiuta a individuare rapidamente il messaggio (identificativo, oggetto, gestore, data e ora), ma il documento giuridicamente rilevante resta quello del gestore.

6. Ricevute PEC indicizzate

A-ESP classifica le ricevute PEC in un cassetto dedicato, distinguendo, sulla base dell'intestazione X-Ricevuta, i tipi: accettazione, presa in carico, avvenuta consegna, errore di consegna, preavviso di errore di consegna, non accettazione. Per ciascuna ricevuta conserva: riferimento al messaggio originale (X-Riferimento-Message-ID), data e ora legale tratte dal daticert.xml, gestore emittente, impronta SHA-256 del daticert.xml quale riscontro di integrità, tipo di destinatario. Il contenuto originale della ricevuta non è conservato da A-ESP ed è recuperabile presso il gestore. Le ricevute hanno valore legale solo nella forma emessa dal gestore (sezione 5).

7. Limitazioni operative

• Disponibilità: la consultazione dipende dalla disponibilità della casella presso il gestore; A-ESP non risponde di disservizi del gestore.
• Spazio della casella: A-ESP non gestisce lo spazio della casella; se la casella è piena il gestore può rifiutare nuovi messaggi.
• Ritardo di sincronizzazione: la sincronizzazione è periodica (di norma ogni 5 minuti); al primo collegamento sono letti i messaggi degli ultimi 10 giorni. Un messaggio PEC produce effetti dal momento della consegna nella casella presso il gestore, anche se non ancora visibile in A-ESP.
• Cartelle: per le caselle PEC è letta la sola posta in arrivo; i messaggi presenti in altre cartelle non sono indicizzati.
• Cambio di gestore: i messaggi del gestore precedente non sono migrati automaticamente; la nuova casella va collegata separatamente.
• Applicazioni native: il corpo dei messaggi PEC non è memorizzato nella copia locale delle app iOS e Android, a condizione che la casella sia collegata come PEC.
• Caselle PEC collegate come IMAP generico: A-ESP riconosce una casella come PEC in base alle indicazioni fornite al collegamento e all'elenco dei gestori; una casella PEC collegata come casella IMAP generica, presso un gestore non riconoscibile, può non essere riconosciuta come PEC. In tal caso A-ESP la tratta come casella ordinaria (ad esempio, per la lettura di più cartelle e per la copia locale del corpo dei messaggi nelle app native). L'invio dal gestore PEC resta comunque escluso, perché i server di invio dei gestori PEC non sono tra quelli ammessi (sezione 2). Per ottenere il trattamento descritto in questo documento l'Utente deve collegare la casella PEC come PEC.

8. Assistente Komo e PEC

L'assistente Komo può rispondere a domande sui messaggi PEC (ad esempio «Quali ricevute di consegna ho ricevuto dal Tribunale negli ultimi sei mesi?») sulla base dei metadati indicizzati. Le risposte non costituiscono parere legale o fiscale e possono contenere errori; per adempimenti, contenzioso e conservazione l'Utente deve rivolgersi al professionista competente o al gestore PEC. Komo non può inviare messaggi PEC.

9. Responsabilità dell'Utente

L'Utente si impegna a:

• abilitare, ove necessario, l'accesso IMAP alla casella presso il gestore;
• custodire la password della casella PEC;
• consultare periodicamente la casella direttamente presso il gestore, anche in caso di malfunzionamento di A-ESP, poiché i messaggi PEC producono effetti dal momento della consegna;
• provvedere alla conservazione a norma dei messaggi con rilevanza probatoria;
• non fare affidamento su email ordinarie inviate a indirizzi PEC per comunicazioni che richiedono il valore legale della PEC.

10. Contatti

PEC: a-esp@pec.it

Email (assistenza e privacy): info@a-esp.io

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