Informativa sull'integrazione PEC

Fornitore: A-ESP S.r.l. — sede legale in Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia — capitale sociale euro 10.000,00 interamente versato — codice fiscale, partita IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi 14874150965 — PEC a-esp@pec.it — start-up innovativa ai sensi dell'art. 25 D.L. 179/2012 — legale rappresentante: Gabriele Mari, Presidente del Consiglio di Amministrazione — sito https://a-esp.io — applicazione https://app.a-esp.io.

Riferimenti normativi: D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68 (regolamento sull'utilizzo della posta elettronica certificata); Decreto ministeriale 2 novembre 2005 (regole tecniche); Codice dell'Amministrazione Digitale, D.Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 («CAD»), in particolare gli artt. 44 e 48; Linee guida dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il presente documento è pubblicato all'indirizzo https://a-esp.io/legal/pec e costituisce parte integrante dei «Termini e Condizioni di Servizio», ai quali si rinvia per la disciplina contrattuale completa. L'Utente ne prende visione prima di collegare una casella PEC al Servizio.

1. Che cosa è A-ESP rispetto alla PEC

1.1 A-ESP è un lettore e indicizzatore della posta elettronica certificata. Su autorizzazione dell'Utente, il Servizio si connette in sola lettura alla casella PEC che l'Utente ha attivato presso un gestore accreditato AgID, ne legge i messaggi e gli allegati, li classifica automaticamente mediante intelligenza artificiale, ne estrae informazioni strutturate e li organizza nell'archivio unificato dell'Utente, insieme ai documenti provenienti dagli altri canali collegati.

1.2 Le finalità dell'integrazione sono esclusivamente informative e organizzative: consentire all'Utente di ritrovare rapidamente una comunicazione, di vedere in un'unica dashboard le scadenze che ne derivano e di ricevere avvisi. Il Servizio è un ausilio alla gestione, non un sostituto degli obblighi di legge dell'Utente.

1.3 Il rapporto contrattuale relativo al servizio di posta elettronica certificata resta esclusivamente tra l'Utente e il proprio gestore PEC accreditato. A-ESP è estranea a tale rapporto e si aggiunge a esso senza sostituirlo né duplicarlo.

2. Che cosa A-ESP non è

2.1 Non è un gestore di posta elettronica certificata

A-ESP non è iscritta nell'elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata tenuto dall'AgID ai sensi dell'art. 14 del D.P.R. 68/2005. Di conseguenza A-ESP:

• non emette ricevute di accettazione, di presa in carico, di avvenuta consegna, di mancata consegna né avvisi di errore;
• non firma digitalmente le buste di trasporto e non appone riferimenti temporali opponibili ai terzi;
• non partecipa ai circuiti di interoperabilità tra gestori;
• non fornisce, non attiva, non rinnova e non gestisce caselle PEC;
• non garantisce la trasmissione né la consegna di alcun messaggio.

2.2 Non è un servizio di conservazione a norma

A-ESP non è un conservatore accreditato e non svolge conservazione a norma ai sensi dell'art. 44 del CAD e delle Linee guida AgID. Il Servizio non garantisce l'integrità, l'autenticità, la leggibilità e la reperibilità nel tempo dei documenti secondo le regole tecniche della conservazione digitale, e non sostituisce gli obblighi di conservazione dell'Utente relativi alle PEC, alle fatture elettroniche e agli altri documenti rilevanti.

La conservazione a norma di lungo periodo resta integralmente a carico dell'Utente, che può assolverla, a titolo esemplificativo: aderendo al servizio di conservazione offerto dal proprio gestore PEC; affidandosi a un conservatore accreditato terzo; scaricando e conservando autonomamente i messaggi, le buste di trasporto e le ricevute secondo le regole tecniche applicabili.

2.3 Non modifica in alcun modo la casella dell'Utente

A-ESP accede alla casella PEC esclusivamente in lettura e non compie alcuna operazione di scrittura. In particolare A-ESP non:

• invia messaggi PEC per conto dell'Utente e non risponde ai messaggi ricevuti;
• contrassegna i messaggi come letti o non letti;
• sposta, copia o rinomina messaggi e cartelle;
• cancella messaggi, allegati o cartelle;
• carica messaggi nella casella;
• modifica le impostazioni della casella presso il gestore.

Lo stato della casella presso il gestore resta in ogni momento identico a quello determinato dall'Utente e dal gestore stesso.

2.4 Non fornisce consulenza

Le classificazioni, le sintesi, le scadenze e le risposte generate dal Servizio sono ausili informativi prodotti automaticamente, forniti «così come sono», e non costituiscono consulenza legale, fiscale, contabile o finanziaria né parere professionale di alcun tipo. Si veda anche l'«Informativa sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale».

3. Come avviene tecnicamente l'accesso

3.1 Protocollo e comando di sola lettura

Il collegamento avviene tramite protocollo IMAP su connessione cifrata (IMAPS), porta 993, con il comando EXAMINE, che apre la cartella in modalità di sola lettura. Il comando EXAMINE non altera il contrassegno di messaggio letto e, a differenza del comando SELECT, non consente al client di modificare lo stato della cartella. Non sono mai impartiti i comandi di modifica dello stato (STORE), di inserimento (APPEND), di spostamento (MOVE, COPY) o di cancellazione (EXPUNGE).

3.2 Elenco chiuso dei gestori accreditati

Un canale PEC può puntare soltanto a un gestore compreso in un elenco predefinito di gestori accreditati AgID mantenuto da A-ESP (a titolo esemplificativo: Aruba PEC, Namirial, InfoCert/Legalmail, Poste Italiane/PosteCert, Register.it, TWT, Actalis). Le connessioni verso indirizzi di rete non pubblici sono rifiutate e le porte utilizzabili sono limitate. Questa misura protegge il Servizio da tentativi di indirizzare la connessione verso risorse interne o non autorizzate e garantisce che le credenziali PEC siano utilizzate soltanto verso il gestore legittimo.

Se il gestore dell'Utente non è compreso nell'elenco, il collegamento non è possibile. L'Utente può segnalarlo a support@a-esp.io: A-ESP valuta l'inserimento del gestore, senza assumere alcun obbligo al riguardo.

3.3 Credenziali cifrate

Le credenziali della casella PEC (nome utente e password) sono conservate da A-ESP in forma cifrata con cifratura a busta AES-256-GCM: per ciascun segreto è generata una chiave di cifratura dedicata, a sua volta protetta da una chiave principale custodita in un servizio di gestione dei segreti, separata per ciascun ambiente. La cifratura è legata all'identificativo del canale, così che la busta cifrata non possa essere riutilizzata su un canale diverso. Le credenziali non sono mai restituite dalle interfacce del Servizio, non compaiono nei log e non sono incluse nelle esportazioni dei dati.

Lo scollegamento del canale comporta la cancellazione delle credenziali e dei documenti provenienti da quel canale. La chiusura dell'account comporta la cancellazione definitiva secondo la «Politica di conservazione dei dati».

3.4 Prima sincronizzazione e sincronizzazione continua

Al primo collegamento il Servizio legge i messaggi degli ultimi 10 giorni; successivamente la lettura prosegue in continuo, a intervalli periodici. I messaggi anteriori alla prima sincronizzazione non sono importati.

4. Che cosa viene indicizzato e che cosa non viene conservato

4.1 Struttura del messaggio PEC

Un messaggio di posta elettronica certificata è tecnicamente una busta di trasporto firmata dal gestore, che contiene il messaggio originale (postacert.eml) e il file di certificazione dei dati di trasmissione (daticert.xml). Alla busta si accompagnano le ricevute emesse dai gestori: accettazione, presa in carico, avvenuta consegna, mancata consegna, preavviso di mancata consegna, non accettazione.

A-ESP riconosce e analizza questa struttura, distinguendo un messaggio PEC da un messaggio di posta ordinaria e una ricevuta dal messaggio a cui si riferisce.

4.2 Dati indicizzati e conservati

A-ESP conserva, per ciascun messaggio PEC e per ciascuna ricevuta:

4.3 Dati che A-ESP non conserva

• Il corpo del messaggio e il messaggio originale contenuto nella busta di trasporto: sono letti in memoria per il tempo dell'analisi, misurabile in secondi, e poi scartati.
• I byte degli allegati e i byte della busta di trasporto, del postacert.eml e del daticert.xml.
• Le firme digitali del gestore e i riferimenti temporali nella loro forma originale opponibile.
• Il testo estratto dagli allegati mediante riconoscimento ottico dei caratteri, quando la funzione è attiva: sono conservati soltanto i campi strutturati che ne derivano.

Quando l'Utente apre un documento PEC nell'applicazione, il contenuto è recuperato in quel momento dal gestore attraverso la connessione in sola lettura e mostrato all'Utente senza essere memorizzato da A-ESP. Se il messaggio è stato nel frattempo cancellato dalla casella presso il gestore, il documento è rimosso anche dall'archivio A-ESP.

4.4 Conseguenza

L'archivio di A-ESP è un indice di metadati, non una copia della casella PEC. Esso consente di sapere che una determinata comunicazione esiste, da chi proviene, quando è arrivata, che cosa contiene in sintesi e quali scadenze ne derivano, ma non contiene i documenti nella forma che ne fonda il valore probatorio.

5. Valore probatorio: dove risiede e come recuperarlo

5.1 Il valore legale della PEC

Ai sensi dell'art. 48 del CAD, la trasmissione tramite posta elettronica certificata, quando effettuata secondo le regole tecniche, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta; la data e l'ora di trasmissione e di ricezione sono opponibili ai terzi se conformi al D.P.R. 68/2005 e sono attestate dalle ricevute rilasciate dai gestori ai sensi dell'art. 6 dello stesso decreto.

5.2 Dove risiede il valore probatorio

Il valore probatorio è ancorato agli elementi generati dai gestori PEC e presenti nella casella dell'Utente:

• la busta di trasporto originale, firmata dal gestore del mittente;
• le ricevute di accettazione, di presa in carico, di avvenuta consegna o di mancata consegna, rilasciate ai sensi dell'art. 6 del D.P.R. 68/2005;
• il file daticert.xml che certifica gestore, riferimento temporale, mittente e destinatario.

A questi si aggiunge il registro informatico delle operazioni (log dei messaggi), che il gestore è tenuto a conservare per trenta mesi ai sensi dell'art. 11, comma 2, del D.P.R. 68/2005. La legge impone al gestore la conservazione del log, non dei messaggi: la conservazione dei messaggi e delle ricevute nella casella dipende dal contratto tra l'Utente e il gestore.

A-ESP indicizza i dati estratti da tali documenti ma non ne conserva la forma originale. I byte originali, le firme e i riferimenti temporali restano nella casella dell'Utente presso il gestore PEC.

5.3 Come recuperare un documento con valore probatorio

Quando l'Utente deve esibire una PEC con valore probatorio — in giudizio, davanti a un'autorità amministrativa o fiscale, o in una contestazione stragiudiziale — deve:

1. accedere direttamente alla propria casella PEC presso il gestore;
2. scaricare la busta di trasporto e le ricevute nella loro integrità, con le firme digitali;
3. se necessario, richiedere al gestore l'estratto del log dei messaggi, conservato per trenta mesi, e le attestazioni previste dal contratto e dalle regole tecniche.

A-ESP può agevolare la ricerca fornendo gli elementi che consentono di individuare rapidamente il messaggio presso il gestore (identificativo tecnico, oggetto, mittente, data e ora, gestore emittente, tipo di ricevuta), ma il documento giuridicamente rilevante resta quello detenuto dal gestore.

5.4 Termini di conservazione presso il gestore

L'Utente è tenuto a conoscere i termini di conservazione dei messaggi nella casella applicati dal proprio gestore PEC in base al contratto e a scaricare per tempo i documenti che intende conservare oltre tali termini. A-ESP non estende, non integra e non sostituisce la conservazione dei messaggi nella casella del gestore e non è responsabile della perdita di documenti presso il gestore per decorso dei termini, per chiusura della casella, per mancato rinnovo o per superamento della capienza.

6. Obblighi dell'Utente: consultazione diretta e decorrenza dei termini

6.1 Obbligo di consultazione diretta. L'Utente resta obbligato a consultare direttamente e regolarmente la propria casella PEC presso il gestore. La consultazione dell'archivio A-ESP non sostituisce, non equivale e non è alternativa alla consultazione della casella.

6.2 Decorrenza dei termini. I messaggi di posta elettronica certificata producono i loro effetti giuridici dalla consegna nella casella presso il gestore del destinatario, indipendentemente dal fatto che il messaggio sia stato letto, che sia stato sincronizzato da A-ESP, che sia stato correttamente classificato e che sia stata inviata o ricevuta una notifica. I termini processuali, amministrativi, tributari e contrattuali decorrono dagli eventi attestati dal gestore e non dalla comparsa del messaggio nel Servizio.

6.3 Assenza di garanzia sugli avvisi. Il Servizio non garantisce di rilevare tutte le scadenze contenute nei messaggi PEC, di rilevarle correttamente, né di inviare una notifica per ogni messaggio ricevuto. L'assenza di un avviso non ha alcun valore liberatorio.

6.4 Verifica degli esiti. L'Utente è tenuto a verificare le classificazioni, le scadenze, gli importi e le controparti rilevati automaticamente, che possono contenere errori od omissioni, e a correggerli nell'applicazione quando necessario.

7. Ritardi di sincronizzazione e indisponibilità

7.1 Ritardo fisiologico. La lettura della casella avviene a intervalli periodici. Tra la consegna di un messaggio nella casella presso il gestore e la sua comparsa nel Servizio intercorre sempre un intervallo di tempo.

7.2 Cause di ritardo o di mancata sincronizzazione. L'intervallo può prolungarsi, anche in misura rilevante, o la sincronizzazione può interrompersi, in particolare per: indisponibilità o rallentamento dei sistemi del gestore PEC; scadenza, modifica o revoca della password della casella; disattivazione dell'accesso IMAP da parte del gestore; superamento della capienza della casella; blocchi o limitazioni imposti dal gestore; manutenzione, malfunzionamento o indisponibilità del Servizio; interruzione della connettività.

7.3 Nessuna garanzia di continuità della sincronizzazione. A-ESP persegue l'obiettivo di disponibilità mensile del Servizio del 99% indicato nell'Articolo 13 dei «Termini e Condizioni di Servizio». Tale obiettivo riguarda la disponibilità della piattaforma e non costituisce garanzia di continuità né di tempestività della sincronizzazione delle caselle PEC, che dipende anche dai sistemi del gestore. A-ESP non risponde delle conseguenze pregiudizievoli — decadenze, preclusioni, sanzioni, interessi — derivanti da ritardi, interruzioni o omissioni della sincronizzazione, secondo quanto previsto dai «Termini e Condizioni di Servizio».

7.4 Riattivazione. Quando la sincronizzazione si interrompe per errore delle credenziali o per revoca dell'autorizzazione, il Servizio segnala all'Utente lo stato del canale e richiede il rinnovo delle credenziali. Fino a quel momento nessun nuovo messaggio è letto.

8. Deduplicazione: la PEC non è mai soppressa

8.1 Il Servizio riconosce e raggruppa i documenti duplicati, ad esempio quando lo stesso messaggio è ricevuto su più caselle collegate o quando una ricevuta di pagamento è replicata da più mittenti, così da non moltiplicare le voci nell'archivio e nel Registro finanziario.

8.2 I messaggi di posta elettronica certificata sono esclusi dalla soppressione per duplicazione. Un messaggio PEC e le relative ricevute non sono mai rimossi né nascosti dall'archivio in quanto ritenuti duplicati di un altro documento: restano sempre visibili e ricercabili in modo autonomo, in ragione del loro valore legale. Il raggruppamento, quando avviene, è meramente visivo e reversibile e non comporta la cancellazione di alcun elemento.

9. PEC di terzi e caselle collegate in delega

9.1 Regola generale. L'Utente può collegare soltanto caselle PEC di cui sia titolare o di cui abbia il legittimo potere di disporre. Il collegamento della casella di un terzo in assenza di titolo è vietato e costituisce inadempimento dei «Termini e Condizioni di Servizio», oltre che possibile illecito.

9.2 Modalità Studio: caselle degli assistiti. Nella Modalità Studio lo studio professionale può collegare in delega le caselle PEC dei propri clienti assistiti. In tal caso lo studio garantisce di avere acquisito, prima del collegamento, un mandato o una delega scritta del cliente che lo autorizza ad accedere alla casella e a trattarne i contenuti per le finalità dell'incarico professionale, con espressa menzione della facoltà di avvalersi di un fornitore terzo di servizi informatici, e di avere fornito al cliente l'informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679.

9.3 Conservazione della documentazione. Lo studio conserva la documentazione del mandato e dell'informativa e la esibisce ad A-ESP o all'autorità su richiesta. A-ESP non verifica l'esistenza né la validità dei mandati e si affida integralmente alle dichiarazioni dello studio, che ne risponde in via esclusiva e tiene indenne A-ESP secondo i «Termini e Condizioni di Servizio».

9.4 Obbligo di monitoraggio. Il collegamento della casella PEC di un assistito non solleva né lo studio né l'assistito dall'obbligo di monitorare la casella presso il gestore. I termini decorrono dagli eventi attestati dal gestore, secondo la sezione 6.

9.5 Modalità Azienda. Nella Modalità Azienda le caselle PEC collegate sono quelle dell'impresa, che ne è titolare. Il collegamento di caselle PEC nominative o personali di dipendenti e collaboratori è soggetto alle condizioni e ai divieti previsti dai «Termini e Condizioni di Servizio» e dall'«Accordo sul trattamento dei dati personali – Modalità Azienda».

9.6 Trattamento dei dati. Il trattamento dei dati personali contenuti nelle caselle PEC è descritto nell'«Informativa sul trattamento dei dati personali» e, per le Modalità Studio e Azienda, negli accordi ai sensi dell'art. 28 GDPR sopra richiamati.

10. Limitazioni operative

10.1 Attivazione dell'accesso IMAP. Alcuni gestori PEC non abilitano l'accesso IMAP per impostazione predefinita o lo consentono soltanto su determinati profili di servizio. È onere dell'Utente attivare l'accesso IMAP nel pannello di gestione della propria casella prima di collegarla, e mantenerlo attivo. Alcuni gestori applicano inoltre limiti al numero di connessioni contemporanee o alla frequenza degli accessi, che possono rallentare la sincronizzazione.

10.2 Capienza della casella. Ogni casella PEC ha un limite di spazio stabilito dal gestore. Quando la casella è piena il gestore rifiuta i nuovi messaggi, che pertanto non arrivano né alla casella né al Servizio. A-ESP non gestisce lo spazio della casella, non archivia e non cancella messaggi per liberarlo, e non è in grado di segnalare in modo affidabile l'avvicinarsi del limite. L'Utente deve monitorare l'occupazione della casella nel pannello del gestore.

10.3 Cambio di gestore o di casella. In caso di cambio di gestore o di attivazione di una nuova casella, i messaggi presenti presso il precedente gestore non sono migrati automaticamente: l'Utente deve collegare la nuova casella e gestire separatamente l'archivio storico. Lo scollegamento del vecchio canale comporta la cancellazione dall'archivio A-ESP dei documenti da esso provenienti.

10.4 Dimensione dei messaggi e degli allegati. Per ragioni di sicurezza e di stabilità il Servizio non elabora messaggi di dimensione superiore a 50 MB e non estrae il testo di singoli allegati di dimensione superiore a 5 MB; gli archivi compressi non sono decompressi. In tali casi il messaggio resta comunque visibile con i suoi dati di trasmissione, ma i contenuti eccedenti non sono analizzati.

10.5 Messaggi anteriori al collegamento. Come indicato alla sezione 3.4, la prima sincronizzazione legge i messaggi degli ultimi 10 giorni. I messaggi anteriori restano nella casella presso il gestore ma non compaiono nell'archivio A-ESP.

10.6 Cartelle. Il Servizio legge le cartelle della casella secondo la configurazione del gestore. Le regole di smistamento impostate dall'Utente presso il gestore possono influire su quali messaggi sono letti e in quale momento.

10.7 REM. Il Servizio non supporta il recapito elettronico certificato qualificato (REM) ai sensi del Regolamento (UE) 910/2014 come strumento distinto dalla PEC. Le caselle che il gestore rende accessibili tramite IMAP sono trattate secondo quanto descritto nel presente documento.

11. Il Segretario AI Komo e la PEC

11.1 L'assistente conversazionale «Komo» può rispondere a domande relative ai messaggi PEC presenti nell'archivio, ad esempio individuando le ricevute di consegna ricevute da un determinato mittente in un periodo, o la data di arrivo di un atto.

11.2 Le risposte di Komo sono ricerche sull'archivio indicizzato di A-ESP, effettuate sui metadati e sui dati strutturati descritti alla sezione 4. Esse non sono pareri legali, fiscali o professionali, non attestano il contenuto né l'esistenza giuridica di un atto, non certificano date e non hanno alcun valore probatorio.

11.3 Komo è un sistema di intelligenza artificiale: le sue risposte sono generate automaticamente, possono contenere errori od omissioni e vanno sempre verificate sul documento originale presso il gestore. Ogni azione proposta da Komo richiede la conferma dell'Utente; Komo non invia messaggi, non risponde a PEC e non compie atti giuridici.

11.4 Per gli adempimenti fiscali l'Utente si rivolge al proprio commercialista; per il contenzioso e per la valutazione degli atti ricevuti, a un avvocato; per la conservazione a norma e per l'esibizione con valore probatorio, al proprio gestore PEC o a un conservatore accreditato. A-ESP non sostituisce il consulente professionale.

12. Responsabilità dell'Utente

L'Utente è responsabile:

1. della corretta configurazione della casella PEC presso il gestore, compresa l'attivazione e il mantenimento dell'accesso IMAP;
2. della custodia delle credenziali della casella PEC e del loro aggiornamento nel Servizio in caso di modifica;
3. della legittimazione a collegare la casella, propria o di un terzo, e della disponibilità del relativo mandato o delega scritta nei casi di cui alla sezione 9;
4. della verifica periodica della casella PEC presso il gestore, anche in caso di malfunzionamento, ritardo o indisponibilità del Servizio;
5. del monitoraggio della capienza della casella e della gestione dello spazio;
6. della conservazione a norma dei messaggi PEC e degli altri documenti rilevanti, secondo i propri obblighi di legge e professionali;
7. della verifica degli esiti della classificazione automatica e delle scadenze rilevate;
8. del rispetto dei termini di legge, che decorrono dagli eventi attestati dal gestore indipendentemente dal Servizio.

Le limitazioni e le esclusioni di responsabilità di A-ESP sono disciplinate dagli Articoli 10 e 15 dei «Termini e Condizioni di Servizio», ai quali si rinvia. Restano ferme, nei confronti dell'Utente consumatore, le norme inderogabili del Codice del Consumo e del codice civile.

13. Documenti collegati

• «Termini e Condizioni di Servizio» — https://a-esp.io/legal/termini
• «Informativa sul trattamento dei dati personali» — https://a-esp.io/legal/privacy
• «Informativa sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale» — https://a-esp.io/legal/ai
• «Elenco dei sub-responsabili del trattamento» — https://a-esp.io/legal/sub-responsabili
• «Politica di conservazione dei dati» — https://a-esp.io/legal/conservazione
• «Accordo sul trattamento dei dati personali – Modalità Studio» e «Accordo sul trattamento dei dati personali – Modalità Azienda», per gli Utenti che attivano tali modalità

14. Contatti

• Assistenza e chiarimenti sull'integrazione PEC: support@a-esp.io (lunedì–venerdì 9:00–18:00, risposta entro 2 giorni lavorativi)
• Protezione dei dati personali e diritti degli interessati: privacy@a-esp.io
• Segnalazioni di sicurezza: security@a-esp.io
• Comunicazioni legali: legal@a-esp.io
• A-ESP S.r.l., Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia — PEC a-esp@pec.it