Informativa sull'utilizzo dell'Intelligenza Artificiale

Trasparenza e diritti dell'Utente nei sistemi di AI di A-ESP

Titolare: A-ESP S.R.L. Destinatari: Utenti (documento pubblico).

1. Premessa

A-ESP S.R.L., start-up innovativa, con sede legale in Viale Rimembranza 19/B, 20871 Vimercate (MB), C.F. e P.IVA 14874150965, PEC a-esp@pec.it (di seguito «A-ESP»), utilizza sistemi di intelligenza artificiale (AI) forniti da terze parti per organizzare la posta dell'Utente, rispondere alle sue domande e preparare bozze di email. La presente informativa descrive quali funzioni usano l'AI, quali dati sono trasmessi e a chi, con quali garanzie e quali sono i diritti dell'Utente. Integra l'Informativa sul trattamento dei dati personali, alla quale si rinvia per quanto non qui previsto.

Riferimenti normativi: Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), in particolare artt. 13, 14 e 22; Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), in particolare artt. 4 e 50; Legge 23 settembre 2025, n. 132 (disposizioni in materia di intelligenza artificiale).

Alcune funzioni descritte (l'invio di email, la proposta di bozze di risposta e di nuovi messaggi in chat, il profilo di stile) sono facoltative e disponibili solo quando A-ESP le rende attive nel Servizio; il profilo di stile richiede inoltre il consenso dell'Utente. Finché una funzione non è attiva, nessun dato è trattato per questa finalità. Quando è attiva, opera come descritto in questa informativa. In caso di attivazione di nuove funzioni o fornitori, la presente informativa è aggiornata con il preavviso indicato alla sezione 11.

2. Come A-ESP usa l'AI

2.1 Classificazione ed estrazione dei dati dai messaggi

Per ogni nuovo messaggio delle caselle collegate, un modello linguistico analizza oggetto, mittente, testo e allegati e: assegna il messaggio a un cassetto predefinito o personalizzato; estrae scadenze, importi (anche scontati, con la relativa scadenza), IBAN, codici tributo, codici fiscali, partite IVA, numeri di documento e controparti; indica urgenza e livello di rischio economico; redige una breve sintesi in italiano e un breve commento sul messaggio. Sono analizzati anche i messaggi inviati dall'Utente; il messaggio è indicato come «inviato» dall'Utente solo se il fornitore della casella ne attesta la spedizione. Il risultato è conservato nell'archivio dell'Utente; il testo completo del messaggio non è conservato sui server di A-ESP.

2.2 Lettura degli allegati (OCR)

Gli allegati (PDF, immagini, documenti Word .doc e .docx, presentazioni PowerPoint .pptx, fogli Excel .xlsx, documenti OpenDocument .odt e file RTF) sono letti con un servizio di riconoscimento del testo (OCR) e di annotazione che ne estrae i dati fiscali e di pagamento, anche in modalità differita (elaborazione a lotti). Con i file Office e di testo formattato vengono trasmessi anche i metadati interni del file (autore, commenti, revisioni), perché il file viene inviato intero. Il testo integrale letto dall'OCR non è conservato; sono conservati solo i dati strutturati (tipo di documento, importi, date, IBAN, controparte, riferimento di pagamento, breve sintesi). Gli IBAN sono verificati con il checksum ISO 13616 e quelli non validi sono scartati. Se l'IBAN indicato nel testo della email e quello presente in un allegato sono diversi, A-ESP non indica nessun IBAN per quel documento. Gli IBAN vengono oscurati nei riassunti generati automaticamente. I file caricati per l'elaborazione a lotti sono cancellati al termine dell'elaborazione.

2.3 Ricerca semantica

Ogni documento è rappresentato da un vettore numerico (embedding) che consente ricerche per significato, ad esempio «la fattura del commercialista di marzo».

2.4 Suggerimenti e operazioni di organizzazione

Il sistema può raggruppare per somiglianza i documenti dell'intero archivio e proporre nuovi cassetti, il cui nome è suggerito da un modello a partire da oggetto, mittente e sintesi di alcuni documenti. Nessun cassetto è creato e nessun documento è spostato senza l'accettazione dell'Utente.

Il Servizio esegue inoltre automaticamente alcune operazioni di organizzazione dell'archivio: raggruppa messaggi sullo stesso argomento, esercente o luogo; segna come già pagato o già incassato un documento e lo archivia quando riconosce il relativo movimento: per un pagamento, una prova di pagamento come una ricevuta allegata, il cui importo corrisponde a quello dovuto; per un incasso, un documento che attesta l'accredito; l'Utente può sempre riaprire il documento; quando una nuova email sposta un appuntamento o una scadenza già registrati, un modello verifica se si tratta di una riprogrammazione e, solo in caso di alta confidenza, rimuove l'evento superato dal calendario in modo reversibile, con una notifica all'Utente (nei casi incerti non avviene alcuna azione). Queste operazioni sono reversibili dall'Utente e non producono effetti giuridici.

2.5 Komo, l'assistente

Komo risponde in linguaggio naturale alle domande dell'Utente sul proprio archivio nel contesto attivo (personale, aziendale o del cliente di uno Studio), citando i documenti utilizzati. Komo può proporre azioni — ad esempio creare una scadenza o un evento, archiviare o eliminare documenti, registrare o modificare un movimento, condividere un elemento, preparare un sollecito o una bozza di email — mostrando una scheda che l'Utente deve confermare. Komo non esegue alcuna azione senza conferma; le azioni di eliminazione e di invio richiedono una conferma manuale sulla scheda. Komo non esegue pagamenti né operazioni bancarie. Quando un'email contiene un collegamento a un file condiviso (ad esempio su un servizio di archiviazione cloud), Komo può esserne informato con il solo nome del servizio, senza accedere al contenuto del file.

Le conversazioni con Komo sono conservate nell'account dell'Utente e possono essere da lui cancellate. Nelle conversazioni più lunghe è conservato anche un riassunto dei messaggi meno recenti, generato dal modello di Komo (al massimo 2.000 caratteri per conversazione), non mostrato nell'interfaccia e usato solo come contesto per le risposte successive; segue la sorte della conversazione.

2.6 Komo a voce

Su scelta dell'Utente, Komo può essere usato a voce. Sul web l'audio del microfono è trasmesso in tempo reale a un servizio di trascrizione e le risposte sono lette da una voce sintetica, generata dall'AI. Nelle app iOS e Android la dettatura e la lettura vocale sono eseguite sul dispositivo, tramite le funzioni del sistema operativo (su Android la dettatura è disponibile solo se il riconoscimento vocale sul dispositivo è disponibile), e l'audio non è trasmesso ad A-ESP. Il sistema non riconosce né identifica la persona che parla. La trascrizione confluisce nella conversazione con Komo.

2.7 Bozze di email: risposte e nuovi messaggi

Funzione facoltativa, disponibile solo quando A-ESP la rende attiva nel Servizio. Quando la funzione è attiva, l'Utente può chiedere ad A-ESP di preparare la bozza di una risposta a un messaggio ricevuto oppure di un nuovo messaggio a un destinatario da lui indicato (quest'ultimo solo nello spazio personale, verso un solo destinatario e senza allegati). Le regole sono le seguenti:

• la bozza è generata dall'AI sulla base del messaggio originale (per le risposte) e delle istruzioni dell'Utente, e può contenere errori, omissioni o formulazioni inappropriate;
• ogni bozza è contrassegnata nell'interfaccia dalla dicitura «Testo generato dall'IA: rileggilo e modificalo prima di inviarlo»;
• l'Utente deve rileggere e, se necessario, correggere la bozza: è sempre visibile e modificabile prima dell'invio, e l'Utente ne resta l'autore e il mittente;
• il messaggio parte solo dopo che l'Utente ha spuntato la casella «Autorizzo A-ESP a inviare questo messaggio dalla mia casella», seguito dall'indirizzo della casella e dalla frase «L'invio è definitivo.», mai pre-selezionata, e ha premuto «Invia ora»;
• A-ESP non invia mai email in autonomia: nessun processo automatico o programmato invia messaggi, Komo si limita a proporre la bozza, e un «sì» pronunciato a voce o digitato in chat non basta — l'invio va confermato a mano sulla scheda;
• per le risposte il destinatario è sempre il mittente del messaggio originale; per i nuovi messaggi proposti da Komo l'indirizzo deve essere stato scritto dall'Utente, appartenere ai suoi contatti o corrispondere senza ambiguità a un suo corrispondente, e gli indirizzi presenti solo nel testo delle email ricevute sono rifiutati (protezione da tentativi di manipolazione); per un destinatario mai contattato è richiesta un'ulteriore conferma;
• il messaggio parte dalla casella dell'Utente, che ne è il mittente e il responsabile;
• A-ESP non invia mai PEC: dalle caselle PEC l'invio resta nel gestore certificato; se il destinatario sembra una casella PEC, l'Utente è avvisato che il messaggio partirà come email ordinaria, senza valore legale;
• bozze e testi inviati non sono conservati da A-ESP; è registrata solo una traccia tecnica dell'invio (data, casella, indirizzo del destinatario, esito, conferma dell'autorizzazione e indicazione che la bozza era assistita dall'AI).

2.8 Brief

A-ESP può generare con l'AI brief giornalieri e settimanali che riassumono la posta e le scadenze; i brief sono conservati nell'account e, se l'Utente lo sceglie, inviati anche via email.

2.9 Promozioni: dettagli delle offerte e controllo anti-phishing

Per i messaggi classificati come promozionali, lo stesso modello e le stesse misure di pseudonimizzazione della classificazione e dell'estrazione (sezioni 2.1, 3 e 4) sono utilizzati per ricavare i dettagli dell'offerta, conservati tra i dati del documento:

• il codice sconto, solo se compare letteralmente nel testo e in un contesto promozionale (sono esclusi codici monouso di accesso, codici di verifica, numeri d'ordine, codici cliente e codici fiscali);
• un collegamento all'offerta, solo https, sullo stesso dominio del mittente e privo di parametri di tracciamento e di identificativi personali, oppure la pagina principale del sito del mittente, e il dominio dell'offerta;
• il risparmio massimo dichiarato nel messaggio;
• una categoria merceologica, scelta dall'AI tra 11 voci predefinite;
• un'impronta tecnica che raggruppa gli invii relativi alla stessa offerta.

Descrizione generata. Ogni offerta è accompagnata da una breve descrizione, di massimo 90 caratteri, generata dall'AI e non copiata dal testo del messaggio: è un contenuto generato artificialmente, che può contenere imprecisioni e va verificato sul messaggio originale prima di utilizzare l'offerta.

Controllo anti-phishing. Il collegamento all'offerta è mostrato solo se il fornitore della casella ha verificato che il messaggio proviene effettivamente dal dominio del mittente (autenticazione DKIM/DMARC allineata) e se la classificazione dell'AI esclude espressamente che si tratti di phishing; non è mostrato per i messaggi segnalati come indesiderati (spam). Il codice sconto non è mostrato se il fornitore della casella ha contrassegnato il messaggio come indesiderato o se la classificazione dell'AI non esclude espressamente il phishing. Il controllo dell'AI non è infallibile: un messaggio fraudolento potrebbe non essere riconosciuto (sezione 8). Il codice e il collegamento non sono registrati nei log e non sono messi a disposizione di Komo.

2.10 Commenti e avvisi di sicurezza sui messaggi

Per ogni messaggio Komo può mostrare un breve commento e, quando rileva indizi di frode, un avviso di possibile truffa, generati dall'AI. Gli avvisi sono ausili, non accertamenti. Per un elenco ristretto di mittenti ufficiali verificati, l'avviso è corretto automaticamente quando l'autenticità del mittente è confermata. A-ESP conserva l'esito della verifica DKIM/DMARC riportata dal fornitore della casella, non le intestazioni del messaggio. Se l'Utente segnala che un avviso è errato, la segnalazione è trattata come descritto nell'Informativa sul trattamento dei dati personali: è esaminata da personale autorizzato di A-ESP al solo fine di migliorare l'accuratezza degli avvisi, non è usata per addestrare modelli e non modifica l'avviso.

2.11 Profilo di stile delle bozze

Funzione facoltativa, disponibile solo quando A-ESP la rende attiva nel Servizio, solo nello spazio personale e solo con il consenso specifico e separato dell'Utente, mai pre-selezionato e revocabile in ogni momento.

Su richiesta dell'Utente («Impara il mio stile»), A-ESP seleziona sulla base dei soli metadati fino a 40 email inviate dall'Utente negli ultimi 12 mesi (solo email la cui spedizione è attestata dal fornitore della casella; escluse le PEC), ne recupera temporaneamente il testo di al massimo 12 e ne analizza fino a 10, ne rimuove il testo citato e la firma e lo limita a 3.000 caratteri; nomi, indirizzi, importi, codici e altri valori riconosciuti sono sostituiti con etichette prima dell'invio al modello linguistico. Il testo delle email non è conservato. A-ESP conserva soltanto:

• un profilo a schema chiuso (forma di cortesia tu/Lei/voi, livello di formalità, lunghezza e struttura dei messaggi, registro lessicale, uso di elenchi, punti esclamativi ed emoji, forma della firma senza la firma reale, fino a tre formule di apertura e di chiusura composte solo da parole di cortesia predefinite e da segnaposto);
• gli eventuali esempi di calibrazione confermati dall'Utente (generati su scenari fittizi, al massimo 3 per registro, 600 caratteri ciascuno): l'Utente non deve inserire dati di terzi e il Servizio impedisce il salvataggio di testi che contengono indirizzi email, collegamenti, IBAN o sequenze di sei o più cifre;
• la data e la versione dell'informativa del consenso.

Il profilo è usato solo per adattare lo stile delle bozze che l'Utente chiede a Komo; le istruzioni date dall'Utente per il singolo messaggio prevalgono. Il profilo non è un dato biometrico, non è usato per identificare l'Utente e non produce decisioni ai sensi dell'art. 22 GDPR; costituisce profilazione ai sensi dell'art. 4, n. 4, GDPR, basata sul consenso. La funzione non è disponibile nei contesti Azienda e Studio. La revoca del consenso o l'eliminazione del profilo cancellano in modo definitivo e immediato il profilo e gli esempi; il registro del consenso è conservato come prova fino alla cancellazione dell'account. Una nuova estrazione non è possibile prima di 24 ore dalla precedente e, dopo una revoca, il calcolo del profilo non è possibile prima di 24 ore. Il profilo e gli esempi sono inclusi nell'esportazione dei dati.

2.12 Promemoria di incasso

Funzione facoltativa, disponibile solo quando A-ESP la rende attiva nel Servizio e solo nello spazio personale. Ogni sette giorni A-ESP propone all'Utente, nel Servizio e senza notifiche push, di sollecitare il pagamento di fatture che l'Utente ha inviato dalla propria casella collegata e di incassi registrati e non ancora riscossi. Le regole sono le seguenti:

• A-ESP prepara la bozza con oggetto e istruzioni predefiniti; il corpo è generato dall'AI con le regole della sezione 2.7, è sempre visibile e modificabile, e reca la dicitura «Testo generato dall'IA: rileggilo e modificalo prima di inviarlo»;
• l'AI non sceglie il destinatario: l'indirizzo del debitore è inserito o confermato dall'Utente; il Servizio può suggerire un indirizzo tra quelli della fattura inviata;
• le regole di invio della sezione 2.7 si applicano integralmente: nessun invio automatico, consenso per singolo messaggio mai pre-selezionato, conferma esplicita per un destinatario mai contattato, invio dalla casella dell'Utente e mai tramite PEC;
• la proposta cessa con l'incasso registrato o con «Non propormelo più», scelta revocabile in ogni momento.

3. Fornitori dei modelli e luoghi di elaborazione

Il servizio Microsoft Azure AI Foundry è fornito nello SEE da Microsoft Ireland Operations Limited, società del gruppo statunitense Microsoft; eventuali accessi da parte del gruppo Microsoft fuori dallo SEE sono coperti dal Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, che incorpora le clausole contrattuali standard, e dalla certificazione Data Privacy Framework di Microsoft Corporation. Per Google Vertex AI, eventuali trasferimenti si fondano sulla decisione di adeguatezza UE-USA (Data Privacy Framework, decisione (UE) 2023/1795) per le società certificate e, in mancanza, sulle clausole contrattuali standard (decisione (UE) 2021/914) incluse nell'accordo sul trattamento del fornitore.

L'elenco è completo alla data della presente informativa; il dettaglio e gli aggiornamenti sono nell'Elenco dei sub-responsabili. A-ESP non addestra né affina modelli di AI con i dati degli Utenti e i fornitori elencati non li utilizzano per addestrare i propri modelli.

4. Protezione dei dati inviati ai fornitori

Prima di ogni chiamata, A-ESP applica misure di pseudonimizzazione (art. 4, punto 5, GDPR), eseguite sui propri server, con portata diversa a seconda della funzione:

• classificazione, estrazione e ricerca semantica: nomi, recapiti, identificativi fiscali e bancari, date e importi riconosciuti nel testo sono sostituiti da valori fittizi realistici validi per la sola chiamata; la corrispondenza con i valori originali resta solo nella memoria del server per la durata della chiamata;
• Komo, bozze di email, brief, nomi dei cassetti suggeriti, verifica delle riprogrammazioni e profilo di stile: sono sostituiti con etichette (ad esempio «Email 1») i valori riconosciuti, come mittenti, controparti, importi, date, codici, IBAN, codici fiscali, partite IVA, indirizzi email e numeri di telefono; il testo libero — ad esempio oggetto, sintesi, nomi dei file e, per le bozze di risposta, il testo del messaggio originale — è trasmesso al modello così com'è, salvo i valori riconosciuti; l'estrazione del profilo di stile non è eseguita se il mascheramento dei nomi di persona non è attivo;
• allegati e voce sul web: Mistral AI SAS (Francia) riceve il contenuto originale degli allegati e l'audio della funzione vocale sul web, non pseudonimizzati, perché il riconoscimento del testo e della voce richiede il contenuto integrale; con i file Office e di testo formattato riceve anche i metadati interni del file (autore, commenti, revisioni); il trattamento avviene nell'Unione europea.

La pseudonimizzazione riduce i rischi ma non è un'anonimizzazione: dati personali non riconosciuti, o contenuti nel testo libero (compresi i nomi propri isolati nei saluti), possono essere trasmessi ai fornitori.

5. Conservazione e registrazioni

A-ESP non registra nei propri log il contenuto delle richieste ai modelli né le risposte: per ogni chiamata conserva solo metriche tecniche (funzione, modello, numero di token, tempo di risposta, esito), per 12 mesi.

Sono invece conservati, nell'account dell'Utente: i dati estratti, i commenti e le sintesi (2.1), i nomi dei cassetti suggeriti, le conversazioni con Komo, comprese le trascrizioni vocali e il riassunto delle conversazioni lunghe (2.5-2.6), per 12 mesi dall'ultimo messaggio della conversazione, i brief (2.8), per 90 giorni dalla generazione, il profilo di stile e gli esempi (2.11), fino a revoca, eliminazione del profilo o cancellazione dell'account, e i promemoria di incasso (2.12), fino alla loro rimozione, alla cancellazione del movimento o alla cancellazione dell'account. Le risposte dei modelli sono conservate da A-ESP solo in queste forme, secondo i periodi indicati nell'Informativa sul trattamento dei dati personali.

Non sono conservati: il testo completo delle email, il testo OCR, le bozze di email e i testi inviati, l'audio.

Quanto alla conservazione presso i fornitori:

• Microsoft Azure AI Foundry: per la risorsa utilizzata da A-ESP Microsoft ha approvato il monitoraggio degli abusi modificato, per cui i contenuti delle richieste non sono conservati presso Microsoft e non sono utilizzati per addestrare i modelli;
• Google Vertex AI: nessun addestramento; conservazione temporanea secondo i termini di Google Cloud;
• Mistral AI: i file caricati per l'elaborazione a lotti sono cancellati da A-ESP al termine dell'elaborazione; Mistral può conservare i contenuti fino a 30 giorni al solo fine di monitorare gli abusi, secondo i propri termini, e non li usa per l'addestramento.

6. Decisioni automatizzate e intervento umano

L'AI di A-ESP non adotta decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti giuridici o che incidano in modo analogo significativamente sull'Utente (art. 22 GDPR). In particolare l'AI non esegue pagamenti, non avvia ricorsi o procedimenti, non invia comunicazioni, non attribuisce punteggi di affidabilità creditizia e non comunica dati a terzi senza un'azione esplicita dell'Utente. La classificazione e l'indicazione di urgenza e rischio sono funzioni di organizzazione dell'archivio che l'Utente può correggere.

Personalizzazione delle offerte promozionali («Per te»). Funzione facoltativa, che si attiva solo con il consenso esplicito dell'Utente (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), revocabile in qualsiasi momento da Impostazioni > Promozioni con cancellazione degli eventi di interazione raccolti. La raccolta delle interazioni è attiva solo per gli Utenti che hanno prestato il consenso. Nella sezione «Per te» dell'area personale e nella sezione «Offerte» del brief le offerte promozionali sono ordinate sulla base delle preferenze espresse dall'Utente e delle sue interazioni con le offerte; la componente basata sulle interazioni costituisce profilazione ai sensi dell'art. 4, n. 4, GDPR. L'ordinamento è calcolato con un punteggio deterministico, basato su regole fisse e senza AI generativa (i dati delle offerte sono quelli ricavati dall'AI come descritto alla sezione 2.9): valore dello sconto, preferenze dichiarate dall'Utente, interessi dedotti dalle interazioni (solo con consenso e con peso limitato), scadenza e novità, confronto dello sconto con le offerte dello stesso brand ricevute negli ultimi 6 mesi. Il punteggio è calcolato a ogni richiesta e non è salvato. Ogni offerta mostra la spiegazione «Perché te la mostro», con i fattori applicati e la loro fonte, e una parte delle offerte (una ogni quattro) è proposta come «Da scoprire», fuori dagli interessi rilevati. È una funzione di presentazione dei contenuti all'Utente stesso: tutte le offerte restano visibili, l'ordinamento non produce effetti giuridici o analoghi significativi (art. 22 GDPR non applicabile), non comporta comunicazione di dati a terzi né pubblicità di terzi.

L'Utente può in ogni momento: correggere i dati estratti; accettare o rifiutare le proposte di Komo e i suggerimenti di cassetti; modificare o scartare le bozze di email; chiedere la revisione umana di una classificazione o esprimere la propria opinione scrivendo all'indirizzo indicato alla sezione 11.

7. AI Act: classificazione e trasparenza

A-ESP ritiene che i propri sistemi non rientrino tra i sistemi ad alto rischio dell'Allegato III dell'AI Act e siano soggetti agli obblighi di trasparenza dell'art. 50. Per la funzione di bozza di email, sviluppata e offerta con il proprio marchio, A-ESP si qualifica come fornitore (provider) del sistema di AI. Il sistema non effettua il riconoscimento delle emozioni.

Interazione con un sistema di AI (art. 50, par. 1). La presente informativa e le indicazioni nell'interfaccia (ad esempio «Komo scrive la bozza nel tono che hai scelto. Potrai rileggerla e correggerla prima di inviare.») informano l'Utente che interagisce con un sistema di AI; la voce di Komo è dichiarata sintetica.

Contenuti generati. Le sintesi, i commenti e le descrizioni delle offerte sono indicati nell'interfaccia come generati automaticamente. Ogni bozza di email proposta dall'AI è contrassegnata dalla dicitura «Testo generato dall'IA: rileggilo e modificalo prima di inviarlo». L'Utente che rivede e invia la bozza ne è l'autore e il mittente.

Marcatura leggibile da macchina (art. 50, par. 2). Quando il testo proviene da una bozza generata dall'AI, i messaggi inviati tramite Gmail o SMTP (risposte e nuovi messaggi) e i nuovi messaggi inviati tramite Outlook recano un'indicazione tecnica leggibile da macchina (intestazione del messaggio) che ne segnala l'origine assistita dall'AI, anche quando l'Utente ha rivisto il testo. Le risposte inviate tramite Outlook non recano l'intestazione, perché l'interfaccia di risposta di Microsoft non consente di aggiungerla: per esse l'indicazione è registrata solo nel registro di audit dell'invio. L'indicazione di bozza assistita è trasmessa dall'applicazione dell'Utente e registrata da A-ESP.

Gli Utenti professionisti che utilizzano A-ESP nella propria attività sono tenuti a informare i propri clienti dell'uso di sistemi di AI ai sensi dell'art. 13 della L. 132/2025; A-ESP mette a disposizione degli Studi, nell'Allegato D dell'Accordo sul Trattamento dei Dati, un modello di informativa al cliente sull'uso di sistemi di AI.

8. Limiti dell'AI

L'AI non è infallibile. L'Utente è tenuto a verificare i dati estratti e le bozze prima di assumere decisioni rilevanti (pagamenti, ricorsi, dichiarazioni, comunicazioni a terzi). A-ESP non sostituisce un commercialista, un avvocato o altro professionista. Gli importi del registro fatture e le date dello scadenzario dello Studio sono indicati come indicativi nell'interfaccia.

9. Diritti dell'Utente

Oltre ai diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, descritti nell'Informativa sul trattamento dei dati personali, l'Utente può:

• correggere i dati estratti dall'AI;
• cancellare le singole conversazioni con Komo;
• non attivare, o disattivare, la funzione vocale e l'invio dei brief via email;
• disattivare la conservazione del testo delle email sul dispositivo nelle app iOS e Android;
• non utilizzare le funzioni di bozza, di invio e di profilo di stile, che non sono mai attivate senza un'azione dell'Utente;
• revocare in qualsiasi momento il consenso al profilo di stile ed eliminare il profilo, e il consenso alla personalizzazione delle offerte promozionali da Impostazioni > Promozioni (art. 7, par. 3, GDPR), senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente, con cancellazione dei dati raccolti;
• esportare i propri dati (art. 20): nell'app iOS direttamente dalle Impostazioni, in formato NDJSON; negli altri casi con richiesta all'indirizzo indicato alla sezione 11;
• cancellare l'account (art. 17): trascorsi 30 giorni dalla richiesta, durante i quali la richiesta può essere revocata, l'account e i dati sono cancellati in modo definitivo;
• chiedere informazioni sul modello utilizzato per una determinata elaborazione e la revisione umana di una classificazione.

L'opposizione alla classificazione automatica (art. 21) può essere esercitata cancellando i dati e disconnettendo le caselle, non essendo previsto un interruttore per disattivare l'AI sul singolo canale.

10. Minori

A-ESP non è destinato ai minori di 18 anni; la registrazione richiede la maggiore età.

11. Contatti e aggiornamenti

Per esercitare i diritti o chiedere chiarimenti: info@a-esp.io; PEC a-esp@pec.it. Responsabile della protezione dei dati: non designato (si veda la sezione 1.2 dell'Informativa sul trattamento dei dati personali, https://a-esp.io/legal/privacy).

La presente informativa è aggiornata in caso di cambio dei fornitori o dei modelli, di nuove funzioni AI o di evoluzioni normative; le modifiche sostanziali sono comunicate con preavviso di 30 giorni tramite email e avviso nell'applicazione. La versione vigente è pubblicata su https://a-esp.io/legal/ai; le versioni precedenti sono consultabili alla stessa pagina.

12. Registro delle modifiche