Informativa sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale

Titolare del trattamento e fornitore del sistema: A-ESP S.r.l. — sede legale in Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia.

Informativa resa ai sensi degli articoli 13, 14 e 22 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e in adempimento degli obblighi di trasparenza dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 («AI Act»), applicabili dal 2 agosto 2026. Integra e completa l'«Informativa sul trattamento dei dati personali».

1. Premessa e ruolo di A-ESP

A-ESP è una piattaforma che utilizza l'intelligenza artificiale per leggere, classificare e organizzare i documenti che arrivano nelle caselle di posta elettronica e PEC dell'Utente. Questa informativa spiega in modo puntuale che cosa fa l'intelligenza artificiale, con quali modelli, quali dati riceve, quali garanzie sono state ottenute, quali errori può commettere e come l'Utente può intervenire.

A-ESP riveste due ruoli distinti ai sensi dell'art. 3 dell'AI Act:

• Deployer (utilizzatore) dei modelli di intelligenza artificiale per finalità generali di terzi. A-ESP non sviluppa, non addestra e non perfeziona modelli propri: utilizza, tramite interfacce di programmazione, i modelli sviluppati e messi a disposizione dai fornitori terzi indicati alla sezione 3.
• Fornitore del proprio sistema di IA, che integra tali modelli ed è immesso sul mercato con il marchio A-ESP. Il sistema è a rischio limitato, soggetto agli obblighi di trasparenza dell'art. 50: interagisce direttamente con persone fisiche (l'assistente Komo) e genera contenuti sintetici (sintesi, brief, risposte, voce) che rende disponibili all'Utente.

Il sistema non rientra tra i sistemi di IA ad alto rischio di cui all'art. 6 e all'Allegato III dell'AI Act: non è impiegato nella gestione di infrastrutture critiche, nell'istruzione, nella selezione o gestione del personale, nell'accesso a servizi essenziali pubblici o privati, nella valutazione del merito creditizio, nell'attività delle autorità di contrasto, nella migrazione o nell'amministrazione della giustizia. A-ESP organizza l'archivio documentale dell'Utente e lo assiste nel riconoscere le proprie scadenze; non decide su di lui e non decide per conto di altri.

Il sistema non ricorre ad alcuna delle pratiche vietate dall'art. 5 dell'AI Act: non impiega tecniche subliminali o manipolative, non sfrutta vulnerabilità, non effettua punteggi sociali, non riconosce emozioni, non effettua categorizzazione biometrica né identificazione biometrica remota.

2. Che cosa fa l'intelligenza artificiale, funzione per funzione

2.1 Pre-filtro deterministico (senza intelligenza artificiale)

Prima di qualunque chiamata a un modello, A-ESP applica regole automatiche fisse, scritte nel software e non generate da un modello: riconoscimento delle newsletter e delle comunicazioni commerciali, classificazione dei messaggi che il provider ha già contrassegnato come promozionali o come posta indesiderata, esclusione dei messaggi privi di contenuto utile. I documenti così trattati sono assegnati direttamente alle categorie «C14 Promozioni, newsletter e spam» o «C08 Informazione / bassa priorità» senza essere inviati ad alcun modello. Questo riduce sia il volume dei dati trasmessi sia il numero di elaborazioni automatiche.

2.2 Triage (prima fase)

Per i messaggi che superano il pre-filtro, un modello riceve l'oggetto, il mittente, i primi 2.000 caratteri del corpo e l'indicazione degli allegati presenti — tutto in forma pseudonimizzata secondo la sezione 4 — e restituisce: una priorità preliminare (posta indesiderata, newsletter, bassa, alta), una sintesi breve, un titolo dell'eventuale evento e l'indicazione se il documento riguardi denaro. Un ulteriore controllo deterministico decide se il documento richieda l'analisi approfondita o possa essere archiviato con la sola classificazione.

2.3 Estrazione profonda (seconda fase)

Per i documenti rilevanti, un modello riceve il corpo del messaggio per intero e il testo degli allegati — anche qui in forma pseudonimizzata — e restituisce un oggetto strutturato con oltre venti campi: categoria documentale, importi (pieno, scontato, con la scadenza dello sconto), date di scadenza e di notifica, IBAN di pagamento, partita IVA, codice fiscale, numero di fattura, targa del veicolo per le sanzioni, codici tributo, ente emittente, controparte o beneficiario, direzione del flusso di denaro, obblighi rilevati, dettaglio per singolo allegato.

2.4 Post-elaborazione deterministica (senza intelligenza artificiale)

L'output del modello non viene accettato così com'è. Il software applica controlli automatici fissi: validazione formale di IBAN, partita IVA, codice fiscale e targa; verifica e calcolo delle date; confronto con i dati eventualmente riconosciuti dall'OCR degli allegati; azzeramento dei campi economici nelle categorie che non li ammettono; calcolo dei punteggi di rischio, urgenza e priorità secondo regole scritte (ad esempio: scadenza entro sette giorni oppure importo superiore a 10.000 euro innalzano il livello di rischio); applicazione del filtro che rimuove dalla sintesi IBAN, codici fiscali, partite IVA, importi e date. Se un dato non supera i controlli, il documento è contrassegnato come da rivedere anziché essere registrato con un valore inattendibile.

2.5 Sintesi del documento

Per ogni documento è generata una sintesi testuale in italiano, di lunghezza massima 400 caratteri, che descrive di che cosa si tratta. È la sintesi mostrata nelle liste e nelle schede documento ed è contrassegnata nell'interfaccia come contenuto generato automaticamente.

2.6 Embedding e ricerca semantica

Per ogni documento è calcolata una rappresentazione numerica («embedding») a 1536 dimensioni, ottenuta da oggetto, mittente e primi 500 caratteri del testo. L'embedding consente la ricerca per significato — ad esempio trovare «la fattura del commercialista di marzo» senza conoscere le parole esatte del messaggio — e alimenta il recupero dei documenti rilevanti per le domande poste a Komo. L'embedding è conservato nella banca dati di A-ESP; la ricerca per similarità è eseguita interamente all'interno dell'infrastruttura di A-ESP e non comporta alcun invio di dati a terzi.

2.7 Suggerimento di cassetti e raggruppamento tematico

Periodicamente A-ESP raggruppa i documenti dell'archivio dell'Utente per affinità tematica, utilizzando esclusivamente gli embedding già presenti nella propria banca dati: questa operazione non comporta alcun invio di dati a terzi. Per ciascun gruppo individuato, un modello propone un nome leggibile di cassetto a partire da oggetto, mittente e sintesi di alcuni documenti rappresentativi, pseudonimizzati. I suggerimenti sono soltanto proposte: nessun cassetto viene creato e nessun documento viene riassegnato senza un'azione esplicita dell'Utente.

2.8 Assistente conversazionale Komo

Komo è un assistente basato su intelligenza artificiale con cui l'Utente dialoga in linguaggio naturale. Funziona così:

• Prefetch: prima di rivolgersi al modello, il software recupera dalla banca dati dell'Utente i documenti rilevanti per la domanda (ricerca semantica e testuale), le scadenze in essere e gli eventi di calendario del periodo; questo contesto è ridotto al minimo necessario ed etichettato secondo la sezione 4.
• Strumenti deterministici: per rispondere a domande su numeri, elenchi e importi Komo non «ricorda» ma interroga la banca dati mediante strumenti software verificati (interrogazione di documenti, scadenze, movimenti, fatture; calcolatrice; quadro finanziario complessivo). I risultati provengono dalla banca dati, non dal modello. Controlli automatici impediscono che siano presentati elenchi di importi non riscontrati nei dati.
• Azioni proposte e confermate: Komo può proporre, mai eseguire silenziosamente, azioni che modificano i dati — archiviare o contrassegnare come gestiti più documenti, contrassegnarli come letti, eliminarli, creare, modificare o cancellare un evento interno, registrare un movimento di cassa, condividere una scadenza con un contatto, aggiungere una nota, un promemoria o un'attività, memorizzare un'informazione, e nelle Modalità Azienda e Studio assegnare pratiche o aggiornare lo stato di lavorazione. Ogni proposta è mostrata come scheda di conferma e produce effetti solo dopo la conferma esplicita dell'Utente.
• Memoria: Komo utilizza le informazioni che l'Utente gli ha chiesto di ricordare (ad esempio il nome del proprio commercialista, il metodo di pagamento abituale, soglie e attività ricorrenti). Sono dati inseriti dall'Utente, consultabili e cancellabili dalle Impostazioni.
• Limiti dichiarati: Komo non invia email, non compila moduli presso terzi, non effettua pagamenti e non compie atti giuridici. Le bozze di risposta eventualmente generate restano nell'applicazione e devono essere copiate dall'Utente nel proprio programma di posta per essere inviate.

2.9 Brief e riepiloghi

A-ESP genera brief giornalieri (mattina e sera) e settimanali (lunedì e venerdì) e riepiloghi di sezione su richiesta: testi discorsivi che riassumono documenti in arrivo, scadenze imminenti, importi e appuntamenti. Sono generati da un modello a partire da dati già presenti nell'archivio dell'Utente. Come indicato alla sezione 4, il contenuto dei brief e dei riepiloghi di sezione può contenere nomi e importi in chiaro.

2.10 Riconoscimento degli eventi riprogrammati

Quando un nuovo messaggio riguarda un appuntamento già registrato, A-ESP verifica se si tratti di una riprogrammazione, combinando due segnali deterministici — appartenenza alla stessa conversazione di posta e vicinanza semantica tra i documenti — e una conferma del modello, cui sono inviati la descrizione dell'evento esistente, l'oggetto e la sintesi del nuovo messaggio e le due date. Se la riprogrammazione è confermata con elevata affidabilità, l'evento precedente è rimosso dal calendario interno di A-ESP e l'Utente ne riceve notifica. L'operazione è reversibile e non incide in alcun modo sul calendario presso Google o Microsoft, sul quale A-ESP non scrive mai.

2.11 Riconoscimento dei pagamenti eseguiti e archiviazione automatica

Quando un documento è riconosciuto come ricevuta di un pagamento già eseguito o come conferma di un incasso ricevuto, A-ESP lo archivia automaticamente e registra il corrispondente movimento di cassa; le scadenze collegate a quel documento sono contestualmente chiuse. Si tratta delle uniche operazioni che producono effetti senza una conferma preventiva dell'Utente. Sono integralmente reversibili: l'Utente può riaprire il documento, correggere o eliminare il movimento, correggere la direzione dell'importo, escludere il documento dal Registro finanziario e riaprire la scadenza. Ogni archiviazione automatica è visibile nell'elenco dei documenti e nel Registro.

2.12 Report anonimizzati nelle Modalità Studio e Azienda

Nelle Modalità Studio e Azienda, i report di andamento generati per l'organizzazione sono prodotti a partire da dati anonimizzati alla fonte: i prompt inviati al modello contengono conteggi e aggregati e non i nominativi dei clienti dello studio o dei membri del team.

2.13 Funzione vocale «Parla con Komo»

Se l'Utente attiva la funzione, previo consenso specifico, l'audio della sua voce è trascritto in testo in tempo reale e le risposte di Komo sono sintetizzate in voce. L'audio non è conservato da A-ESP né dal fornitore del servizio. La trascrizione diventa un normale messaggio della conversazione. La voce con cui Komo parla è una voce sintetica di prodotto, dichiarata come tale: non è la registrazione di una persona reale e non è in alcun caso una clonazione della voce dell'Utente o di terzi.

3. Quali modelli e quali fornitori

Garanzie ottenute. Tutti i fornitori sono nominati responsabili del trattamento con contratto ai sensi dell'art. 28 GDPR.

• Anomaly Innovations, Inc.: politica di zero conservazione e divieto di addestramento sui dati degli utenti dichiarati dal fornitore per i modelli a pagamento; Clausole Contrattuali Standard adottate con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 sottoscritte con il fornitore (modulo 2 per i dati di cui A-ESP è titolare; modulo 3 per i dati trattati per conto delle organizzazioni nelle Modalità Azienda e Studio); Transfer Impact Assessment documentato; misure supplementari: pseudonimizzazione preventiva, cifratura TLS, minimizzazione, nessuna conservazione.
• Google Cloud EMEA Limited: dati non utilizzati per l'addestramento; elaborazione integralmente all'interno dell'Unione europea; nessun trasferimento extra-UE.
• Mistral AI SAS: zero data retention; responsabile stabilito nell'Unione europea; nessun trasferimento extra-UE; audio non conservato; nessuna clonazione della voce dell'Utente.
• Pseudonimizzazione: nessun invio a terzi, l'elaborazione avviene interamente all'interno del perimetro di A-ESP.

Modelli sviluppati in Cina, eseguiti negli Stati Uniti. I modelli DeepSeek V4 Flash e MiniMax M2.7 sono stati sviluppati da società cinesi, ma sono eseguiti dal gateway OpenCode Zen su infrastruttura situata negli Stati Uniti, come dichiarato dal fornitore. A-ESP non ha rapporti contrattuali con società cinesi e nessun dato è inviato in Cina.

L'Utente può ottenere copia delle garanzie adottate per i trasferimenti extra-UE, con l'omissione delle informazioni commercialmente riservate, scrivendo a privacy@a-esp.io.

Il fornitore Anthropic PBC non è attualmente utilizzato; il software consente di configurarlo come provider alternativo. Se in futuro fosse attivato, sarà aggiunto all'«Elenco dei sub-responsabili del trattamento» e questa informativa sarà aggiornata con preavviso di 30 giorni via email e avviso in applicazione.

4. Pseudonimizzazione: che cosa arriva davvero ai modelli

Prima di inviare qualunque testo a un modello, A-ESP esegue una pseudonimizzazione ai sensi dell'art. 4, n. 5), GDPR, sulla propria infrastruttura nell'Unione europea. Il motore Presidio, affiancato da un modello di riconoscimento di entità nominate eseguito in un componente dedicato non esposto su Internet, individua e sostituisce con surrogati sintetici realistici: nomi di persona, denominazioni di organizzazioni, luoghi, indirizzi email, numeri di telefono, IBAN, numeri di carta, codici fiscali, partite IVA, targhe, codici avviso PagoPA, date e importi. I nomi sono sostituiti da nomi verosimili ma inventati, gli importi da valori dello stesso ordine di grandezza, le date da date traslate di uno scostamento comune, gli indirizzi email da indirizzi su un dominio riservato agli esempi.

La mappa che consente di ripristinare i valori originali nell'output del modello esiste solo in memoria, per la durata della singola richiesta, ed è protetta da un segreto generato per ogni richiesta: non è mai salvata su disco, non è mai registrata nei log e non è mai trasmessa a terzi. Al termine dell'elaborazione la mappa è distrutta.

Nell'assistente Komo opera un secondo meccanismo, complementare: i valori sensibili presenti nel contesto della conversazione (mittenti, importi, IBAN, codici fiscali e partite IVA, contatti, movimenti) sono sostituiti da etichette del tipo «Mittente 1», «Importo 1», «IBAN 1», che il software ripristina nella risposta mostrata all'Utente; a queste si aggiunge una scansione automatica del testo che intercetta IBAN, codici fiscali, partite IVA e indirizzi email residui.

Si tratta di pseudonimizzazione, non di anonimizzazione: i dati restano dati personali e il trattamento resta soggetto al GDPR.

Eccezioni dichiarate. Vi sono due casi in cui il contenuto raggiunge il fornitore senza pseudonimizzazione, e A-ESP li dichiara apertamente:

1. I byte di PDF, immagini e audio inviati a Mistral per l'OCR degli allegati e per le funzioni vocali non sono pseudonimizzabili: la sostituzione opera sul testo, non sul contenuto grafico di un documento acquisito né sull'onda sonora della voce. Mistral è un responsabile stabilito nell'Unione europea, opera in regime di zero conservazione e non utilizza i dati per l'addestramento.
2. I brief, i riepiloghi di sezione e i riepiloghi delle schede di calendario inviati al modello possono contenere nomi e importi in chiaro, poiché sono costruiti a partire da dati già strutturati e non attraversano il meccanismo delle etichette. La protezione, in questo caso, è affidata agli impegni contrattuali del fornitore e alle garanzie sui trasferimenti descritte alla sezione 3.

Non sono inoltre coperti dalla sostituzione automatica: gli importi privi di indicazione della valuta e alcuni formati di data non standard. Il sistema registra, per ogni chiamata, i tipi di entità che non è stato possibile ripristinare — mai il loro contenuto — a fini di controllo della qualità.

L'Utente che non desideri sottoporre determinati documenti a questo trattamento dispone degli strumenti indicati alla sezione 10.

5. Zero conservazione presso i fornitori e nessun addestramento

Impegni dei fornitori. Per tutti i modelli utilizzati in produzione, che sono modelli a pagamento, i fornitori si sono impegnati, nei contratti e nelle politiche dichiarate, a non conservare i dati trasmessi oltre il tempo necessario a elaborare la singola richiesta e a non utilizzarli per l'addestramento o il perfezionamento dei modelli. Il gateway OpenCode Zen è configurato per instradare le richieste su endpoint in regime di zero conservazione; Mistral opera in regime di zero data retention; per Vertex AI il fornitore garantisce contrattualmente che i dati dei clienti non sono utilizzati per addestrare i modelli. Copia delle clausole applicabili, con l'omissione delle informazioni commercialmente riservate, può essere richiesta a privacy@a-esp.io.

Impegni di A-ESP. A-ESP non conserva i prompt inviati ai modelli né le risposte ricevute. Il testo dei messaggi non è scritto in alcun registro, in alcuna cache persistente e in alcun backup. Per ogni chiamata a un modello è registrato esclusivamente un insieme di metriche tecniche: tipo di operazione, nome del modello, numero di token in ingresso e in uscita, latenza, esito, eventuale codice di errore, livello di confidenza e numero di tentativi. Nessun contenuto.

A-ESP non addestra modelli propri e non utilizza i dati degli Utenti per addestrare, perfezionare o valutare modelli, propri o di terzi.

6. Livelli di confidenza, revisione umana e correzione

L'analisi automatica è progettata perché l'incertezza sia dichiarata anziché nascosta.

• Documenti da rivedere. Quando il modello non riesce a classificare un documento, oppure quando i controlli deterministici invalidano un dato estratto (ad esempio un importo incoerente), il documento è contrassegnato come da rivedere e non è utilizzato per calcoli e avvisi come se il dato fosse certo.
• «Komo chiede aiuto». I documenti che restano non classificabili sono raccolti in una sezione dedicata dell'interfaccia, dalla quale l'Utente assegna la categoria corretta con un'azione.
• Riclassificazione. L'Utente può spostare in qualsiasi momento un documento in un altro cassetto, anche in un cassetto personalizzato da lui creato.
• Correzione dei dati economici. L'Utente può correggere l'importo, la direzione del movimento (entrata o uscita), la controparte, la data di scadenza; può raggruppare più documenti che si riferiscono alla stessa operazione o separarli.
• Esclusione dal Registro finanziario. Un documento può essere escluso dal Registro e dai calcoli di saldo.
• Ripetizione dell'analisi. Le classificazioni fallite sono automaticamente ritentate un numero limitato di volte; superato tale limite il documento è contrassegnato come da rivedere anziché essere classificato in modo arbitrario.
• Segnalazioni. L'Utente può segnalare un errore di classificazione o di estrazione tramite l'applicazione o scrivendo a support@a-esp.io. Le segnalazioni sono utilizzate per correggere le regole deterministiche e le istruzioni fornite ai modelli, non per addestrare modelli sui dati dell'Utente.

Ogni correzione dell'Utente prevale sull'esito dell'analisi automatica e non viene sovrascritta dalle elaborazioni successive.

7. Decisioni automatizzate e profilazione (art. 22 GDPR)

La classificazione dei documenti, la stima del rischio economico e la determinazione della priorità sono elaborazioni interamente automatizzate e costituiscono profilazione ai sensi dell'art. 4, n. 4), GDPR, limitatamente all'organizzazione dell'archivio dell'Utente.

Nessuna di tali elaborazioni produce effetti giuridici nei confronti dell'Utente né incide in modo analogamente significativo sulla sua persona. A-ESP non effettua pagamenti, non propone ricorsi, non invia comunicazioni per conto dell'Utente, non attribuisce punteggi creditizi o reputazionali, non determina l'accesso a beni o servizi, non incide su rapporti di lavoro e non comunica informazioni a terzi in assenza di un'azione dell'Utente. Il divieto di cui all'art. 22, par. 1, GDPR non trova pertanto applicazione.

Le automazioni che producono effetti senza conferma preventiva sono soltanto le seguenti, tutte reversibili:

Ogni altra azione proposta da Komo richiede la conferma esplicita dell'Utente.

L'Utente ha diritto di ottenere l'intervento umano, di esprimere la propria opinione e di contestare l'esito di un'elaborazione automatizzata. La richiesta di revisione umana si presenta scrivendo a privacy@a-esp.io, indicando il documento o l'elaborazione contestata; A-ESP vi dà riscontro entro 15 giorni lavorativi, senza alcun costo per l'Utente. L'Utente può inoltre opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, ai trattamenti fondati sul legittimo interesse, ai sensi dell'art. 21 GDPR.

8. Obblighi di trasparenza dell'AI Act adempiuti da A-ESP

Ai sensi dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689, applicabile dal 2 agosto 2026, A-ESP adempie ai seguenti obblighi:

• Interazione con un sistema di IA dichiarata (art. 50, par. 1). L'Utente è informato, nell'interfaccia della chat e prima di iniziare la conversazione, che Komo è un sistema di intelligenza artificiale e non una persona fisica. L'informazione è ripetuta in questa informativa e nei Termini e Condizioni di Servizio.
• Voce sintetica dichiarata (art. 50, par. 1 e par. 2). La voce con cui Komo risponde è generata artificialmente e dichiarata come tale prima dell'attivazione della funzione e nella schermata della conversazione vocale. Non riproduce la voce di una persona fisica esistente e non costituisce un «deep fake» ai sensi dell'art. 3, n. 60, dell'AI Act.
• Contenuti generati contrassegnati come sintetici (art. 50, par. 2). Le sintesi dei documenti, i brief, i riepiloghi e le risposte dell'assistente sono contrassegnati nell'interfaccia come contenuti generati automaticamente da un sistema di intelligenza artificiale; le classificazioni e i dati estratti sono presentati come esito di un'analisi automatica e sono modificabili dall'Utente.
• Informazione chiara e comprensibile. Questa informativa, pubblicata su https://a-esp.io/legal/ai e richiamata in applicazione, descrive le funzioni, i modelli, i fornitori, i luoghi di elaborazione, i limiti e i diritti dell'Utente.
• Alfabetizzazione in materia di IA (art. 4). Il personale di A-ESP che opera sul sistema riceve istruzioni e formazione adeguate sull'uso dei modelli, sui limiti dell'analisi automatica e sugli obblighi di trasparenza.

A-ESP monitora l'evoluzione della disciplina attuativa dell'AI Act, inclusi gli atti della Commissione europea, i codici di buone pratiche e i provvedimenti delle autorità nazionali competenti, e aggiorna questa informativa di conseguenza.

9. Limiti dell'analisi automatica e dovere di verifica dell'Utente

I modelli di intelligenza artificiale non sono infallibili. Le classificazioni, le sintesi, gli importi e le scadenze prodotti dal sistema sono ausili informativi e organizzativi, forniti così come sono, e possono contenere errori od omissioni.

L'Utente è tenuto a verificare i dati prima di assumere qualunque decisione rilevante, in particolare prima di eseguire un pagamento, presentare un ricorso, rispettare un termine processuale o amministrativo, o presentare una dichiarazione fiscale. A-ESP non fornisce consulenza fiscale, legale, contabile o finanziaria e non sostituisce il commercialista, il consulente del lavoro, l'avvocato o il consulente finanziario dell'Utente. A-ESP non è un servizio di conservazione digitale a norma e non sostituisce la consultazione diretta della casella PEC, i cui effetti legali si producono con la consegna presso il gestore, indipendentemente da A-ESP.

10. Come limitare o escludere l'intelligenza artificiale

L'analisi automatica dei documenti è la funzione essenziale del Servizio: non esiste una modalità in cui A-ESP legga le caselle senza classificarne il contenuto, né una funzione che escluda singoli cassetti o singoli mittenti dall'analisi. L'Utente dispone tuttavia di strumenti concreti e verificabili per governare che cosa venga analizzato:

1. Non collegare una casella. Il Servizio analizza esclusivamente le caselle che l'Utente collega; una casella non collegata non è mai letta. Per tenere fuori dal Servizio determinate comunicazioni è sufficiente destinarle a una casella non collegata.
2. Scollegare un canale. Lo scollegamento di una casella o di una PEC comporta la cancellazione dei documenti provenienti da quel canale e delle relative credenziali.
3. Cancellare singoli documenti o più documenti in blocco. La cancellazione di un documento elimina la sintesi generata, i dati strutturati estratti e l'embedding semantico associati. La cancellazione in blocco può essere effettuata su una selezione di documenti, direttamente o chiedendolo a Komo, che presenta la richiesta come azione da confermare.
4. Disattivare la funzione vocale. Il consenso alla funzione «Parla con Komo» è revocabile in qualsiasi momento dalle Impostazioni: revocato il consenso, non è più trattato alcun dato audio.
5. Disattivare l'invio dei brief via email. L'opzione è disattivata per impostazione predefinita e può essere disattivata in ogni momento dalle Impostazioni; ciò impedisce che i contenuti dei brief — che, come indicato alla sezione 4, possono contenere nomi e importi in chiaro — siano trasmessi al servizio di invio delle email.
6. Revocare il consenso al trattamento di categorie particolari di dati da Impostazioni → Privacy e consensi, e cancellare i documenti che li contengono, con effetto sulla sintesi, sui dati estratti e sull'embedding.
7. Esportare i dati e chiudere l'account. L'Utente può esportare i propri dati da Impostazioni → Account → «Esporta i miei dati» e chiudere l'account da Impostazioni → Account → «Elimina account» oppure scrivendo a privacy@a-esp.io. La chiusura dell'account comporta la cancellazione definitiva dei dati entro 30 giorni, secondo quanto indicato nell'«Informativa sul trattamento dei dati personali».

L'Utente può inoltre esercitare in ogni momento il diritto di opposizione e il diritto di richiedere la revisione umana secondo la sezione 7.

11. Minori

Il Servizio è riservato alle persone maggiorenni. A-ESP non rivolge le proprie funzioni di intelligenza artificiale a minori di diciotto anni e non ne raccoglie consapevolmente i dati personali. Chi ritiene che un minore abbia creato un account può segnalarlo a privacy@a-esp.io.

12. Aggiornamenti dell'informativa

Questa informativa è aggiornata in caso di cambio di fornitore o di modello, di introduzione di nuove funzioni basate sull'intelligenza artificiale, di modifica sostanziale della logica delle elaborazioni o di evoluzione della disciplina applicabile. Le modifiche sostanziali, e in ogni caso l'aggiunta di un nuovo fornitore di modelli, sono comunicate via email all'indirizzo dell'account e con avviso in applicazione almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore. La versione vigente è sempre disponibile su https://a-esp.io/legal/ai.

13. Contatti

A-ESP S.r.l. Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia
Partita IVA e codice fiscale 14874150965 — iscritta al Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi al n. 14874150965
PEC: a-esp@pec.it

• Richieste privacy, revisione umana delle elaborazioni automatizzate ed esercizio dei diritti: privacy@a-esp.io
• Segnalazione di errori di classificazione e assistenza: support@a-esp.io (lunedì–venerdì 9:00–18:00, risposta entro 2 giorni lavorativi)
• Segnalazioni di sicurezza: security@a-esp.io
• Referente privacy interno: Gabriele Mari

Documenti collegati, pubblicati su https://a-esp.io/legal: «Informativa sul trattamento dei dati personali», «Termini e Condizioni di Servizio», «Cookie Policy», «Elenco dei sub-responsabili del trattamento», «Informativa sull'integrazione PEC», «Politica di conservazione dei dati». Ogni interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (https://www.garanteprivacy.it/).