Dalle email alle azioni da fare, con l'aiuto dell'AI

Il problema: quello che resta sepolto nei messaggi

In una casella aziendale il documento importante arriva spesso mescolato a decine di comunicazioni di routine. Un avviso di pagamento scade in pochi giorni, una fattura contiene un IBAN da verificare, un allegato nasconde una targa o un codice tributo. Controllare a mano ogni messaggio costa tempo e l'errore umano è dietro l'angolo: una scadenza persa si trasforma in una sanzione, una ricevuta archiviata nel posto sbagliato in un movimento di cassa mancante.

A-ESP toglie dal percorso questo lavoro ripetitivo: con un aiuto concreto di AI per leggere email e PEC, le comunicazioni diventano un archivio ordinato e interrogabile, dove i dati rilevanti sono già riconosciuti.

Come A-ESP analizza le comunicazioni

L'intelligenza artificiale per PEC ed email di A-ESP lavora come una catena di passaggi, non come una sola chiamata a un modello: alcuni passaggi sono automatici e deterministici, altri affidati al modello stesso. Prima di tutto un pre-filtro automatico, scritto nel software, riconosce newsletter, comunicazioni commerciali e messaggi promozionali e li assegna alle categorie «Promozioni, newsletter e spam» o «Informazione / bassa priorità» senza inviarli ad alcun modello. Per i messaggi che superano il filtro inizia il triage: un modello riceve oggetto, mittente, i primi 2.000 caratteri del corpo e l'indicazione degli allegati, e restituisce una priorità preliminare, una sintesi breve e l'indicazione se il documento riguardi denaro.

Se il documento è rilevante segue l'estrazione profonda: il modello riceve il corpo del messaggio per intero e il testo degli allegati e restituisce un oggetto strutturato con oltre venti campi. È il cuore dell'AI per analizzare documenti: non una lettura generica, ma campi precisi che il software ricontrolla. A-ESP legge le caselle in sola lettura; per capire come si collegano i canali puoi leggere la guida alla gestione delle email con l'intelligenza artificiale.

Quali dati può estrarre, e a quali condizioni

Tra i campi estratti ci sono la categoria documentale, gli importi (pieno, scontato e con la data entro cui vale lo sconto), le date di scadenza e di notifica, l'IBAN di pagamento, la partita IVA, il codice fiscale, il numero di fattura, la targa per le sanzioni, i codici tributo, l'ente emittente, la controparte o beneficiario, la direzione del flusso di denaro, gli obblighi rilevati e un dettaglio per singolo allegato.

L'estrazione vale entro condizioni dichiarate. L'output del modello non viene mai accettato così com'è: il software valida formalmente IBAN, partita IVA, codice fiscale e targa, verifica le date e azzera i campi economici nelle categorie che non li ammettono. Se un dato non supera i controlli, il documento è contrassegnato come «da rivedere» anziché essere registrato con un valore inattendibile. I testi non in italiano possono ridurre l'affidabilità e sono marcati per la revisione umana.

Come individuare scadenze e importi

Il riconoscimento delle scadenze combina la lettura del modello con i controlli deterministici. Il software calcola i punteggi di rischio, urgenza e priorità secondo regole scritte: una scadenza entro sette giorni oppure un importo superiore a 10.000 euro innalzano il livello di rischio. Per gli importi, la post-elaborazione verifica che il valore letto sia coerente con il testo dell'allegato; in caso di dubbio il campo viene escluso invece di essere riportato con un numero inventato.

Interrogare l'archivio con Komo

Komo è l'assistente AI per comunicazioni aziendali integrato in A-ESP. Non «ricorda» i tuoi dati: prima di rispondere recupera dalla tua banca dati i documenti rilevanti e le scadenze in essere, e per domande su numeri, elenchi e importi usa strumenti software verificati che interrogano i dati reali. La ricerca per similarità avviene interamente all'interno dell'infrastruttura di A-ESP, senza inviare dati a terzi, e ogni risposta indica su quali documenti si fonda. Anche Komo propone, ma non esegue senza conferma: le azioni appaiono come schede da confermare e producono effetto solo dopo il tuo assenso. Le uniche operazioni che hanno effetto senza conferma preventiva sono le archiviazioni di documenti riconosciuti come pagamenti già eseguiti o incassi ricevuti: sono integralmente reversibili. Le PEC che colleghi restano nei tuoi gestori; A-ESP le organizza, come spiega la pagina sulla gestione intelligente delle PEC.

Bozze di risposta: chi invia davvero

Quando serve rispondere, A-ESP può preparare una bozza usando la generazione di risposte email con AI. La bozza resta dentro l'applicazione: non viene mai spedita da A-ESP. Sei tu a copiarla nel tuo programma di posta e a inviarla dal tuo account. Il destinatario è bloccato al mittente originale del messaggio, così la risposta non può finire per errore a un indirizzo diverso. In nessun caso il sistema invia email o PEC per conto tuo, compila moduli presso terzi o effettua pagamenti.

Un esempio completo (esempio dimostrativo)

Vediamo il percorso con dati di fantasia. Arriva una PEC da «Studio Esempio S.r.l.» con oggetto «Avviso di pagamento» e un allegato in PDF. Il pre-filtro non la scarta. Nel triage il modello segnala priorità alta e che il documento riguarda denaro. L'estrazione profonda produce: categoria «Tributi e avvisi», importo pieno 1.240,00 euro con riduzione del 12% pagando entro il 30 novembre, scadenza di notifica 5 novembre, IBAN di versamento, partita IVA e codice tributo. La validazione deterministica conferma IBAN e partita IVA; poiché mancano nove giorni alla scadenza, il rischio sale e il documento è messo in evidenza. Una sintesi di poche righe riassume l'avviso. Tu apri il documento, controlli i dati e chiedi a Komo una bozza di risposta; la copi nel tuo client PEC e la invii. A-ESP non ha spedito nulla.

Accuratezza, verifica umana, privacy e limiti

L'analisi automatizzata non è infallibile. Le classificazioni, le sintesi, gli importi e le scadenze prodotti dal sistema sono ausili informativi e organizzativi, forniti così come sono, e possono contenere errori. Per questo l'incertezza è dichiarata invece che nascosta: quando il modello non classifica un documento o un controllo invalida un dato, il documento è contrassegnato «da rivedere» e non viene usato come se fosse certo. Ogni tua correzione prevale sull'esito automatico e non viene sovrascritta.

Sul fronte della riservatezza, i dati personali sono mascherati prima di raggiungere il modello: nomi, indirizzi, IBAN, partite IVA, codici fiscali, targhe, date e importi vengono sostituiti con surrogati sintetici, e la mappa per ripristinare i valori originali esiste solo in memoria per la durata della singola richiesta. L'hosting è in Unione Europea e i fornitori dei modelli operano senza conservazione e senza addestramento sui dati degli utenti. Restano limiti dichiarati: i modelli non sono infallibili e l'utente deve verificare i dati prima di decisioni rilevanti come un pagamento o un ricorso. Nel dubbio, Komo chiede aiuto e la revisione umana resta possibile. Il quadro completo è nell' informativa sull'uso dell'intelligenza artificiale.