Gestisci tutte le tue caselle email con l'intelligenza artificiale

Il problema: più caselle, informazioni disperse

Chi lavora oggi non ha una casella: ne ha cinque. La posta personale su Gmail, quella dell'azienda su Microsoft 365, la PEC per gli atti ufficiali, una casella storica mai chiusa. Ogni casella ha il suo programma e le sue cartelle.

Così, quando serve una comunicazione precisa (la fattura di un fornitore, la diffida di un cliente, la scadenza di un bando), si cerca a tentativi per parola chiave, si salta da un'applicazione all'altra. L'informazione esiste, ma non è dove serve nel momento in cui serve.

Gestire più caselle email non è un problema di spazio: è di ordine e di memoria. A-ESP lo affronta con la gestione email con intelligenza artificiale, senza farti abbandonare gli strumenti che già usi.

Come funziona A-ESP e quali account supporta davvero

A-ESP non è un programma di posta e non sostituisce il tuo client: è un livello di archiviazione intelligente che si collega alle caselle che gli indichi, ne legge messaggi e allegati, li classifica e li riunisce in un archivio unico, con un singolo accesso (single sign-on). I canali supportati sono Gmail, Microsoft 365 e Outlook, le caselle PEC dei gestori accreditati AgID (tra gli altri Aruba PEC, Namirial, InfoCert/Legalmail, Poste Italiane/PosteCert, Register.it, TWT e Actalis) e qualunque casella generica IMAP.

Cosa succede quando arriva un messaggio

Il percorso di analisi è a stadi.

• Pre-filtro deterministico. Regole fisse riconoscono newsletter, comunicazioni commerciali e posta indesiderata, archiviate senza coinvolgere alcun modello.
• Triage. Un modello legge oggetto, mittente, l'inizio del corpo e l'elenco degli allegati, e restituisce una priorità preliminare con una sintesi breve.
• Estrazione profonda. Per i documenti rilevanti vengono estratti oltre venti campi strutturati: categoria, importi, scadenze, IBAN, partita IVA, controparte e altro ancora.
• Validazione deterministica. IBAN, partite IVA e date sono ricontrollati da regole di software: un dato che non supera i controlli è segnalato come da rivedere, non registrato come certo.
• Riepilogo mascherato. Per ogni documento è prodotta una sintesi in italiano; i dati personali sono mascherati prima di raggiungere i modelli.
• Embedding. Ogni documento riceve una rappresentazione numerica che alimenta la ricerca per significato, eseguita dentro l'infrastruttura di A-ESP.

Lo stesso impianto vale per la posta certificata: i dettagli e i limiti sono nella pagina dedicata alla gestione delle PEC.

Classificazione e ricerca delle comunicazioni

Organizzare automaticamente le email significa due cose: assegnare ogni messaggio a una categoria documentale e renderlo ritrovabile. A-ESP distingue fatture, solleciti, atti, contratti e ricevute, separa ciò che riguarda denaro e collega a ogni documento le scadenze che ne derivano.

La ricerca non si ferma alle parole esatte. Grazie agli embedding puoi cercare «la fattura del commercialista di marzo» senza ricordare l'oggetto: il sistema trova i documenti con lo stesso significato, non solo la stessa parola. E la ricerca per similarità è eseguita in casa, senza inviare i tuoi documenti a terzi.

Un buon software di gestione della posta elettronica non ti chiede di cambiare metodo: l'ordine avviene da solo.

Un esempio pratico di cosa cambia

Esempio dimostrativo: i nomi, gli importi e le date sono inventati.

Immagina uno studio che, dieci mesi fa, ha ricevuto una PEC dall'amministrazione finanziaria su un avviso per un cliente. Nessuno l'ha archiviata: è arrivata insieme ad altre cento comunicazioni, in un periodo denso di scadenze. Oggi il cliente chiede: «Quell'avviso dell'anno scorso, quanto era e entro quando andava pagato?».

Con A-ESP il percorso è diverso:

• la PEC era già stata letta in sola lettura e classificata come atto di un ente pubblico;
• l'estrazione aveva già registrato importo, scadenza, ente emittente e controparte;
• l'utente chiede a Komo, con parole proprie: «Che avviso aveva ricevuto quel cliente e a quanto ammontava?»;
• Komo recupera i documenti pertinenti, li cita come fonti e riassume il contenuto;
• se serve aprire la pratica o impostare un promemoria, Komo propone e l'utente conferma.

È un esempio dimostrativo: la comunicazione non viene ricreata a memoria, viene ritrovata con il suo contesto e con le fonti.

Compatibilità, sicurezza e limiti

L'accesso è sempre in sola lettura: A-ESP non scrive, non invia, non sposta e non cancella nulla, e non modifica i calendari di Google o Microsoft. Komo non invia email né PEC: propone le azioni e le rende effettive solo dopo la tua conferma, fatta salva l'archiviazione automatica, sempre reversibile, di documenti riconosciuti come pagamenti già eseguiti o incassi ricevuti.

Sui dati, i dati personali sono mascherati prima di raggiungere i modelli e l'hosting è nell'Unione europea. I modelli, però, non sono infallibili: classificazioni, importi e scadenze sono ausili informativi e vanno verificati prima di qualunque decisione rilevante, come un pagamento o una dichiarazione. A-ESP non fornisce consulenza fiscale, legale o contabile.