Informativa sul trattamento dei dati personali

A-ESP S.R.L.

Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 («Codice Privacy»), come modificato dal D.Lgs. 101/2018.

La versione vigente è pubblicata su https://a-esp.io/legal/privacy. I Termini di Servizio sono pubblicati su https://a-esp.io/legal/termini.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è A-ESP S.R.L., società a responsabilità limitata iscritta nella sezione speciale delle start-up innovative, con sede legale in Viale Rimembranza 19/B, 20871 Vimercate (MB); codice fiscale, partita IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi: 14874150965; REA MB-2812690; PEC (domicilio digitale): a-esp@pec.it; sito: https://a-esp.io/ (di seguito «A-ESP» o il «Titolare»).

Rappresentante legale: Gabriele Mari, Presidente del Consiglio di Amministrazione.

Contatto per le richieste in materia di protezione dei dati: info@a-esp.io; in alternativa PEC a-esp@pec.it.

1.1 Ruolo di A-ESP

• A-ESP è titolare del trattamento per i dati relativi all'account, alla sicurezza, alle comunicazioni proprie del Servizio e per tutto il trattamento svolto nel contesto Personale dell'Utente, compresi i dati di terzi presenti nelle caselle collegate (mittenti, destinatari, persone citate).
• Messaggi inviati dall'Utente. Quando l'Utente invia un messaggio dalla propria casella, l'Utente ne è il mittente ed è titolare del trattamento verso il destinatario; A-ESP esegue l'invio su sua istruzione.
• Contesti Azienda e Studio. Quando il Servizio è utilizzato nei contesti Azienda o Studio, A-ESP tratta i dati dell'azienda o dei clienti dello Studio per conto dell'organizzazione cliente, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base del relativo Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA Azienda o DPA Studio). Per tali dati l'informativa agli interessati compete all'organizzazione cliente, titolare del trattamento.
• Fornitori del servizio di posta. Google (Gmail), Microsoft (Outlook/Microsoft 365), i gestori IMAP e i gestori PEC forniscono all'Utente il servizio di posta e agiscono come titolari autonomi; non sono sub-responsabili di A-ESP.

1.2 Responsabile della protezione dei dati

A-ESP non ha designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO): allo stato non ricorrono i presupposti di designazione obbligatoria dell'art. 37, par. 1, GDPR, poiché l'attività del Titolare, per dimensione e volume dei trattamenti, non comporta il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala né il trattamento su larga scala di categorie particolari di dati. La valutazione è riesaminata periodicamente e a ogni variazione significativa del Servizio. Per ogni richiesta è possibile scrivere a info@a-esp.io.

2. Che cos'è A-ESP

A-ESP è un servizio software erogato via web e tramite applicazioni native per iOS e Android (il «Servizio»), che consente all'Utente di:

a) collegare le proprie caselle di posta elettronica (Gmail, Outlook/Microsoft 365, caselle IMAP di altri provider) e di Posta Elettronica Certificata (PEC), queste ultime in sola lettura;

b) far estrarre da un sistema di intelligenza artificiale metadati strutturati dai messaggi (categoria, importi, scadenze, controparte, sintesi), creare scadenze, consultare un registro di fatture e movimenti, ricevere brief giornalieri e settimanali e notifiche;

c) consultare in sola lettura gli eventi dei calendari Google e Outlook collegati;

d) effettuare ricerche, anche semantiche, nel proprio archivio;

e) dialogare per testo o per voce con Komo, l'assistente di intelligenza artificiale del Servizio, che legge l'archivio e propone azioni (ad esempio creare una scadenza, archiviare, registrare un movimento, preparare una bozza di email), eseguite solo dopo conferma esplicita dell'Utente;

f) funzione facoltativa, disponibile solo quando A-ESP la rende attiva nel Servizio: inviare email dalle proprie caselle collegate (non PEC), come risposte a messaggi ricevuti e come nuovi messaggi, solo dal contesto Personale, a un singolo destinatario, eventualmente sulla base di una bozza proposta dall'intelligenza artificiale che l'Utente rivede e modifica; ogni invio richiede un consenso espresso per il singolo messaggio (sezione 4.4). Finché la funzione non è attiva, nessun dato è trattato per questa finalità;

g) operare, oltre che nel contesto Personale, nei contesti Azienda (ruoli Titolare, Amministratore, Dipendente) e Studio professionale (ruoli Titolare, Collaboratore, Praticante) per la gestione della posta dell'azienda o dei clienti dello Studio;

h) collegarsi ad altri utenti («Contatti») e condividere con essi promemoria (scadenze ed eventi).

A-ESP non è un gestore di Posta Elettronica Certificata accreditato AgID né un conservatore di documenti informatici ai sensi del D.Lgs. 82/2005 (CAD): si rinvia al «Disclaimer sull'integrazione PEC». A-ESP non invia mai messaggi PEC.

3. Categorie di interessati

Il trattamento riguarda:

• Utenti del Servizio (dati di account, contesti, preferenze, conversazioni con Komo, voce);
• mittenti dei messaggi ricevuti nelle caselle collegate (dati non forniti direttamente da loro: art. 14 GDPR);
• destinatari (A e Cc) dei messaggi inviati dall'Utente e presenti nelle caselle collegate;
• destinatari dei messaggi inviati tramite A-ESP, inclusi terzi scelti liberamente dall'Utente e mai contattati in precedenza;
• persone citate nel contenuto dei messaggi e degli allegati;
• clienti finali degli Studi professionali che utilizzano A-ESP (scheda cliente, scadenze, movimenti, solleciti, opposizioni; dalle loro caselle lo Studio può anche rispondere ai messaggi ricevuti);
• membri di Aziende e Studi (dipendenti, collaboratori, praticanti);
• contatti invitati dall'Utente (indirizzo email del terzo e stato dell'invito);
• debitori indicati dall'Utente nei promemoria di incasso (indirizzo email inserito o confermato dall'Utente; dati non forniti direttamente da loro: art. 14 GDPR);
• destinatari delle comunicazioni inviate dall'infrastruttura di A-ESP (inviti, brief, solleciti).

4. Categorie di dati trattati e loro fonte

4.1 Dati forniti dall'Utente

4.2 Dati ottenuti dalle caselle collegate (art. 14 GDPR)

Su autorizzazione dell'Utente (OAuth 2.0 per Gmail e Outlook/Microsoft 365; credenziali IMAP per gli altri provider e per la PEC), A-ESP legge i messaggi delle caselle collegate.

Ambito di acquisizione. Al primo collegamento A-ESP acquisisce i messaggi degli ultimi 10 giorni, ricevuti e inviati; successivamente acquisisce periodicamente i nuovi messaggi. Sono acquisite le cartelle della casella, escluse bozze, posta indesiderata, cestino e, per le caselle IMAP, le cartelle aggregate o contrassegnate (ad esempio «Tutta la posta») (per Outlook/Microsoft 365, dopo l'acquisizione iniziale, la Posta in arrivo e la Posta inviata; per le PEC la sola posta in arrivo). Il Servizio non genera notifiche per la posta inviata dall'Utente: una email è trattata come inviata dall'Utente solo se il fornitore della casella lo attesta (etichetta o cartella «inviata»).

Dai messaggi A-ESP ricava e conserva:

Il rilevamento dei «File collegati» è puramente testuale: A-ESP non accede al contenuto dei file, non li scarica e non richiede permessi sui servizi cloud di terzi; il collegamento si apre, su azione dell'Utente, nella sessione del provider dell'Utente.

Calendario. Gli eventi dei calendari Google e Outlook collegati sono letti in sola lettura e mostrati all'Utente senza essere conservati da A-ESP, se non in una memoria temporanea di pochi minuti; possono essere inclusi nel contesto fornito a Komo. Sono conservati gli eventi creati dall'Utente, le scadenze derivate dalle email e l'indicazione che un evento è stato gestito.

Riprogrammazioni. Quando una nuova email sposta un appuntamento già presente nel calendario di A-ESP, il Servizio, utilizzando l'identificativo della conversazione, può rimuovere automaticamente la versione precedente dell'evento, dandone notifica; la rimozione è una cancellazione logica reversibile e l'Utente può intervenire.

Comunicazioni promozionali. Per i messaggi classificati come promozionali, A-ESP ricava e conserva tra i metadati del documento, con lo stesso fornitore di intelligenza artificiale e le stesse garanzie di pseudonimizzazione dell'estrazione descritta alla sezione 7:

• il codice sconto, solo se compare letteralmente nel testo del messaggio in un contesto promozionale (esclusi codici monouso di accesso, codici di verifica, numeri d'ordine, codici cliente e codici fiscali);
• un collegamento all'offerta, solo se utilizza il protocollo https, appartiene allo stesso dominio del mittente ed è privo di parametri di tracciamento e di identificativi personali; in alternativa, l'indirizzo della pagina principale del sito del mittente;
• il dominio dell'offerta, il risparmio massimo dichiarato, una breve descrizione (massimo 90 caratteri) generata dall'intelligenza artificiale e non copiata dal testo, una categoria merceologica scelta tra 11 voci predefinite e un'impronta tecnica per raggruppare gli invii relativi alla stessa offerta.

Il codice sconto e il collegamento non sono registrati nei log applicativi e non sono messi a disposizione di Komo. Il collegamento all'offerta è mostrato solo se il fornitore della casella ha verificato che il messaggio proviene effettivamente dal dominio del mittente (autenticazione DKIM/DMARC allineata) e se la classificazione esclude espressamente che si tratti di phishing; non è mostrato per i messaggi segnalati come indesiderati. Il trattamento rientra nell'erogazione del Servizio (art. 6.1.b GDPR) e i dati sono conservati come gli altri metadati del documento (sezione 10).

Confronti storici sul brand. Per ordinare le offerte nella sezione «Per te», A-ESP confronta lo sconto di un'offerta con quello delle offerte dello stesso brand ricevute dall'Utente negli ultimi 6 mesi (ad esempio «Sconto insolitamente alto», «Offerta ricorrente»), usando solo i metadati già conservati. Il punteggio e la spiegazione sono calcolati a ogni consultazione e non sono salvati.

4.3 Nome visualizzato del destinatario nelle email inviate dall'Utente

Per le comunicazioni inviate dall'Utente tramite i canali email collegati, A-ESP conserva, oltre all'indirizzo del destinatario, il nome visualizzato del destinatario principale come presente nell'intestazione del messaggio (ad esempio «Studio Notarile Restelli»). Il dato è trattato per la sola finalità di rendere l'archivio ricercabile per nome della controparte, è conservato per la stessa durata del documento a cui si riferisce ed è cancellato con esso. Non è usato per profilazione né comunicato a terzi; nelle elaborazioni con fornitori di intelligenza artificiale è sostituito da un valore fittizio secondo la sezione 7.2. È limitato a un nome per messaggio (massimo 200 caratteri), non compare nei log applicativi ed è visibile al solo Utente.

4.4 Dati relativi agli invii di email dalle caselle dell'Utente

Questa sezione si applica quando la funzione di invio è attiva. Quando l'Utente invia una risposta o un nuovo messaggio tramite A-ESP, il testo della bozza e del messaggio inviato non è conservato da A-ESP: il messaggio resta nella casella dell'Utente presso il suo provider (cartella «Posta inviata»). A-ESP registra, per ogni tentativo di invio, una riga di registro di audit contenente esclusivamente: identificativo della registrazione, Utente che ha disposto l'invio, casella utilizzata, documento a cui si risponde (per le risposte), tipo di invio (risposta o nuovo messaggio), indicazione se il destinatario è nuovo, indicazione se la bozza era assistita dall'intelligenza artificiale, provider, identificativo del messaggio presso il provider, indirizzo del destinatario, esito (inviato, non riuscito, bloccato), codice di errore tecnico, la conferma del consenso per il singolo messaggio, con data, ora e versione del testo di consenso, e data e ora dell'invio. Il registro non contiene oggetto né corpo del messaggio.

Per evitare invii duplicati A-ESP calcola un'impronta crittografica non reversibile del messaggio, valida per 10 minuti; dall'impronta non è possibile ricostruire il contenuto.

4.5 Dati di funzionamento del Servizio

4.6 Dati dei clienti finali degli Studi e attività di Aziende e Studi

Nel contesto Studio, A-ESP tratta per conto dello Studio la scheda del cliente finale, le scadenze, i movimenti e i messaggi delle caselle del cliente collegate. Per la funzione «Solleciti», tratta l'indirizzo email di contatto del cliente, il testo integrale di ciascun sollecito inviato, lo stato di recapito e il registro delle opposizioni. Nei contesti Azienda e Studio il Servizio registra anche le attività svolte dai membri (chi ha compiuto quale azione), a disposizione dell'organizzazione titolare, che è tenuta a informare i propri lavoratori.

4.7 Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR)

Le email possono contenere, anche incidentalmente, dati appartenenti a categorie particolari (ad esempio relativi alla salute). A-ESP non li richiede, non li ricerca e non ne deduce di nuovi; la sintesi, i metadati, la rappresentazione vettoriale e le conversazioni con Komo relativi a tali messaggi possono tuttavia riportarli. Per collegare o ricollegare una casella (Gmail, Outlook, IMAP, PEC) è necessario il consenso esplicito dell'Utente al trattamento dei dati particolari che lo riguardano (art. 9, par. 2, lett. a, GDPR), prestato con una casella separata e non preselezionata, richiesta al primo collegamento e ogni volta che il consenso manchi o l'informativa sia stata aggiornata; il consenso è revocabile in ogni momento disconnettendo le caselle ed eliminando i documenti. I dati particolari di terzi eventualmente presenti sono trattati solo nell'ambito del servizio reso all'Utente, sono pseudonimizzati o mascherati prima dell'invio ai fornitori di intelligenza artificiale e non sono mai usati per personalizzazione, offerte o profilo di stile. Il Servizio non contiene campi dedicati a dati di categorie particolari.

4.8 Profilo di stile delle bozze

Funzione facoltativa, disponibile solo quando A-ESP la rende attiva nel Servizio e solo con il consenso dell'Utente; finché non è attiva, nessun dato è trattato per questa finalità. È disponibile solo nel contesto Personale e solo per il proprietario della casella; non è disponibile nei contesti Azienda e Studio.

Su richiesta dell'Utente («Impara il mio stile»), A-ESP seleziona, sulla base dei soli metadati, fino a 40 email inviate dall'Utente negli ultimi 12 mesi (solo email la cui spedizione è attestata dal fornitore della casella; escluse le PEC), ne recupera temporaneamente il testo di al massimo 12 e ne analizza fino a 10, ne rimuove il testo citato e la firma e lo limita a 3.000 caratteri; nomi, indirizzi, importi, codici e altri valori riconosciuti sono sostituiti con etichette prima dell'invio al modello linguistico. Il testo delle email non è conservato. Se il mascheramento dei dati personali non è attivo, l'analisi non è eseguita. A-ESP conserva soltanto:

• un profilo a schema chiuso: forma di cortesia (tu/Lei/voi), livello di formalità, lunghezza e struttura dei messaggi, registro lessicale, uso di elenchi, punti esclamativi ed emoji, forma della firma (non la firma reale), fino a tre formule di apertura e chiusura composte solo da parole di cortesia predefinite e da segnaposto;
• gli eventuali esempi di calibrazione confermati dall'Utente (fino a 3 per registro, 600 caratteri ciascuno), generati su scenari fittizi e modificati dall'Utente. Negli esempi l'Utente non deve inserire dati di terzi: il Servizio impedisce il salvataggio di testi che contengono indirizzi email, collegamenti, IBAN o sequenze di sei o più cifre;
• la data e la versione dell'informativa del consenso.

Il profilo è usato solo per adattare lo stile delle bozze che l'Utente chiede a Komo; le istruzioni date dall'Utente per il singolo messaggio prevalgono. Non produce effetti giuridici o analoghi, non è un dato biometrico e non serve a identificare l'Utente. Costituisce profilazione ai sensi dell'art. 4, n. 4, GDPR ed è subordinato al consenso.

La revoca del consenso o il comando «Elimina profilo» cancellano immediatamente e definitivamente profilo ed esempi. Una nuova estrazione non è possibile prima di 24 ore dalla precedente e, dopo una revoca, il calcolo non è possibile prima di 24 ore. Profilo ed esempi sono inclusi nell'esportazione dei dati. Il registro dei consensi è conservato dopo la revoca come prova del consenso (art. 7, par. 1, GDPR) ed è cancellato con l'account.

4.9 Promemoria di incasso

Funzione facoltativa, disponibile solo quando A-ESP la rende attiva e solo nel Contesto Personale. Ogni sette giorni dalla scadenza del movimento (o dalla sua data di registrazione, se non ha scadenza) A-ESP mostra all'Utente una proposta nel Servizio (un suggerimento di Komo sul web, un avviso in app su iOS e Android; nessuna notifica push) per:

• le fatture che l'Utente risulta aver inviato dalla propria casella collegata, verificato tramite la cartella «Posta inviata» del fornitore della casella;
• gli incassi registrati manualmente dall'Utente e non ancora riscossi.

Sono proposte al massimo tre nuove al giorno per Utente. La proposta cessa quando l'incasso è registrato o quando l'Utente sceglie «Non propormelo più», scelta revocabile.

Per il debitore A-ESP tratta l'indirizzo email inserito o confermato dall'Utente. Il dato non è fornito dal debitore. L'indirizzo suggerito dai destinatari della fattura inviata è calcolato al momento e non è conservato, salvo che l'Utente lo confermi o ne inserisca un altro. Per ogni promemoria A-ESP conserva l'indirizzo del debitore, la data di esclusione, la data dell'ultima proposta e il contatore delle proposte.

A-ESP prepara una bozza di email con oggetto e istruzioni predefiniti; il corpo è generato dal percorso delle bozze di email assistite dall'intelligenza artificiale (sezione 7), con mascheramento delle persone. Il messaggio non è mai inviato in automatico: parte solo dal clic esplicito dell'Utente sulla bozza visibile e modificabile, con consenso per singolo messaggio (casella mai preselezionata) e, per un destinatario mai contattato, con conferma esplicita. Il messaggio parte dalla casella collegata dell'Utente (Gmail, Outlook o SMTP non PEC), con le regole della sezione 4.4; non è mai inviato tramite PEC. Ogni invio è registrato nel registro di audit (sezione 4.4), che non contiene il corpo del messaggio.

L'indirizzo del debitore è dato di terzo ed è escluso dall'esportazione dei dati dell'account. È cancellato con il movimento, alla rimozione del promemoria e alla cancellazione dell'account.

4.10 Hub operativo di Komo: registro delle attività e promemoria rimandati

L'hub operativo di Komo sostituisce la campanella delle notifiche e raccoglie gli elementi che richiedono l'attenzione dell'Utente. Nell'hub A-ESP tratta:

• registro delle attività («Fatto di recente»): per ogni azione che l'Utente compie su un elemento dell'hub (segnarlo come pagato o fatto, rimandarlo, riattivarlo), per ogni archiviazione manuale di un documento e per ogni elemento che il Servizio risolve, A-ESP conserva il tipo di azione, l'identificativo della notifica, del documento o della scadenza a cui l'elemento si riferisce, la data e l'ora e, per il rinvio, l'istante fino al quale l'elemento è rimandato. Nei contesti Azienda e Studio è conservato anche l'identificativo del membro che ha compiuto l'azione. Il registro non contiene il testo delle email, dei messaggi di notifica né il contenuto dei documenti. Serve a mostrare all'Utente la cronologia di ciò che ha fatto e di ciò che Komo gli ha ricordato, ed è sincronizzato tra i dispositivi dell'Utente;
• promemoria rimandati («Ricordamelo più tardi»): per ogni elemento rimandato, l'identificativo dell'elemento e l'istante fino al quale è rimandato, sincronizzati tra i dispositivi dell'Utente. Il rinvio può essere al massimo di 30 giorni; il promemoria è cancellato automaticamente alla sua scadenza. Il pulsante «Ricordamelo domani» delle notifiche push rinvia l'elemento dell'hub alle 9:00 del giorno successivo senza modificare la data della scadenza.

Il trattamento è svolto per l'erogazione del Servizio (finalità 21). Il registro delle attività è conservato per 90 giorni, poi cancellato automaticamente; entrambe le categorie sono cancellate con l'account e incluse nell'esportazione dei dati (sezione 13). Nei contesti Azienda e Studio, alla cancellazione dell'account di un membro, il suo identificativo è rimosso dalle righe riferite agli altri Utenti.

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

Le finalità 7, 9 e 20 e i nuovi messaggi riguardano solo il contesto Personale. Per i trattamenti svolti nei contesti Azienda e Studio per conto dell'organizzazione cliente, finalità e basi giuridiche sono determinate dall'organizzazione cliente quale titolare (sezione 1.1).

Note sulle singole finalità.

• Invio (finalità 6). Verso i destinatari delle email inviate la base giuridica è quella dell'Utente-mittente; per i nuovi messaggi a destinatari mai contattati in precedenza, l'eventuale natura promozionale richiede il consenso preventivo del destinatario (art. 130 Codice Privacy), a carico dell'Utente.
• Inviti a terzi (finalità 10). L'invito è un solo messaggio, senza solleciti, valido 90 giorni; l'indirizzo non è usato per finalità promozionali.
• Newsletter (finalità 13). L'Utente non è mai iscritto automaticamente: l'iscrizione avviene solo con una casella di consenso facoltativa, mai preselezionata; la mancata iscrizione non ha effetti sull'uso del Servizio. Alla cancellazione dell'account l'indirizzo è rimosso dalla lista.
• Personalizzazione «Per te» (finalità 9). La personalizzazione è disattivata per impostazione predefinita e si attiva solo con un'azione esplicita dell'Utente (interruttore o pulsante «Attiva personalizzazione»), con testo informativo; il consenso è facoltativo, specifico, e revocabile in ogni momento da Impostazioni > Promozioni con la stessa facilità con cui è prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. La revoca interrompe la raccolta degli eventi e cancella quelli già raccolti; il comando «Azzera personalizzazione» cancella eventi e preferenze. Nella sola area personale A-ESP tratta lo stato delle offerte gestito dall'Utente (salvate, «non mi interessa», brand nascosti o seguiti), le preferenze espresse (categorie preferite, soglia minima di sconto) e gli eventi di interazione (apertura del dettaglio di un'offerta, selezione di «Apri offerta»), dei quali sono registrati soltanto tipo di evento, dominio del brand, categoria merceologica e data; non sono registrati il contenuto dell'email, il collegamento, il codice, gli importi né alcun riferimento all'email specifica. L'accettazione dell'informativa e dei consensi è registrata con data, versione e origine.
• Come sono ordinate le offerte. Il punteggio, calcolato a ogni richiesta e mai salvato, combina: il valore dello sconto; le preferenze dichiarate dall'Utente (applicate anche senza consenso alla personalizzazione, in quanto dati forniti direttamente dall'Utente per configurare la funzione); gli interessi dedotti dalle interazioni, solo con il consenso (peso decrescente nel tempo, solo ultimi 90 giorni, riconosciuti solo con interazioni in almeno 3 giorni distinti, contributo limitato a 10 punti su 100); la vicinanza della scadenza e la novità; i confronti storici sul brand. Ogni offerta reca la spiegazione «Perché te la mostro»; una offerta su quattro è «Da scoprire», estranea agli interessi rilevati. Tutte le offerte restano visibili: l'ordinamento non produce effetti giuridici né analoghi significativi (art. 22 GDPR non applicabile). La componente basata sulle interazioni costituisce profilazione ai sensi dell'art. 4, n. 4, GDPR ed è subordinata al consenso.
• Segnalazioni degli avvisi di Komo (finalità 15). Se l'Utente segnala che un avviso di Komo è errato, A-ESP conserva la segnalazione (riferimento al messaggio, tipo e testo dell'avviso, segnali, dominio del mittente, eventuale motivo indicato) e la fa esaminare da personale autorizzato al solo fine di migliorare l'accuratezza degli avvisi; la segnalazione è letta da persone, non è usata per addestrare modelli né modifica l'avviso. L'Utente non deve inserire nel motivo dati di terzi.
• Nessuna vendita, nessuna pubblicità. A-ESP non vende né cede a terzi dati personali né dati statistici ricavati dai dati degli Utenti, non li usa per pubblicità propria o di terzi e non li comunica ai mittenti delle offerte. A-ESP non utilizza i dati degli Utenti né i contenuti delle caselle per addestrare o perfezionare modelli di intelligenza artificiale, propri o di terzi. Non è effettuata alcuna conservazione di dati anonimizzati a fini di analisi.

6. Minimizzazione: che cosa A-ESP conserva e che cosa non conserva

A-ESP adotta un modello di minimizzazione: il corpo delle email e delle PEC, le bozze, i testi inviati, il testo OCR e l'audio non sono conservati sui server di A-ESP; sono conservati i metadati e i dati derivati elencati di seguito.

6.1 Dati che A-ESP non conserva sui propri server

• il corpo completo delle email e delle PEC: è recuperato dal provider al momento dell'apertura da parte dell'Utente e mostrato senza essere memorizzato nel database;
• le bozze di risposta e di nuovi messaggi e il testo dei messaggi inviati;
• il testo estratto dagli allegati mediante riconoscimento ottico (OCR) e i file allegati, recuperati dal provider solo a richiesta;
• l'audio della funzione vocale, elaborato in tempo reale.

6.2 Dati che A-ESP conserva sui propri server

• i metadati e i dati derivati di cui alla sezione 4.2, inclusi oggetto, mittente, destinatari, sintesi, esito dell'autenticità del mittente, raggruppamenti, rappresentazione vettoriale e indice di ricerca;
• il nome visualizzato del destinatario principale delle email inviate (sezione 4.3);
• i promemoria di incasso, con gli indirizzi dei debitori, la data di esclusione, l'ultima proposta e il contatore (sezione 4.9);
• i metadati degli allegati e le annotazioni strutturate prodotte dall'analisi automatica (senza il testo OCR);
• il testo integrale delle conversazioni con Komo, comprese le trascrizioni vocali, che possono riportare contenuti delle email, e, nelle conversazioni più lunghe, un riassunto dei messaggi meno recenti (al massimo 2.000 caratteri, uno per conversazione, non mostrato all'Utente) usato come contesto per le risposte successive, quando la funzione è attiva;
• il testo dei brief generati;
• il testo integrale dei solleciti inviati dagli Studi ai clienti finali e il registro delle opposizioni;
• contatti, movimenti, fatture, note, scadenze, eventi creati dall'Utente;
• le preferenze, lo stato delle offerte e gli eventi di interazione della funzione «Per te» e il relativo registro dei consensi;
• il profilo di stile, gli esempi e il relativo registro dei consensi, quando la funzione è attiva (sezione 4.8);
• le segnalazioni degli avvisi di Komo;
• il registro di audit degli invii, i log delle chiamate AI (sole metriche), il registro degli accessi e il registro delle accettazioni e dei consensi;
• le credenziali di accesso alle caselle, cifrate.

6.3 Dati sul dispositivo dell'Utente e nel browser

App native iOS e Android. Conservano sul dispositivo una copia del corpo delle email già aperte dall'Utente, per consentirne la consultazione rapida e non in linea. La copia è protetta e cifrata sul dispositivo (su iOS con protezione dei file «complete», su Android con la cifratura di sistema), è esclusa dai backup, scade dopo 30 giorni (con eliminazione delle voci meno recenti oltre una soglia di spazio), è cancellata integralmente al logout, non è mai ritrasmessa ai server di A-ESP e può essere disattivata dalle Impostazioni. Non sono memorizzati in questa copia i messaggi PEC, i messaggi REM e gli allegati. Nessun dato dell'Utente è incluso nei backup di Android. Il testo copiato dall'Utente negli appunti dalle app è trattato come dato sensibile: su iOS la copia scade dopo 2 minuti; su Android è marcata come sensibile e svuotata dopo circa 60 secondi.

Dettatura e lettura vocale nelle app. Nelle app la dettatura usa il riconoscimento vocale del sistema operativo eseguito sul dispositivo (su Android solo se il riconoscimento offline è disponibile) e la lettura vocale usa le sole voci di sistema locali; l'audio non è trasmesso ad A-ESP né a fornitori.

Browser. Il Servizio usa cookie e memoria locale esclusivamente tecnici, descritti nella Cookie Policy. Le immagini esterne contenute nelle email sono bloccate per impostazione predefinita e sono caricate solo se l'Utente sceglie «Mostra immagini» per quel messaggio: in tal caso il mittente del messaggio può rilevare l'apertura e l'indirizzo IP dell'Utente. Il Servizio non effettua chiamate a servizi di font o di analisi di terzi.

7. Intelligenza artificiale e pseudonimizzazione

7.1 Fornitori e usi

Le funzioni basate su modelli linguistici sono eseguite tramite Microsoft Azure AI Foundry, fornito nello Spazio economico europeo (SEE) da Microsoft Ireland Operations Limited, su una risorsa ubicata in un data center situato nello Spazio Economico Europeo. La voce con cui Komo risponde è una voce sintetica generata da intelligenza artificiale.

7.2 Pseudonimizzazione e mascheramento prima dell'invio ai fornitori

• Classificazione, estrazione e rappresentazioni vettoriali. Prima dell'invio il testo è elaborato da un componente di riconoscimento dei dati personali eseguito su infrastruttura di A-ESP, che sostituisce nomi, indirizzi, recapiti, IBAN, codici fiscali, partite IVA, date e importi con valori sostitutivi realistici (pseudonimizzazione); se il componente non è disponibile, la chiamata non è eseguita.
• Komo, bozze di email, brief e profilo di stile. I valori riconosciuti (mittente, controparte, importi, date, codici, IBAN, codice fiscale, partita IVA, indirizzi email, numeri di telefono) sono sostituiti con etichette (ad esempio «Email 1»; mascheramento con etichette). La prosa (oggetto, sintesi, nomi dei file e, per le bozze di risposta, il corpo del messaggio) è trasmessa in chiaro, salvo i valori riconosciuti: i nomi propri non riconosciuti, ad esempio nei saluti, possono quindi non essere mascherati. Una bozza che contenga ancora etichette di mascheramento non può essere inviata.
• Allegati e voce. Mistral AI SAS (Francia) riceve il contenuto originale degli allegati (PDF, immagini, Word, PowerPoint, Excel, OpenDocument e RTF) e l'audio della funzione vocale web, non pseudonimizzati, perché il riconoscimento del testo e della voce richiede il contenuto integrale; con i file Office e di testo formattato riceve anche i metadati interni del file (autore, commenti, revisioni); il trattamento avviene nell'Unione europea. I file caricati per l'elaborazione a lotti sono cancellati da A-ESP al termine dell'elaborazione, con nuovi tentativi in caso di errore.

7.3 Conservazione presso i fornitori AI

Nessun fornitore utilizza i contenuti trasmessi per addestrare i modelli. In dettaglio:

• Microsoft Azure AI Foundry: per la risorsa utilizzata Microsoft ha approvato il monitoraggio degli abusi modificato, per cui i contenuti delle richieste non sono conservati presso Microsoft.
• Google Vertex AI: nessun addestramento; conservazione temporanea secondo i termini di Google Cloud.
• Mistral AI: Mistral può conservare i contenuti fino a 30 giorni al solo fine di monitorare gli abusi, secondo i propri termini, e non li usa per l'addestramento.

7.4 Registri delle elaborazioni AI

A-ESP registra delle chiamate ai modelli esclusivamente metriche tecniche (operazione, modello, token, latenza, esito); non registra il testo inviato al modello né la risposta. Le risposte dei modelli sono conservate solo come dati del Servizio (metadati e sintesi dei messaggi, nomi dei cassetti suggeriti, conversazioni con Komo e relativo riassunto, brief) per i periodi della sezione 10; le bozze di email non sono conservate.

7.5 Decisioni automatizzate e trasparenza

La classificazione automatica dei messaggi (categoria, urgenza, scadenze, avvisi) serve a organizzare l'archivio dell'Utente e non produce effetti giuridici né effetti analoghi significativi ai sensi dell'art. 22 GDPR. Il Servizio esegue automaticamente alcune operazioni di organizzazione dell'archivio (ad esempio raggruppa messaggi sullo stesso argomento, segna come già pagato o già incassato un documento e lo archivia quando riconosce il relativo movimento: per un pagamento, una prova di pagamento come una ricevuta allegata, il cui importo corrisponde a quello dovuto; per un incasso, un documento che attesta l'accredito), e rimuove la versione superata di un evento riprogrammato. L'Utente può sempre riaprire il documento e correggere queste operazioni, che non producono effetti giuridici. Le azioni proposte da Komo e ogni invio di email richiedono sempre la conferma esplicita dell'Utente: nessuna email è inviata in modo automatico (non da processi programmati, non da conferma vocale o testuale in chat; l'invio è possibile solo dal pulsante dedicato sulla bozza visibile e modificabile). L'Utente può correggere o eliminare i dati estratti e chiedere una revisione manuale ai recapiti della sezione 16.

Ogni bozza proposta dall'intelligenza artificiale è contrassegnata nell'interfaccia dalla dicitura «Testo generato dall'IA: rileggilo e modificalo prima di inviarlo». Quando il testo proviene da una bozza generata dall'IA, i messaggi inviati tramite Gmail o SMTP (risposte e nuovi messaggi) e i nuovi messaggi inviati tramite Outlook recano un'indicazione tecnica leggibile da macchina (intestazione del messaggio) che ne segnala l'origine assistita dall'IA, in attuazione dell'art. 50, par. 2, del Regolamento (UE) 2024/1689. Le risposte inviate tramite Outlook non recano l'intestazione: per esse l'indicazione è registrata solo nel registro di audit dell'invio.

Per il dettaglio si rinvia all'«Informativa sull'uso dell'intelligenza artificiale e trasparenza».

8. Destinatari dei dati e sub-responsabili

I dati sono trattati da personale autorizzato di A-ESP e dai seguenti fornitori, che operano come responsabili o sub-responsabili del trattamento. A-ESP ha concluso con ciascun sub-responsabile un accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR, nella forma delle condizioni standard di trattamento dei dati del fornitore, che impongono obblighi equivalenti a quelli previsti dalla normativa.

Non sono sub-responsabili Google e Microsoft quali fornitori delle caselle dell'Utente (titolari autonomi) e i gestori IMAP e PEC dell'Utente. Porkbun (dominio e DNS) e GitHub (codice) non hanno accesso ai dati degli Utenti.

Fornitori non utilizzati. A-ESP non utilizza servizi di analisi statistica, di tracciamento degli errori o di assistenza clienti di terzi, processori di pagamento né fornitori di modelli di intelligenza artificiale diversi da quelli indicati nella sezione 7. In caso di introduzione di nuovi fornitori o funzioni i documenti saranno aggiornati con il preavviso della sezione 15.

Modifiche all'elenco. A-ESP comunica ogni modifica all'elenco dei sub-responsabili con 30 giorni di preavviso, via email e con avviso nel Servizio. L'Utente che si oppone può recedere senza penali entro 30 giorni dalla comunicazione. L'elenco aggiornato è riportato nell'«Elenco dei sub-responsabili».

Accesso del personale. Il personale di A-ESP accede ai dati degli Utenti solo tramite strumenti amministrativi tracciati, protetti da autenticazione con riautenticazione rafforzata (step-up) richiesta per ogni operazione amministrativa, per finalità di assistenza, sicurezza e manutenzione. I dati possono inoltre essere comunicati alle autorità competenti nei casi previsti dalla legge.

Servizi interrogati dal Servizio. Il controllo delle password compromesse (sezione 4.5) interroga il servizio Have I Been Pwned con il solo prefisso di 5 caratteri dell'impronta della password.

8-bis. Dati ottenuti tramite le API di Google e Microsoft

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use. I dati ottenuti dalle API di Google non sono usati per pubblicità, non sono venduti, non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale generalisti e sono letti da persone solo con il consenso dell'Utente per specifici messaggi, per motivi di sicurezza o per obbligo di legge.

Gli ambiti richiesti sono i seguenti. Gmail: gmail.readonly, calendar.readonly, userinfo.profile, userinfo.email; gmail.send solo quando la funzione di invio è attiva (inclusi i promemoria di incasso, sezione 4.9). Microsoft Graph: Mail.Read, Calendars.Read, User.Read, offline_access; Mail.Send solo quando la funzione di invio è attiva. Per le caselle IMAP e PEC la lettura avviene in sola lettura.

9. Trasferimenti di dati fuori dall'Unione europea

I dati persistenti sono ospitati nell'Unione europea (Neon a Francoforte; Google Cloud in europe-west1). Le elaborazioni dei modelli linguistici avvengono nel SEE (Microsoft Azure AI Foundry) e nell'Unione europea (Google Vertex AI, Mistral AI).

Alcuni fornitori sono società con sede negli Stati Uniti o appartengono a gruppi statunitensi (Google, Microsoft, Neon, Cloudflare, Resend, Apple per il servizio APNs). Per le società con sede negli Stati Uniti o loro capogruppo, eventuali trasferimenti si fondano sulla decisione di adeguatezza UE-USA (Data Privacy Framework, decisione (UE) 2023/1795) per le società certificate e, in mancanza, sulle clausole contrattuali standard (decisione (UE) 2021/914) incluse nell'accordo sul trattamento del fornitore. Per il servizio APNs di Apple Inc. il trasferimento si fonda sulle clausole contrattuali standard (decisione di esecuzione (UE) 2021/914). Per Microsoft l'eventuale accesso extra-SEE del gruppo è coperto dal Microsoft Products and Services Data Protection Addendum, che incorpora le clausole contrattuali standard, e dalla certificazione DPF di Microsoft Corporation. Non sono effettuati trasferimenti verso Paesi privi di decisione di adeguatezza diversi dagli Stati Uniti.

L'interessato può ottenere copia delle garanzie adottate scrivendo ai recapiti della sezione 16.

10. Periodo di conservazione

In caso di contenzioso, di ordine dell'autorità o di obblighi di legge, i dati necessari sono conservati per il tempo strettamente necessario, con accesso limitato. Eventuali variazioni dei periodi sono comunicate con 30 giorni di preavviso, via email e con avviso nel Servizio.

11. Misure di sicurezza

• Isolamento dei dati: Row-Level Security del database PostgreSQL applicata a ogni interrogazione nel contesto dell'Utente, comprese le tabelle degli utenti; l'applicazione opera con un ruolo di database privo di privilegi di superutente e di esenzione dalle regole di isolamento;
• cifratura delle credenziali: token OAuth cifrati; password IMAP/PEC cifrate con AES-256-GCM in cifratura a busta (chiave di cifratura delle chiavi separata dalle chiavi dei dati);
• cifratura in transito (TLS) e cifratura a riposo dei fornitori dell'infrastruttura;
• gestione dei segreti in Google Secret Manager, con permessi minimi per il servizio applicativo;
• autenticazione tramite link di accesso monouso inviato via email (valido 15 minuti) o password, con cookie di sessione non accessibile agli script; controllo delle password compromesse; riconferma dell'identità per le operazioni sensibili; revoca della sessione al logout delle app e pulizia dei dati locali;
• accesso del personale ai soli strumenti amministrativi tracciati, con riautenticazione rafforzata (step-up);
• ruoli e permessi nei contesti Azienda e Studio (il Praticante opera in sola lettura nel contesto del cliente; il Dipendente vede solo i canali e le categorie consentiti);
• misure specifiche per l'invio: destinatario della risposta determinato dal server sul mittente originale; verifica della provenienza del destinatario proposto da Komo; conferma ulteriore per i destinatari nuovi; blocco dell'invio di bozze con dati mascherati; divieto di invio da caselle PEC; prevenzione dei doppi invii; limite di frequenza per utente; registro di audit;
• blocco per impostazione predefinita dei contenuti remoti nelle email;
• log strutturati privi di contenuti delle email e delle conversazioni; verifica delle dipendenze del software nella pipeline di rilascio.

12. Revoca degli accessi alle caselle

L'Utente può in ogni momento disconnettere una casella dalla sezione «Connessioni» del Servizio. Alla disconnessione:

• per Gmail, A-ESP revoca l'autorizzazione presso Google;
• per Outlook/Microsoft 365, A-ESP elimina le credenziali; la revoca dell'autorizzazione presso Microsoft è a cura dell'Utente dal proprio account Microsoft;
• per le caselle IMAP e PEC, A-ESP elimina le credenziali; l'Utente può inoltre modificare la password presso il proprio provider;
• i documenti già indicizzati restano nell'archivio, salvo che l'Utente scelga di eliminarli.

L'Utente può revocare in qualsiasi momento le autorizzazioni anche direttamente presso i provider: Google — https://myaccount.google.com/permissions; Microsoft (account personali) — https://account.live.com/consent/Manage; Microsoft (account di lavoro o dell'istituto) — https://myapps.microsoft.com.

I permessi di invio (Gmail gmail.send, Microsoft Mail.Send) sono richiesti solo quando la funzione di invio è attiva per il tipo di casella; gli utenti che hanno collegato la casella prima dell'attivazione devono ricollegarla per concederli.

13. Diritti degli interessati

L'interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR:

A-ESP risponde entro un mese dalla richiesta, prorogabile di due mesi in caso di complessità (art. 12.3 GDPR). L'interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Terzi (mittenti, destinatari, persone citate): possono rivolgersi all'Utente titolare della casella e, per i trattamenti di cui A-ESP è titolare, ai recapiti della sezione 16. Poiché informare individualmente tali soggetti richiederebbe uno sforzo sproporzionato (art. 14, par. 5, lett. b, GDPR), l'informazione è resa con la pubblicazione della presente informativa. Clienti finali degli Studi: titolare dei loro dati è lo Studio, presso cui possono esercitare i diritti; ogni sollecito contiene un collegamento per non ricevere ulteriori comunicazioni. Membri di Azienda e Studio: titolare è l'organizzazione di appartenenza.

14. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati di account e l'autorizzazione all'accesso ad almeno una casella sono necessari per l'erogazione del Servizio. Sono facoltativi, e in loro mancanza le sole funzioni corrispondenti non sono disponibili: la funzione vocale, il brief via email, le notifiche push, i Contatti, la funzione di invio, i promemoria di incasso, le bozze generate dall'IA, il profilo di stile, la personalizzazione delle offerte, la newsletter. Il consenso esplicito al trattamento dei dati particolari (sezione 4.7) è necessario per collegare una casella; in sua mancanza la casella non può essere collegata. Il mancato consenso o la revoca dei consensi facoltativi non ha conseguenze sull'utilizzo delle altre funzioni del Servizio.

15. Modifiche all'informativa

A-ESP può modificare la presente informativa. Le modifiche sostanziali sono comunicate via email e con avviso nel Servizio con almeno 30 giorni di anticipo. La versione vigente è pubblicata su https://a-esp.io/legal/privacy; le versioni precedenti sono consultabili alla stessa pagina. L'accettazione dell'informativa è registrata con data, ora e versione.

16. Contatti

• Email: info@a-esp.io
• PEC: a-esp@pec.it
• Posta: A-ESP S.R.L., Viale Rimembranza 19/B, 20871 Vimercate (MB)
• Responsabile della protezione dei dati: non designato (sezione 1.2)

Registro delle modifiche