Termini e Condizioni di Servizio

Fornitore: A-ESP S.r.l. — sede legale in Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia — capitale sociale euro 10.000,00 interamente versato — codice fiscale, partita IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi 14874150965 — PEC a-esp@pec.it — start-up innovativa ai sensi dell'art. 25 D.L. 179/2012 — legale rappresentante: Gabriele Mari, Presidente del Consiglio di Amministrazione — sito https://a-esp.io — applicazione https://app.a-esp.io — posta elettronica: info@a-esp.io (generale), support@a-esp.io (assistenza), legal@a-esp.io (comunicazioni legali), privacy@a-esp.io (protezione dei dati), security@a-esp.io (segnalazioni di sicurezza).

I presenti Termini e Condizioni di Servizio (i «Termini») costituiscono il contratto tra A-ESP S.r.l. («A-ESP», la «Società», «noi») e l'Utente che accede al Servizio o vi si registra. L'accettazione dei Termini è condizione necessaria per la registrazione e per l'utilizzo del Servizio. I Termini sono resi disponibili prima della conclusione del contratto all'indirizzo https://a-esp.io/legal/termini, in formato riproducibile e memorizzabile, e sono trasmessi all'Utente con la conferma d'ordine.

La Parte I si applica a tutti gli Utenti. La Parte II si applica in aggiunta agli Utenti che attivano la Modalità Azienda (piano Business) o la Modalità Studio (piano Studio). Gli Allegati A e B formano parte integrante dei Termini.

Parte I – Condizioni generali applicabili a tutti gli Utenti

Articolo 1 – Definizioni

Nei presenti Termini le espressioni seguenti hanno il significato qui indicato.

• Utente: la persona fisica o giuridica che si registra al Servizio, conclude il contratto con A-ESP e utilizza il Servizio.
• Consumatore: l'Utente persona fisica che agisce per scopi estranei all'attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale eventualmente svolta (art. 3, comma 1, lett. a, D.Lgs. 206/2005, «Codice del Consumo»).
• Professionista: l'Utente che agisce nell'esercizio della propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale, ivi comprese le società, gli enti, gli studi professionali e i loro membri. Le disposizioni dei presenti Termini espressamente riservate ai Consumatori non si applicano al Professionista.
• Account: l'insieme delle credenziali, delle impostazioni, dei canali collegati e dei dati associati a un Utente all'interno del Servizio.
• Piano: il livello di servizio sottoscritto dall'Utente tra quelli indicati all'Articolo 5 (Personal, Professional, Business, Studio), con le funzioni e i limiti operativi indicati nella pagina «Piani» dell'applicazione.
• Canale: la casella di posta elettronica ordinaria (Gmail, Microsoft 365/Outlook, IMAP), la casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) o il calendario che l'Utente autorizza A-ESP a leggere.
• Contenuto dell'Utente: i messaggi, gli allegati, gli eventi di calendario e le informazioni presenti nei Canali collegati, nonché i dati, le note, i documenti, i movimenti e le annotazioni che l'Utente inserisce o genera nel Servizio.
• Provider di posta: il fornitore terzo che eroga all'Utente il servizio di posta elettronica, di PEC o di calendario (Google, Microsoft, gestori PEC accreditati AgID, altri gestori IMAP). Il Provider di posta è soggetto autonomo rispetto ad A-ESP e il relativo rapporto contrattuale intercorre direttamente tra l'Utente e il Provider di posta.
• Sub-responsabile: il fornitore terzo di cui A-ESP si avvale per l'erogazione del Servizio e che tratta dati personali per conto di A-ESP, elencato nel documento «Elenco dei sub-responsabili del trattamento».
• Komo: l'assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale integrato nel Servizio («il Segretario AI»), che consente di interrogare l'archivio in linguaggio naturale, produce brief e riepiloghi e propone azioni che l'Utente conferma.
• Modalità Azienda: l'insieme delle funzioni, abilitate dal piano Business, che consentono a più persone appartenenti alla stessa organizzazione di lavorare su un archivio condiviso di titolarità dell'organizzazione, con i ruoli Titolare, Amministratore e Dipendente, riserve e concessioni su canali e categorie.
• Modalità Studio: l'insieme delle funzioni, abilitate dal piano Studio, che consentono a uno studio professionale di gestire le posizioni dei propri clienti assistiti, con i ruoli Titolare, Collaboratore e Praticante, il collegamento in delega delle caselle dei clienti, lo scadenzario fiscale e i solleciti.
• Portale cliente: l'area di gestione dell'abbonamento erogata tramite Stripe e accessibile dalle impostazioni dell'applicazione, dalla quale l'Utente può modificare il Piano, cambiare il metodo di pagamento, consultare le fatture e disdire l'abbonamento.

Articolo 2 – Oggetto e descrizione del Servizio

2.1 Descrizione. A-ESP è una piattaforma software erogata in modalità SaaS (web app, https://app.a-esp.io) che, su autorizzazione dell'Utente, si collega in sola lettura alle caselle di posta elettronica (Gmail, Microsoft 365/Outlook, IMAP) e di Posta Elettronica Certificata (PEC) dell'Utente; legge messaggi e allegati; li classifica automaticamente tramite intelligenza artificiale in categorie documentali («cassetti»); estrae informazioni strutturate (scadenze, importi, controparti, identificativi); li organizza in un archivio unificato consultabile da un'unica dashboard; genera avvisi e promemoria sulle scadenze rilevate; calcola un indicatore di rischio economico; offre un assistente conversazionale («Komo», il Segretario AI) per interrogare l'archivio in linguaggio naturale e proporre azioni che l'Utente conferma; produce brief giornalieri e settimanali; include un Registro finanziario (fatture, saldo, movimenti); consente calendario ed eventi; nelle modalità Azienda e Studio consente a più persone della stessa organizzazione di lavorare su un archivio condiviso.

2.2 Categorie documentali. La classificazione utilizza le categorie C01 Avviso di pagamento; C02 Sanzione / multa; C03 Atto amministrativo / Pubblica Amministrazione; C04 Documenti fiscali e ricevute; C05 Contratto / accordo; C06 Azione richiesta; C08 Informazione / bassa priorità; C09 Appuntamento / convocazione; C11 Documento personale; C14 Promozioni, newsletter e spam; C15 Richiesta pre-contrattuale / contatto, oltre alle categorie personalizzate create dall'Utente.

2.3 Il Servizio NON è un servizio di conservazione digitale a norma. A-ESP non svolge attività di conservazione a norma ai sensi dell'art. 44 del CAD (D.Lgs. 82/2005) e delle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, non è conservatore accreditato e non sostituisce in alcun modo la conservazione a norma delle PEC, delle fatture elettroniche e degli altri documenti per i quali la legge impone obblighi di conservazione. L'Utente resta l'unico responsabile dell'adempimento di tali obblighi presso il proprio gestore o conservatore.

2.4 Il Servizio NON è un gestore PEC. A-ESP non è gestore di Posta Elettronica Certificata ai sensi del D.P.R. 68/2005 e non eroga alcun servizio di trasmissione, ricezione o attestazione di messaggi PEC. Le PEC producono i propri effetti giuridici con la consegna nella casella presso il gestore dell'Utente, indipendentemente dal Servizio e dal suo funzionamento. L'Utente si obbliga a continuare a consultare direttamente e regolarmente la propria casella PEC presso il gestore, secondo la periodicità imposta dalla legge e dalla diligenza professionale, senza fare affidamento esclusivo sulle notifiche di A-ESP.

2.5 Il Servizio NON fornisce consulenza professionale. A-ESP non presta consulenza fiscale, legale, contabile, finanziaria o del lavoro, non svolge attività professionali riservate e non assume alcun incarico professionale. Le classificazioni, le scadenze rilevate, gli importi estratti, l'indicatore di rischio, i brief e le risposte di Komo sono ausili informativi e organizzativi forniti «così come sono», possono contenere errori, imprecisioni od omissioni e devono essere verificati dall'Utente prima di ogni decisione rilevante. Per le decisioni fiscali, legali, contabili e finanziarie l'Utente deve rivolgersi a un professionista qualificato.

2.6 Il Servizio è in sola lettura. A-ESP non invia, non modifica, non sposta, non archivia e non cancella messaggi nelle caselle dell'Utente, non scrive sui calendari dei Provider di posta e non altera in alcun modo lo stato delle caselle collegate. Gli eventi creati tramite il Servizio restano interni ad A-ESP.

2.7 Il Servizio non compie atti per conto dell'Utente. A-ESP non effettua pagamenti, non dispone bonifici, non presenta dichiarazioni, non invia comunicazioni a terzi e non compie alcun atto giuridico in nome o per conto dell'Utente. Ogni adempimento resta di esclusiva competenza dell'Utente.

Articolo 3 – Requisiti, registrazione e Account

3.1 Maggiore età. Il Servizio è riservato alle persone fisiche maggiorenni. La registrazione di minori di diciotto anni non è consentita. Qualora A-ESP venga a conoscenza della registrazione di un minore, l'Account è chiuso e i dati sono cancellati.

3.2 Veridicità dei dati. L'Utente garantisce che i dati forniti in fase di registrazione e di acquisto (identificativi, di contatto e di fatturazione) sono veritieri, completi e aggiornati, e si impegna ad aggiornarli tempestivamente in caso di variazione. A-ESP può sospendere l'Account in caso di dati manifestamente falsi o non verificabili.

3.3 Metodi di accesso. L'accesso all'Account avviene tramite link magico o codice monouso inviato all'indirizzo email dell'Account; l'Utente può inoltre impostare una password, collegare l'accesso con Google, collegare un numero di telefono con codice via SMS o registrare una passkey, quando tali metodi sono attivi nell'applicazione. Per le operazioni sensibili è richiesta una verifica aggiuntiva. Le sessioni attive sono consultabili e revocabili dalla pagina «Sessioni attive».

3.4 Custodia delle credenziali. L'Utente è responsabile della custodia delle proprie credenziali, dei dispositivi di accesso e delle sessioni aperte, e risponde delle attività compiute tramite il proprio Account. L'Utente deve comunicare senza ritardo a security@a-esp.io ogni accesso non autorizzato, sospetto o perdita di controllo delle credenziali, e revocare le sessioni compromesse.

3.5 Un Account per persona. L'Account è personale e non cedibile. È vietato condividere le credenziali con terzi o consentire l'uso dell'Account a persone diverse dal titolare. Ogni persona che deve accedere al Servizio deve disporre di un proprio Account; nelle Modalità Azienda e Studio ciò avviene tramite invito.

3.6 Account aziendali e di studio. Quando l'Account è aperto nell'interesse di una società, di un ente o di uno studio professionale, la persona fisica che effettua la registrazione dichiara di avere il potere di obbligare l'organizzazione e conclude il contratto in nome e per conto di essa; l'organizzazione è la parte contrattuale e l'Utente ai sensi dei presenti Termini. Si applicano in aggiunta le disposizioni della Parte II.

Articolo 4 – Collegamento delle caselle e autorizzazioni

4.1 Autorizzazione dell'Utente. Il collegamento di ciascun Canale avviene esclusivamente su iniziativa e autorizzazione dell'Utente, canale per canale. In assenza di collegamento, il Servizio non accede ad alcuna casella.

4.2 Modalità tecniche. Per Gmail e Google Calendar il collegamento avviene tramite OAuth 2.0 con ambiti di sola lettura (gmail.readonly, calendar.readonly, userinfo.email); per Microsoft 365/Outlook tramite OAuth 2.0 con permessi delegati Mail.Read, Calendars.Read, User.Read, offline_access. Per le caselle PEC e per gli altri provider il collegamento avviene tramite IMAP su connessione cifrata IMAPS (porta 993) con comando EXAMINE, che apre la casella in sola lettura e non modifica lo stato dei messaggi né il flag di lettura. A-ESP non richiede in nessun caso permessi di scrittura, invio, spostamento o cancellazione.

4.3 Custodia delle credenziali dei Canali. Le credenziali IMAP/PEC fornite dall'Utente sono conservate cifrate con cifratura a busta (envelope encryption) AES-256-GCM e i token OAuth sono conservati cifrati, con chiavi custodite in un servizio dedicato di gestione dei segreti. Le credenziali sono utilizzate esclusivamente per la sincronizzazione del Canale.

4.4 Ambito della lettura. La prima sincronizzazione legge i messaggi dei dieci giorni precedenti; successivamente la lettura avviene in continuo sui nuovi messaggi. Sono letti anche i messaggi inviati dall'Utente presenti nella casella. Dei calendari collegati sono letti i soli eventi, che non vengono conservati da A-ESP.

4.5 Garanzia dell'Utente sul diritto di collegare la casella. L'Utente garantisce di avere il diritto di autorizzare A-ESP alla lettura di ciascun Canale collegato e di aver assolto ogni adempimento necessario nei confronti dei terzi interessati. In particolare: (a) le caselle aziendali possono essere collegate solo dal titolare dell'organizzazione o con la sua autorizzazione, nel rispetto della normativa sui controlli a distanza e sulla protezione dei dati dei lavoratori; (b) le caselle intestate a terzi possono essere collegate solo con il consenso o su mandato del terzo; (c) le caselle PEC dei clienti possono essere collegate esclusivamente dagli Utenti in Modalità Studio, in presenza di un mandato o di una delega scritta del cliente, secondo la Parte II. A-ESP non verifica e non è in grado di verificare la sussistenza di tali titoli e fa affidamento sulla dichiarazione dell'Utente.

4.6 Revoca. L'Utente può scollegare un Canale in qualsiasi momento dall'applicazione e, per i collegamenti OAuth, revocare l'autorizzazione anche dal pannello del proprio Provider di posta. Lo scollegamento comporta la cessazione immediata della lettura, la cancellazione delle credenziali del Canale e la cancellazione dei documenti provenienti da quel Canale.

Articolo 5 – Piani, prezzi, pagamenti e fatturazione

5.1 Piani e prezzi. Il Servizio è offerto nei Piani seguenti, acquistabili dal 30 settembre 2026.

5.2 IVA e ciclo di fatturazione. I prezzi esposti ai Consumatori sono comprensivi di IVA; i prezzi esposti ai Professionisti e alle imprese sono al netto dell'IVA, che è applicata nella misura di legge (aliquota ordinaria 22%). Il ciclo di fatturazione è mensile o annuale a scelta dell'Utente; il prezzo annuale è indicato nella pagina «Piani» dell'applicazione. Gli eventuali periodi di prova gratuiti e i limiti operativi di ciascun Piano (numero di caselle collegabili, membri del team, clienti dello studio) sono indicati nella medesima pagina al momento dell'acquisto e formano parte del contratto.

5.3 Pagamenti. I pagamenti sono gestiti tramite Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublino, Irlanda) con Stripe Checkout e Portale cliente. A-ESP è il venditore del Servizio e la controparte contrattuale dell'Utente. A-ESP non conserva i numeri completi delle carte di pagamento: conserva unicamente l'identificativo cliente Stripe, le ultime quattro cifre e la data di scadenza della carta. L'Utente autorizza l'addebito ricorrente sul metodo di pagamento indicato per l'intera durata dell'abbonamento, sino a disdetta.

5.4 Fatturazione elettronica. Per ogni pagamento A-ESP emette fattura elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SDI). L'Utente deve fornire i dati di fatturazione richiesti: denominazione o nome e cognome, indirizzo, partita IVA e codice destinatario o indirizzo PEC per i Professionisti e le imprese; nome, cognome, indirizzo e codice fiscale per i Consumatori. La fattura è resa disponibile nel Portale cliente; ai Consumatori A-ESP consegna in ogni caso copia della fattura in formato PDF, fermo restando che l'originale è consultabile nell'area riservata dell'Agenzia delle Entrate. L'Utente è responsabile dell'esattezza dei dati comunicati; le note di variazione per dati errati forniti dall'Utente sono emesse su richiesta e a cura di A-ESP entro i termini di legge.

5.5 Mancato pagamento. In caso di insuccesso dell'addebito A-ESP ne dà avviso all'Utente via email e ritenta l'addebito. Decorsi 7 giorni dalla scadenza senza pagamento, il Servizio è sospeso; per i successivi 30 giorni l'Account resta accessibile in sola lettura, con possibilità di consultare ed esportare l'archivio ma non di sincronizzare nuovi messaggi né di utilizzare le funzioni AI. Decorso tale termine senza regolarizzazione, A-ESP chiude l'Account, dandone comunicazione all'Utente con almeno 15 giorni di preavviso e consentendo in tale periodo l'esportazione dei dati. Restano fermi il diritto di A-ESP al pagamento dei corrispettivi maturati e gli interessi di mora di legge nei rapporti con i Professionisti (D.Lgs. 231/2002).

Articolo 6 – Durata, rinnovo automatico e disdetta

6.1 Durata. Il contratto ha la durata del periodo di fatturazione scelto (mensile o annuale) e decorre dalla conclusione dell'ordine.

6.2 Rinnovo tacito. Alla scadenza l'abbonamento si rinnova tacitamente per un periodo uguale a quello iniziale, al prezzo in vigore al momento del rinnovo, salvo disdetta. L'informazione sul rinnovo automatico, sulla sua periodicità e sull'importo è fornita all'Utente prima della conclusione dell'ordine e ripetuta nella conferma d'ordine.

6.3 Disdetta. L'Utente può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento, senza costi e senza motivazione, dal Portale cliente accessibile dalle impostazioni dell'applicazione. La disdetta ha effetto dalla fine del periodo già pagato: fino a tale data il Servizio resta pienamente disponibile e non è dovuto alcun rimborso per la frazione di periodo non utilizzata, fermo restando quanto previsto dall'Articolo 7 per il diritto di recesso del Consumatore e dall'Articolo 13.3 per l'indisponibilità del Servizio.

6.4 Promemoria per gli abbonamenti annuali. Per gli abbonamenti con ciclo annuale A-ESP invia all'Utente, almeno 30 giorni prima della data di rinnovo, un promemoria via email con l'indicazione della data del rinnovo, dell'importo che sarà addebitato e delle istruzioni per disdire (art. 1, comma 3, della legge 24 dicembre 2007 n. 244).

6.5 Modifiche di prezzo. A-ESP può modificare i prezzi dandone comunicazione all'Utente via email e con avviso in app con almeno 30 giorni di preavviso rispetto alla data di efficacia. Il nuovo prezzo si applica a partire dal primo rinnovo successivo alla scadenza del preavviso. L'Utente che non intende accettare la modifica può disdire l'abbonamento entro tale termine, con effetto dalla data di efficacia della modifica e senza alcun onere; in mancanza di disdetta la modifica si intende accettata. Le riduzioni di prezzo e l'introduzione di funzioni aggiuntive senza aumento di corrispettivo non richiedono preavviso.

Articolo 7 – Diritto di recesso del Consumatore

7.1 Termine. L'Utente Consumatore ha diritto di recedere dal contratto, senza dovere fornire alcuna motivazione e senza penalità, entro 14 giorni dalla data di conclusione del contratto (art. 52 del Codice del Consumo).

7.2 Esecuzione immediata richiesta dal Consumatore. Poiché il Servizio è fruibile immediatamente, in fase di ordine il Consumatore, con una casella di spunta distinta e non preselezionata, può chiedere espressamente ad A-ESP di iniziare l'esecuzione del Servizio durante il periodo di recesso, prestando il proprio consenso espresso e accettando di perdere il diritto di recesso una volta che il Servizio sia stato interamente eseguito (art. 50, comma 3, del Codice del Consumo). La richiesta e l'accettazione sono confermate nella conferma d'ordine. In mancanza di tale richiesta, l'esecuzione del Servizio inizia alla scadenza del periodo di recesso, salvo che il Consumatore la richieda successivamente per iscritto.

7.3 Importo proporzionale. Se il Consumatore esercita il recesso dopo avere richiesto l'esecuzione immediata, è tenuto a corrispondere ad A-ESP un importo proporzionale a quanto fornito fino al momento della comunicazione del recesso, calcolato sul prezzo totale pattuito e rapportato alla durata del periodo di fatturazione (art. 57, comma 3, del Codice del Consumo).

7.4 Perdita del diritto di recesso. Il Consumatore perde il diritto di recesso quando il Servizio è stato interamente eseguito nel corso del periodo di recesso, se l'esecuzione è iniziata con il suo previo consenso espresso e con la sua accettazione della perdita del diritto di recesso a seguito della piena esecuzione (art. 59, comma 1, lett. a, del Codice del Consumo). Tale situazione ricorre quando l'intero periodo di fatturazione acquistato si esaurisce entro i 14 giorni; negli altri casi il Consumatore conserva il diritto di recesso, fermo l'importo proporzionale di cui al punto 7.3.

7.5 Modalità di esercizio. Il recesso si esercita con una dichiarazione esplicita, inviata prima della scadenza del termine, a legal@a-esp.io oppure per posta raccomandata a A-ESP S.r.l., Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB). Il Consumatore può utilizzare il modulo tipo di recesso riportato nell'Allegato A, senza esservi obbligato. L'onere della prova dell'esercizio del recesso è a carico del Consumatore. A-ESP conferma senza ritardo la ricezione della comunicazione su supporto durevole.

7.6 Rimborso. A-ESP rimborsa al Consumatore tutti i pagamenti ricevuti, detratto l'importo proporzionale di cui al punto 7.3, entro 14 giorni dal giorno in cui è stata informata del recesso, utilizzando lo stesso mezzo di pagamento impiegato per la transazione iniziale, salvo diverso accordo espresso e comunque senza costi per il Consumatore.

7.7 Effetti sull'Account. Con il recesso cessa l'accesso alle funzioni del Piano acquistato; i dati dell'Utente restano trattati secondo l'Articolo 14 e la «Politica di conservazione dei dati».

Articolo 8 – Garanzia legale di conformità per i Consumatori

8.1 Ambito. Il presente Articolo si applica ai soli Utenti Consumatori e attua gli artt. 135-octies e seguenti del Codice del Consumo, introdotti dal D.Lgs. 173/2021 in materia di contratti di fornitura di contenuti e servizi digitali.

8.2 Conformità. A-ESP fornisce il Servizio conforme al contratto: conforme alla descrizione, alla quantità, alla qualità, alla funzionalità, alla compatibilità e all'interoperabilità previste dal contratto, e idoneo agli scopi per i quali si utilizzano servizi digitali dello stesso tipo, tenuto conto delle dichiarazioni pubbliche di A-ESP. Poiché il Servizio è fornito in modo continuativo per l'intera durata dell'abbonamento, A-ESP risponde di ogni difetto di conformità che si manifesti nel periodo di durata del contratto (art. 135-terdecies, comma 2).

8.3 Aggiornamenti. A-ESP fornisce al Consumatore gli aggiornamenti, compresi quelli di sicurezza, necessari a mantenere il Servizio conforme per l'intera durata del contratto, e ne dà informazione (art. 135-decies, comma 2). Il Consumatore è informato che il mancato utilizzo del browser aggiornato o il rifiuto di aggiornamenti necessari può pregiudicare la conformità del Servizio.

8.4 Rimedi. In caso di difetto di conformità il Consumatore ha diritto al ripristino della conformità del Servizio senza spese, entro un termine ragionevole dalla segnalazione e senza notevoli inconvenienti; ove il ripristino sia impossibile, sproporzionato, non effettuato entro un termine ragionevole o comporti notevoli inconvenienti, ovvero il difetto sia grave, il Consumatore ha diritto a una riduzione proporzionale del prezzo o alla risoluzione del contratto, con rimborso delle somme corrispondenti al periodo in cui il Servizio non è stato conforme (artt. 135-sexiesdecies e seguenti). Le segnalazioni si inviano a support@a-esp.io.

8.5 Modifiche del Servizio. A-ESP può modificare il Servizio oltre quanto necessario a mantenerne la conformità solo se il contratto lo consente e per un motivo valido, senza costi aggiuntivi e informando il Consumatore. Se la modifica incide negativamente e non in modo trascurabile sull'accesso o sull'utilizzo del Servizio, il Consumatore ne è informato con almeno 30 giorni di preavviso su supporto durevole e può risolvere il contratto senza costi entro 30 giorni dalla ricezione dell'informazione o dal momento della modifica, se successivo (art. 135-vicies semel).

8.6 Rapporto con il diritto di recesso. I rimedi del presente Articolo si aggiungono e non si sostituiscono al diritto di recesso di cui all'Articolo 7 e agli altri diritti riconosciuti al Consumatore da norme inderogabili.

Articolo 9 – Intelligenza artificiale: natura, limiti e responsabilità

9.1 Uso dell'intelligenza artificiale. Il Servizio impiega sistemi di intelligenza artificiale di fornitori terzi per: la classificazione dei messaggi nelle categorie documentali; l'estrazione di informazioni strutturate (scadenze, importi, controparti, identificativi, codici tributo, IBAN di pagamento); la generazione di sintesi testuali; il calcolo dell'indicatore di rischio economico; la ricerca semantica; il funzionamento di Komo, dei brief e dei riepiloghi; l'OCR degli allegati e, quando attivate, le funzioni vocali. I fornitori, le funzioni, le sedi di elaborazione e le garanzie applicabili sono descritti nell'«Informativa sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale» e nell'«Elenco dei sub-responsabili del trattamento».

9.2 Fornitura «così come sono». Le classificazioni, le scadenze rilevate, gli importi, i riepiloghi, l'indicatore di rischio, i brief e le risposte di Komo sono generati automaticamente e sono forniti «così come sono». Possono contenere errori, imprecisioni, omissioni, duplicazioni o attribuzioni errate; possono non rilevare una scadenza esistente o rilevarne una inesistente; possono attribuire un documento a una categoria non corretta. A-ESP non garantisce l'esattezza, la completezza o l'esaustività dei risultati generati automaticamente.

9.3 Obbligo di verifica dell'Utente. L'Utente si obbliga a verificare, prima di ogni decisione o adempimento rilevante — in particolare pagamenti, ricorsi, impugnazioni, dichiarazioni fiscali e comunicazioni a pubbliche amministrazioni — il contenuto originale del messaggio o del documento presso il Provider di posta e presso l'ente emittente, senza fare affidamento esclusivo sulle informazioni estratte dal Servizio. L'indicatore di rischio economico è una stima informativa e non un calcolo ufficiale di sanzioni, interessi o penalità.

9.4 Assenza di decisioni automatizzate con effetti giuridici. Il Servizio non adotta decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici sull'Utente o che incidano su di lui in modo analogamente significativo ai sensi dell'art. 22 GDPR. Le classificazioni e le stime sono correggibili dall'Utente in qualsiasi momento.

9.5 Azioni proposte da Komo. Komo non compie autonomamente operazioni che modificano i dati: ogni azione (archiviazione, gestione delle scadenze, creazione, modifica o cancellazione di eventi interni, registrazione di movimenti, condivisioni, note, promemoria) è presentata come proposta e richiede la conferma esplicita dell'Utente.

9.6 Automazioni reversibili. Il Servizio esegue senza conferma preventiva un numero limitato di automazioni, sempre reversibili dall'Utente: l'archiviazione automatica di un documento riconosciuto come pagamento già eseguito o incasso ricevuto, con la registrazione del relativo movimento di cassa; la chiusura automatica delle scadenze collegate a un documento archiviato; la rimozione dal calendario di un evento riprogrammato, con notifica all'Utente. Ogni risultato può essere corretto o ripristinato dall'Utente.

9.7 Trasparenza ai sensi dell'AI Act. In attuazione dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act), A-ESP informa l'Utente che: Komo è un sistema di intelligenza artificiale e non una persona fisica; la voce eventualmente utilizzata nella funzione vocale è una voce sintetica di prodotto e non riproduce la voce di alcuna persona reale; le classificazioni, le sintesi, i brief e i riepiloghi sono generati automaticamente. Tali informazioni sono rese anche nell'interfaccia del Servizio. Il Servizio non rientra tra i sistemi di intelligenza artificiale ad alto rischio di cui all'Allegato III dell'AI Act.

9.8 Rinvio. Per la descrizione completa dei modelli impiegati, delle misure di pseudonimizzazione applicate prima dell'invio ai fornitori, dei limiti noti e dei diritti dell'Utente si rinvia all'«Informativa sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale» e all'«Informativa sul trattamento dei dati personali».

Articolo 10 – PEC: avvertenze specifiche

10.1 Rinvio. Il collegamento di una casella PEC è disciplinato, oltre che dai presenti Termini, dall'«Informativa sull'integrazione PEC», che l'Utente dichiara di avere letto prima del collegamento.

10.2 Ritardo di sincronizzazione. La sincronizzazione delle caselle PEC è continuativa ma non istantanea. Tra la consegna di un messaggio nella casella presso il gestore e la sua comparsa nel Servizio può intercorrere un intervallo di tempo, che può prolungarsi in caso di indisponibilità del gestore, di errore delle credenziali, di scadenza della password della casella o di malfunzionamento del Servizio. Il Servizio non garantisce la notifica in tempo reale né la notifica di ogni singolo messaggio.

10.3 Obbligo di consultazione diretta. L'Utente resta obbligato a consultare direttamente e regolarmente la propria casella PEC presso il gestore. La consultazione del Servizio non sostituisce e non equivale alla consultazione della casella PEC.

10.4 Nessuna conservazione a norma e valore probatorio. A-ESP non conserva i messaggi PEC né le relative ricevute di accettazione e consegna in modalità idonea a garantirne il valore probatorio. Il valore legale e probatorio del messaggio PEC, delle ricevute e dei riferimenti temporali resta integralmente presso il gestore PEC dell'Utente, secondo il D.P.R. 68/2005 e il CAD. L'Utente è tenuto a organizzare autonomamente la conservazione a norma dei messaggi PEC rilevanti.

10.5 Decorrenza dei termini. I termini processuali, amministrativi e fiscali decorrono dagli eventi attestati dal gestore PEC e non dalla comparsa del messaggio nel Servizio né dall'invio di una notifica da parte di A-ESP.

Articolo 11 – Obblighi e divieti dell'Utente

11.1 L'Utente si obbliga a utilizzare il Servizio nel rispetto della legge, dei presenti Termini e dei diritti dei terzi, e a mantenere aggiornati i propri dati.

11.2 È in particolare vietato all'Utente:

1. utilizzare il Servizio per finalità illecite, fraudolente o lesive di diritti altrui;
2. collegare Canali per i quali non dispone del diritto o del mandato di cui all'Articolo 4.5, o utilizzare il Servizio per accedere alla corrispondenza altrui senza titolo;
3. condividere le proprie credenziali o consentire a terzi l'uso del proprio Account;
4. tentare di accedere senza autorizzazione ai sistemi, ai dati di altri utenti o alle componenti dell'infrastruttura, eludere i limiti dei Piani, le misure di sicurezza o l'isolamento tra utenti;
5. decompilare, disassemblare, sottoporre a ingegneria inversa, copiare, modificare o creare opere derivate del software, salvo nei limiti inderogabili dell'art. 64-quater della legge 22 aprile 1941 n. 633;
6. utilizzare robot, scraper, crawler o strumenti automatizzati per accedere al Servizio o estrarne dati in modo massivo, se non tramite le interfacce messe a disposizione da A-ESP;
7. sottoporre al Servizio, tramite le caselle collegate, contenuti illeciti allo scopo di farli elaborare, ovvero utilizzare il Servizio per attività di sorveglianza illecita di lavoratori o di terzi;
8. rivendere, sublicenziare, noleggiare o mettere altrimenti a disposizione di terzi il Servizio, salvo l'utilizzo nell'ambito della Modalità Azienda o della Modalità Studio secondo la Parte II;
9. compiere azioni che compromettano la stabilità, la sicurezza o l'integrità del Servizio, ivi compresi tentativi di sovraccarico, invio di codice malevolo e interferenze con le misure di limitazione del traffico.

11.3 L'Utente segnala le vulnerabilità di sicurezza eventualmente riscontrate a security@a-esp.io, astenendosi da attività che possano danneggiare il Servizio o i dati di altri utenti. A-ESP prende in carico le segnalazioni entro 3 giorni lavorativi.

11.4 La violazione degli obblighi del presente Articolo legittima A-ESP a sospendere o chiudere l'Account secondo l'Articolo 14.

Articolo 12 – Proprietà intellettuale e licenza

12.1 Diritti di A-ESP. Il software, il codice sorgente e oggetto, l'architettura, le interfacce, la grafica, i testi, i marchi «A-ESP» e «Komo», i nomi a dominio, la documentazione, i modelli di classificazione, i prompt, i criteri di estrazione e ogni altro elemento del Servizio sono di titolarità esclusiva di A-ESP S.r.l. o dei suoi licenzianti e sono protetti dalla legge sul diritto d'autore e dalla normativa sulla proprietà industriale. Nessuna disposizione dei presenti Termini trasferisce all'Utente diritti di proprietà su tali elementi.

12.2 Licenza d'uso. A-ESP concede all'Utente, per la durata del contratto e a fronte del pagamento dei corrispettivi dovuti, una licenza d'uso del Servizio limitata, non esclusiva, non trasferibile, non sublicenziabile e revocabile, per le finalità interne dell'Utente e nei limiti del Piano sottoscritto.

12.3 Contenuto dell'Utente. Il Contenuto dell'Utente resta di titolarità esclusiva dell'Utente o dei rispettivi aventi diritto. A-ESP non acquista alcun diritto di proprietà su di esso.

12.4 Licenza a favore di A-ESP. L'Utente concede ad A-ESP una licenza limitata, non esclusiva, gratuita e revocabile di accedere al Contenuto dell'Utente, elaborarlo, copiarlo temporaneamente in memoria, indicizzarlo e trasmetterlo ai Sub-responsabili, esclusivamente nella misura necessaria a erogare il Servizio e le funzioni richieste dall'Utente. La licenza cessa con la revoca dell'autorizzazione al Canale, con la cancellazione del contenuto o con la cessazione del contratto.

12.5 Divieto di addestramento. A-ESP non utilizza il Contenuto dell'Utente, né lo mette a disposizione di terzi, per l'addestramento, il perfezionamento o la valutazione di modelli di intelligenza artificiale, propri o altrui. I fornitori di modelli non conservano i dati trasmessi oltre il tempo dell'elaborazione e non li utilizzano per l'addestramento, secondo le garanzie descritte nell'«Informativa sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale».

12.6 Suggerimenti. I suggerimenti, le segnalazioni di errore e le proposte di miglioramento che l'Utente comunica volontariamente ad A-ESP possono essere utilizzati liberamente da A-ESP per sviluppare e migliorare il Servizio, senza obbligo di compenso e senza limiti di tempo o di territorio, fermo restando che essi non devono contenere informazioni riservate di terzi.

Articolo 13 – Disponibilità del Servizio

13.1 Obiettivo di disponibilità. A-ESP persegue un obiettivo di disponibilità mensile del Servizio pari al 99%, calcolato su base mensile solare ed esclusi i periodi di manutenzione programmata. La manutenzione programmata è comunicata con almeno 48 ore di preavviso via email o con avviso in app ed è di norma collocata in fasce di minore utilizzo.

13.2 Cause di indisponibilità. Il Servizio può risultare temporaneamente indisponibile o degradato per manutenzione, interventi correttivi urgenti, guasti dell'infrastruttura, indisponibilità o modifiche unilaterali delle interfacce dei Provider di posta, indisponibilità o limiti di capacità dei fornitori di intelligenza artificiale, attacchi informatici, provvedimenti dell'autorità e cause di forza maggiore.

13.3 Rimborso proporzionale. Per i Piani a pagamento, qualora si verifichi un'indisponibilità totale del Servizio imputabile ad A-ESP di durata superiore a 24 ore consecutive, l'Utente ha diritto, su richiesta da inviare a support@a-esp.io entro 30 giorni dall'evento, a un rimborso proporzionale del canone corrispondente ai giorni di indisponibilità, accreditato sul metodo di pagamento o riconosciuto come sconto sul periodo successivo a scelta dell'Utente. Restano impregiudicati i diritti del Consumatore di cui all'Articolo 8.

13.4 Dipendenze da terzi. Il funzionamento del Servizio dipende dalla disponibilità e dalle politiche dei Provider di posta e dei fornitori di intelligenza artificiale, che sono soggetti autonomi rispetto ad A-ESP. La sospensione, la limitazione o la modifica dei loro servizi può incidere sulle funzioni di A-ESP; in tal caso A-ESP si adopera per ripristinare la funzionalità o per adottare soluzioni alternative e ne informa l'Utente.

13.5 Assistenza. L'assistenza è erogata via email a support@a-esp.io dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00, con risposta entro 2 giorni lavorativi.

Articolo 14 – Sospensione e chiusura dell'Account

14.1 Recesso dell'Utente. L'Utente può chiudere il proprio Account in qualsiasi momento da Impostazioni → Account → «Elimina account» oppure scrivendo a privacy@a-esp.io. La chiusura dell'Account non dà diritto al rimborso del periodo già pagato, fatti salvi l'Articolo 7 e l'Articolo 13.3.

14.2 Sospensione da parte di A-ESP. A-ESP può sospendere l'accesso al Servizio, in tutto o in parte, in caso di: (a) mancato pagamento secondo l'Articolo 5.5; (b) violazione degli obblighi dell'Articolo 11; (c) fondato sospetto di accesso non autorizzato all'Account o di uso fraudolento; (d) rischio concreto per la sicurezza, l'integrità o la disponibilità del Servizio o dei dati di altri utenti; (e) ordine dell'autorità giudiziaria o amministrativa. Salvo che ricorra un pericolo imminente o un obbligo di legge, la sospensione è preceduta da un avviso con l'indicazione del motivo e, ove la violazione sia sanabile, di un termine non inferiore a 7 giorni per rimediare.

14.3 Risoluzione. A-ESP può risolvere il contratto con preavviso di 30 giorni per giusta causa e, ai sensi dell'art. 1456 c.c., con effetto immediato in caso di violazione grave degli obblighi di cui agli Articoli 3.5, 4.5, 11.2 numeri 1, 2, 4, 7 e 8, o di mancata regolarizzazione del pagamento nei termini dell'Articolo 5.5.

14.4 Effetti. Alla cessazione del contratto, per qualunque causa: l'Account è disattivato e cessa l'accesso alle funzioni del Servizio; cessa la lettura dei Canali e le relative credenziali e token sono cancellati; l'Utente dispone di 30 giorni dalla richiesta di chiusura o dalla comunicazione di A-ESP per esportare i propri dati in formato JSON/CSV da Impostazioni → Account → «Esporta i miei dati» oppure scrivendo a privacy@a-esp.io; entro lo stesso termine l'Utente può annullare la propria richiesta di chiusura e riattivare l'Account.

14.5 Cancellazione dei dati. I dati dell'Utente sono cancellati in via definitiva entro 30 giorni dalla richiesta di chiusura o dalla cessazione del contratto, secondo la «Politica di conservazione dei dati». Restano conservati per il tempo previsto dalla legge i dati di fatturazione e le scritture contabili (dieci anni, art. 2220 c.c.) e i log di sicurezza e autenticazione (dodici mesi). I dati cancellati escono dalle copie di backup entro 30 giorni.

Articolo 15 – Garanzie e limitazione di responsabilità

15.1 Verso i Consumatori. Nei confronti dell'Utente Consumatore si applicano integralmente la garanzia legale di conformità di cui all'Articolo 8 e le norme inderogabili del Codice del Consumo e del codice civile. Nessuna disposizione dei presenti Termini esclude o limita la responsabilità di A-ESP verso il Consumatore in misura vietata dalla legge; le clausole del presente Articolo si applicano al Consumatore soltanto nei limiti in cui non determinino un significativo squilibrio ai sensi degli artt. 33 e 36 del Codice del Consumo.

15.2 Limiti inderogabili per tutti gli Utenti. In nessun caso sono esclusi o limitati la responsabilità per dolo o colpa grave, la responsabilità per morte o lesioni personali e la responsabilità che la legge non consente di limitare.

15.3 Verso i Professionisti — danni indiretti. Nei confronti dell'Utente Professionista, A-ESP non risponde dei danni indiretti e consequenziali, del lucro cessante, della perdita di occasioni commerciali, della perdita di avviamento o di reputazione, dei costi di sostituzione del Servizio e della perdita o alterazione di dati che l'Utente non abbia conservato altrove, salvo dolo o colpa grave.

15.4 Verso i Professionisti — massimale. Nei confronti dell'Utente Professionista, la responsabilità complessiva di A-ESP per tutte le pretese comunque connesse al Servizio e maturate in un medesimo anno solare non può eccedere l'importo dei corrispettivi effettivamente pagati dall'Utente ad A-ESP nei 12 mesi precedenti il fatto generatore del danno, salvo dolo o colpa grave.

15.5 Esclusioni specifiche. Fermi i limiti di cui ai punti 15.1 e 15.2, A-ESP non risponde:

1. delle sanzioni, degli interessi, delle decadenze, delle preclusioni e di ogni altra conseguenza pregiudizievole derivanti dal mancato o tardivo adempimento di scadenze fiscali, amministrative, contrattuali o processuali da parte dell'Utente, anche quando la scadenza non sia stata rilevata dal Servizio, sia stata rilevata in modo errato o la relativa notifica non sia stata inviata o ricevuta;
2. degli errori, delle omissioni e delle imprecisioni delle classificazioni, delle estrazioni, delle sintesi, dell'indicatore di rischio e delle risposte generate dai sistemi di intelligenza artificiale, nei termini dell'Articolo 9;
3. dell'indisponibilità, del malfunzionamento, della modifica unilaterale o della cessazione dei servizi dei Provider di posta, dei fornitori di intelligenza artificiale e degli altri fornitori terzi, quando non imputabili ad A-ESP;
4. della perdita, della cancellazione o dell'alterazione di messaggi, allegati o dati avvenute presso il Provider di posta o comunque al di fuori dei sistemi di A-ESP, ivi compresa la cancellazione di un messaggio dalla casella dell'Utente, che comporta la corrispondente rimozione del documento dal Servizio;
5. delle conseguenze dell'inosservanza da parte dell'Utente degli obblighi di verifica di cui all'Articolo 9.3 e di consultazione della PEC di cui all'Articolo 10.3.

15.6 Natura del Servizio. L'Utente riconosce che il Servizio è uno strumento di supporto organizzativo e informativo e che l'archivio di A-ESP non costituisce copia autentica, né archivio a norma, né sostituto della documentazione originale, che l'Utente deve conservare autonomamente.

Articolo 16 – Manleva dell'Utente Professionista

L'Utente Professionista manleva e tiene indenne A-ESP, i suoi amministratori e i suoi collaboratori da ogni pretesa, azione, contestazione, sanzione, danno, costo e spesa, comprese le ragionevoli spese legali, avanzati da terzi — ivi compresi i dipendenti, i collaboratori, i clienti e le controparti dell'Utente, nonché le autorità di controllo — e derivanti da: (a) la violazione dei presenti Termini o della legge da parte dell'Utente; (b) il collegamento di Canali in assenza del diritto, del consenso, dell'informativa o del mandato di cui all'Articolo 4.5 e alla Parte II; (c) l'uso del Servizio per finalità illecite o lesive di diritti di terzi; (d) il contenuto immesso o reso accessibile dall'Utente. A-ESP informa senza ritardo l'Utente della pretesa e gli consente di partecipare alla difesa; l'Utente non transige in modo che comporti obblighi o ammissioni a carico di A-ESP senza il consenso scritto di quest'ultima.

Articolo 17 – Modifiche dei Termini

17.1 A-ESP può modificare i presenti Termini per esigenze organizzative, tecniche, economiche o normative. Le modifiche sono comunicate all'Utente via email all'indirizzo dell'Account e con avviso in app con almeno 30 giorni di preavviso rispetto alla data di efficacia, indicando le clausole modificate e rendendo disponibile il testo aggiornato.

17.2 L'Utente che non intende accettare le modifiche può recedere senza oneri entro la data di efficacia, con effetto da tale data e con diritto al rimborso della quota di canone relativa al periodo pagato e non fruito. La prosecuzione dell'utilizzo del Servizio dopo l'entrata in vigore delle modifiche vale come accettazione.

17.3 Le modifiche imposte da norme di legge, da provvedimenti dell'autorità o necessarie per la sicurezza del Servizio possono entrare in vigore immediatamente; A-ESP ne dà comunicazione appena possibile. Le modifiche puramente formali o migliorative per l'Utente non richiedono preavviso.

17.4 Nei confronti dei Consumatori resta ferma la disciplina dell'art. 135-vicies semel del Codice del Consumo richiamata all'Articolo 8.5.

Articolo 18 – Protezione dei dati personali

18.1 Il trattamento dei dati personali degli Utenti è descritto nell'«Informativa sul trattamento dei dati personali», nella «Cookie Policy», nell'«Informativa sull'utilizzo dell'intelligenza artificiale», nell'«Informativa sull'integrazione PEC», nella «Politica di conservazione dei dati» e nell'«Elenco dei sub-responsabili del trattamento», pubblicati su https://a-esp.io/legal e richiamati integralmente. Titolare del trattamento è A-ESP S.r.l.; il referente interno per la protezione dei dati è raggiungibile a privacy@a-esp.io.

18.2 Quando l'Utente attiva la Modalità Azienda o la Modalità Studio, l'Utente è titolare del trattamento dei dati personali dei propri membri del team, dipendenti, clienti assistiti e terzi presenti nelle caselle collegate, e A-ESP agisce quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR. In tal caso si applica, rispettivamente, l'«Accordo sul trattamento dei dati personali – Modalità Azienda» o l'«Accordo sul trattamento dei dati personali – Modalità Studio», che costituisce parte integrante del contratto e si intende accettato con l'attivazione della relativa modalità. In caso di contrasto tra i presenti Termini e tale accordo, quest'ultimo prevale in materia di trattamento dei dati personali.

18.3 A-ESP comunica l'aggiunta di nuovi sub-responsabili con almeno 30 giorni di preavviso via email e con avviso in app; l'Utente può opporsi per motivi legittimi e, in mancanza di soluzione, recedere senza penali.

Articolo 19 – Legge applicabile, foro competente, risoluzione alternativa delle controversie e mediazione

19.1 Legge applicabile. Il contratto è regolato dalla legge italiana. Per il Consumatore residente in un altro Stato membro dell'Unione europea restano ferme le disposizioni imperative più favorevoli previste dalla legge del suo Paese di residenza abituale.

19.2 Foro competente. Per le controversie con l'Utente Consumatore è competente in via esclusiva il foro del luogo di residenza o di domicilio elettivo del consumatore, se ubicati nel territorio dello Stato (art. 66-bis del Codice del Consumo). Per le controversie con l'Utente Professionista è competente in via esclusiva il Tribunale di Monza.

19.3 Reclami. Prima di adire l'autorità giudiziaria l'Utente è invitato a inoltrare reclamo a legal@a-esp.io; A-ESP risponde entro 15 giorni lavorativi.

19.4 Risoluzione alternativa delle controversie e mediazione. Il Consumatore può ricorrere alle procedure di risoluzione alternativa delle controversie (ADR) di cui agli artt. 141 e seguenti del Codice del Consumo e al D.Lgs. 130/2015, rivolgendosi agli organismi ADR iscritti nell'elenco tenuto dal Ministero delle Imprese e del Made in Italy; A-ESP comunica su richiesta l'organismo o gli organismi ai quali aderisce. Il Consumatore può inoltre attivare la mediazione ai sensi del D.Lgs. 28/2010 presso un organismo iscritto nel registro del Ministero della Giustizia. Per le controversie con i Professionisti le parti possono ricorrere alla mediazione presso un organismo iscritto nel registro del Ministero della Giustizia con sede in Monza.

Articolo 20 – Disposizioni finali

20.1 Cessione. L'Utente non può cedere il contratto né i diritti e gli obblighi che ne derivano senza il consenso scritto di A-ESP; per gli Account intestati a organizzazioni si applica l'Articolo 26. A-ESP può cedere il contratto a terzi nell'ambito di operazioni di fusione, scissione, conferimento o cessione d'azienda o di ramo d'azienda, dandone comunicazione all'Utente con almeno 30 giorni di preavviso; in tal caso l'Utente Consumatore può recedere senza oneri entro tale termine.

20.2 Comunicazioni. Le comunicazioni di A-ESP all'Utente avvengono via email all'indirizzo associato all'Account e con avviso in app; l'Utente è tenuto a mantenere valido e monitorato tale indirizzo. Le comunicazioni dell'Utente ad A-ESP si inviano a legal@a-esp.io, alla PEC a-esp@pec.it o per raccomandata alla sede legale.

20.3 Tolleranza. L'eventuale tolleranza di A-ESP rispetto a inadempimenti dell'Utente non costituisce rinuncia ai diritti derivanti dalle clausole non fatte valere.

20.4 Nullità parziale. L'eventuale invalidità, nullità o inefficacia di una singola clausola non pregiudica la validità delle restanti disposizioni; la clausola invalida è sostituita di diritto dalla disposizione di legge applicabile o, in mancanza, interpretata in modo da preservare l'intento delle parti nei limiti consentiti.

20.5 Intero accordo. I presenti Termini, gli Allegati, la pagina «Piani» dell'applicazione, le informative richiamate all'Articolo 18 e, ove applicabile, l'accordo sul trattamento dei dati personali costituiscono l'intero accordo tra le parti in relazione al Servizio.

20.6 Lingua. Il contratto è concluso in lingua italiana; la versione italiana dei Termini prevale su ogni eventuale traduzione di cortesia.

20.7 Conservazione del contratto e accesso. Ai sensi dell'art. 12 del D.Lgs. 70/2003 e dell'art. 51, comma 7, del Codice del Consumo, A-ESP memorizza il testo dei Termini accettati dall'Utente, con l'indicazione della versione e della data di accettazione, e ne trasmette copia all'Utente unitamente alla conferma d'ordine su supporto durevole. Le versioni vigenti e quelle precedenti sono consultabili e riproducibili all'indirizzo https://a-esp.io/legal/termini l'Utente può richiederne copia a legal@a-esp.io. L'Utente è invitato a conservare copia della conferma d'ordine ricevuta.

Articolo 21 – Clausole approvate specificamente ai sensi degli artt. 1341 e 1342 c.c.

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 del codice civile, l'Utente Professionista dichiara di avere letto, compreso e di approvare specificamente, mediante apposita e distinta manifestazione di volontà resa in fase di accettazione dei Termini, le clausole seguenti:

Articolo 2.5 e 9.2 (esclusione di garanzia sui risultati dell'intelligenza artificiale, forniti «così come sono»); Articolo 3.2 (facoltà di sospensione dell'Account per dati falsi o non verificabili); Articolo 5.5 (sospensione del Servizio e chiusura dell'Account per mancato pagamento); Articolo 6.2 (rinnovo tacito dell'abbonamento); Articolo 10.2 (esclusione di garanzia sulla tempestività della sincronizzazione PEC); Articolo 11.4 (facoltà di sospensione e chiusura per violazione degli obblighi dell'Utente); Articolo 13.2 e 13.3 (limitazione della garanzia di disponibilità; termine di decadenza di 30 giorni per la richiesta di rimborso); Articolo 14.2, 14.3 e 14.4 (facoltà di sospensione, di recesso e di risoluzione di A-ESP; termine di 30 giorni per l'esportazione dei dati); Articolo 15.3, 15.4 e 15.5 (esclusione dei danni indiretti, massimale di responsabilità, esclusioni specifiche di responsabilità); Articolo 16 (manleva); Articolo 19.2, seconda parte (foro esclusivo del Tribunale di Monza); Articolo 20.1, prima parte (divieto di cessione del contratto da parte dell'Utente); Articolo 24.4 (esclusione di verifica da parte di A-ESP e manleva dell'organizzazione); Articolo 25.4 (esclusione di responsabilità di A-ESP per i solleciti); Articolo 27.2 e 27.4 (termine di 30 giorni per l'esportazione dell'archivio; sopravvivenza degli obblighi di manleva).

Nei confronti dell'Utente Consumatore le clausole del contratto sono soggette alla disciplina degli artt. 33 e seguenti del Codice del Consumo e non producono effetto se vessatorie ai sensi di tali disposizioni.

Parte II – Condizioni aggiuntive per la Modalità Azienda e la Modalità Studio

Le disposizioni della presente Parte II si applicano, in aggiunta alla Parte I, agli Utenti che sottoscrivono il piano Business e attivano la Modalità Azienda o il piano Studio e attivano la Modalità Studio. In caso di contrasto, la Parte II prevale sulla Parte I limitatamente alle modalità disciplinate.

Articolo 22 – Titolarità dell'Account di organizzazione

22.1 L'Account in Modalità Azienda o in Modalità Studio è di titolarità dell'organizzazione (società, ente, ditta individuale o studio professionale) indicata nei dati di fatturazione, e non delle persone fisiche che vi accedono. L'organizzazione è l'Utente e la parte contrattuale.

22.2 L'archivio, i Canali collegati, i documenti, le scadenze, i movimenti, le note e i registri delle attività (audit log) generati nella modalità appartengono all'organizzazione. I membri vi accedono in ragione del ruolo assegnato e perdono l'accesso alla revoca del ruolo o alla cessazione del rapporto con l'organizzazione.

22.3 L'organizzazione risponde dell'operato dei propri membri nell'uso del Servizio come di fatto proprio.

Articolo 23 – Ruoli e amministrazione

23.1 Modalità Azienda. I ruoli disponibili sono: Titolare (controllo completo, gestione dei membri, dei Canali, delle riserve e delle concessioni, trasferimento della titolarità, chiusura dell'Account), Amministratore (gestione dei membri, dei Canali, delle riserve e delle concessioni nei limiti stabiliti dal Titolare), Dipendente (accesso operativo ai Canali e alle categorie non riservate o espressamente concesse). Gli amministratori possono riservare Canali e categorie documentali e concedere l'accesso a singoli membri; i membri non concessionari non visualizzano i relativi Canali e documenti. Le operazioni sono registrate in un registro delle attività.

23.2 Modalità Studio. I ruoli disponibili sono: Titolare (accesso a tutti i clienti assistiti e a tutte le funzioni), Collaboratore (accesso ai soli clienti assegnati), Praticante (accesso in sola lettura alle posizioni dei clienti, con facoltà di proporre azioni che il Titolare o il Collaboratore approvano). Le operazioni sono registrate in un registro delle attività di studio che riporta l'autore, il contesto, il soggetto interessato e l'azione.

23.3 Responsabilità dell'Amministratore e del Titolare. Il Titolare e gli Amministratori sono responsabili della corretta assegnazione dei ruoli, della tempestiva revoca degli accessi dei membri cessati, della configurazione delle riserve e delle concessioni e della coerenza tra i permessi assegnati e le mansioni effettive. A-ESP non entra nel merito delle scelte organizzative dell'Utente.

Articolo 24 – Garanzie dell'organizzazione

24.1 Legittimazione. La persona fisica che attiva la modalità dichiara di essere munita dei poteri necessari per obbligare l'organizzazione e per disporre dei Canali collegati.

24.2 Informativa e adempimenti verso i membri del team. L'Utente garantisce di avere fornito ai propri membri, dipendenti e collaboratori un'informativa ai sensi dell'art. 13 GDPR relativa al trattamento dei dati effettuato tramite il Servizio, di avere individuato una base giuridica idonea, di avere valutato e, ove necessario, espletato gli adempimenti previsti dall'art. 4 della legge 20 maggio 1970 n. 300 e dalla disciplina sui controlli a distanza, e di avere adottato le cautele indicate dalle Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali in materia di posta elettronica nel rapporto di lavoro. L'Utente garantisce inoltre che il collegamento di caselle di posta nominative di dipendenti o collaboratori avviene nel rispetto di tali obblighi e con adeguata informazione degli interessati.

24.3 Garanzia sul mandato dei clienti dello studio. L'Utente in Modalità Studio garantisce di avere ricevuto da ciascun cliente assistito, prima del collegamento, un mandato o una delega scritta che lo autorizza ad accedere alla casella di posta elettronica o alla casella PEC del cliente e a trattarne i contenuti per le finalità dell'incarico professionale, nonché di avere fornito al cliente l'informativa sul trattamento dei dati personali comprensiva dell'indicazione dell'utilizzo di A-ESP quale fornitore. L'Utente conserva la documentazione del mandato e la esibisce ad A-ESP o all'autorità su richiesta. I clienti assistiti sono soggetti gestiti dallo studio: non dispongono di credenziali di accesso al Servizio, non collegano autonomamente Canali e non intrattengono alcun rapporto contrattuale con A-ESP.

24.4 Responsabilità. L'Utente è l'unico responsabile della legittimità dell'accesso alle caselle dei membri del team e dei clienti assistiti. A-ESP non verifica l'esistenza dei mandati, delle deleghe e delle informative e si affida alle dichiarazioni dell'Utente, che manleva A-ESP secondo l'Articolo 16.

Articolo 25 – Solleciti ai clienti dello studio e comunicazioni

25.1 In Modalità Studio il Titolare può inviare, tramite il Servizio, solleciti e promemoria via email ai clienti assistiti, all'indirizzo di contatto indicato dallo studio, utilizzando i modelli configurati nello studio.

25.2 L'Utente garantisce di avere titolo per inviare tali comunicazioni al cliente nell'ambito del rapporto professionale e che gli indirizzi utilizzati sono corretti e riferibili al cliente. I solleciti hanno contenuto informativo e organizzativo e non possono essere utilizzati per finalità promozionali o di marketing.

25.3 Ogni sollecito contiene un collegamento che consente al destinatario di opporsi in qualsiasi momento all'invio di ulteriori comunicazioni (opt-out). L'opposizione è registrata dal Servizio e impedisce l'invio di ulteriori solleciti a quell'indirizzo; l'Utente non può eluderla.

25.4 A-ESP è mero fornitore del mezzo tecnico di invio: il contenuto, l'opportunità e la liceità dei solleciti restano di esclusiva responsabilità dell'Utente.

Articolo 26 – Accordo sul trattamento dei dati e trasferimento della titolarità

26.1 DPA. L'attivazione della Modalità Azienda o della Modalità Studio comporta l'accettazione, rispettivamente, dell'«Accordo sul trattamento dei dati personali – Modalità Azienda» o dell'«Accordo sul trattamento dei dati personali – Modalità Studio», ai sensi dell'art. 28 GDPR. L'accordo è reso disponibile prima dell'attivazione, è parte integrante del contratto e prevale in materia di protezione dei dati. Senza la sua accettazione la modalità non può essere attivata.

26.2 Trasferimento della titolarità. Il Titolare può trasferire la titolarità dell'Account di organizzazione a un altro membro dalla sezione di amministrazione. Il trasferimento produce effetto dall'accettazione del nuovo Titolare, è registrato nel registro delle attività e non modifica la parte contrattuale quando l'organizzazione resta la medesima. Il mutamento del soggetto giuridico titolare dell'Account richiede la comunicazione ad A-ESP a legal@a-esp.io ed è soggetto all'Articolo 20.1.

26.3 Cessazione dei ruoli. La revoca di un ruolo o la cessazione del rapporto tra la persona fisica e l'organizzazione comporta la perdita immediata dell'accesso all'archivio dell'organizzazione; l'eventuale Account personale della persona fisica resta autonomo e non ne è interessato.

Articolo 27 – Cessazione della modalità e dell'Account di organizzazione

27.1 Il declassamento del Piano, la disdetta o la chiusura dell'Account di organizzazione comportano la disattivazione della relativa modalità, la cessazione dell'accesso dei membri, lo scollegamento dei Canali collegati in Modalità Azienda o in Modalità Studio e la cancellazione delle relative credenziali.

27.2 Il Titolare dispone di 30 giorni dalla cessazione per esportare l'archivio dell'organizzazione, comprese le posizioni dei clienti assistiti; decorso tale termine si applicano i termini di cancellazione dell'Articolo 14.5.

27.3 L'Utente in Modalità Studio è tenuto a informare i propri clienti assistiti della cessazione del Servizio, quando ciò sia rilevante per il rapporto professionale, e a organizzare autonomamente la conservazione della documentazione secondo i propri obblighi professionali e di legge.

27.4 La cessazione della modalità non pregiudica i corrispettivi maturati né gli obblighi di riservatezza e di manleva, che sopravvivono alla cessazione del contratto.

Allegato A – Modulo tipo di recesso

(Allegato I, parte B, del Codice del Consumo — compilare e restituire il presente modulo soltanto se si desidera recedere dal contratto)

Destinatario:

A-ESP S.r.l. Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia
Posta elettronica: info@a-esp.io
PEC: a-esp@pec.it

Con la presente io/noi (*) notifico/notifichiamo (*) il recesso dal mio/nostro (*) contratto di vendita dei seguenti beni/servizi (*):

Servizio A-ESP — piano: ..............................................................

Ordinato il (*) / ricevuto il (*): ....................................................

Nome del/dei consumatore/i: ...........................................................

Indirizzo del/dei consumatore/i: ......................................................

Indirizzo email associato all'account A-ESP: ..........................................

Firma del/dei consumatore/i (solo se il presente modulo è notificato in versione cartacea): ..........................................

Data: ..........................................

(*) Cancellare la dicitura inutile.

Nota informativa: se il Consumatore ha chiesto che l'esecuzione del Servizio inizi durante il periodo di recesso, è tenuto a corrispondere un importo proporzionale a quanto già fornito fino al momento del recesso, ai sensi dell'art. 57, comma 3, del Codice del Consumo.

Allegato B – Riepilogo delle informazioni precontrattuali (art. 49 del Codice del Consumo)

Contatti

• A-ESP S.r.l. — Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia
• Partita IVA e codice fiscale 14874150965 — iscritta al Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi al n. 14874150965 — capitale sociale euro 10.000,00 i.v.
• PEC: a-esp@pec.it
• Assistenza: support@a-esp.io (lunedì–venerdì 9:00–18:00, risposta entro 2 giorni lavorativi)
• Comunicazioni legali e reclami: legal@a-esp.io
• Protezione dei dati: privacy@a-esp.io
• Sicurezza: security@a-esp.io
• Informazioni generali: info@a-esp.io
• Sito: https://a-esp.io — Applicazione: https://app.a-esp.io