Politica di conservazione dei dati

Titolare: A-ESP S.r.l. — Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia — codice fiscale, partita IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Milano Monza Brianza Lodi 14874150965 — PEC a-esp@pec.it — privacy@a-esp.io.

Documento pubblicato su https://a-esp.io/legal/conservazione e utilizzato anche come procedura interna. Attua il principio di limitazione della conservazione di cui all'art. 5, paragrafo 1, lettera e), del Regolamento (UE) 2016/679 e definisce, per ciascuna categoria di dato, per quanto tempo A-ESP la conserva, quale evento ne determina la cancellazione e su quale base.

Si legge insieme all'«Informativa sul trattamento dei dati personali», ai «Termini e Condizioni di Servizio», all'«Elenco dei sub-responsabili del trattamento» e al «Registro dei trattamenti».

1. Principi

1. Conservazione limitata. I dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono trattati e non oltre. Decorso il termine, sono cancellati o resi anonimi.
2. Controllo dell'Utente. I dati che l'Utente crea o che derivano dai suoi documenti restano nell'archivio finché è l'Utente a deciderlo: A-ESP non applica alcuna cancellazione automatica dei documenti, delle scadenze, dei movimenti, degli eventi o delle conversazioni per decorso del tempo. La conservazione dipende dalle azioni dell'Utente e dalla durata del rapporto.
3. Minimizzazione strutturale. Molti dati non sono conservati affatto: il corpo dei messaggi, il codice HTML, le immagini incorporate, i byte degli allegati, il testo prodotto dal riconoscimento ottico dei caratteri, l'audio delle sessioni vocali, gli eventi del calendario esterno, i testi inviati ai modelli di intelligenza artificiale e le loro risposte. Ciò che non è conservato non necessita di un termine di conservazione.
4. Allineamento alla fonte. L'archivio segue la casella di origine: se un documento è rimosso dalla casella presso il provider, è rimosso anche da A-ESP; se un canale è scollegato, i documenti provenienti da quel canale e le relative credenziali sono cancellati.
5. Termini di legge. Dove una norma impone un periodo minimo di conservazione — segnatamente per i documenti contabili e fiscali — prevale il termine di legge, limitatamente ai dati necessari a soddisfarlo.
6. Sicurezza fino alla cancellazione. I dati prossimi alla cancellazione restano protetti dalle stesse misure applicate ai dati attivi; l'accesso ai dati conservati per obbligo di legge è limitato ai soggetti che devono adempiervi.
7. Trasparenza. I termini indicati nella sezione 2 sono impegni contrattuali della Società verso l'Utente e sono modificabili solo con le modalità della sezione 10.

2. Tabella dei periodi di conservazione

3. Eccezioni e prolungamenti

I termini della sezione 2 possono essere prolungati, limitatamente ai dati strettamente necessari, nei seguenti casi:

1. Contenzioso in corso o fondatamente prevedibile. I dati necessari all'accertamento, all'esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria sono conservati fino alla definizione del procedimento e per i dodici mesi successivi al passaggio in giudicato o alla conclusione della controversia. Base: art. 17, paragrafo 3, lettera e), e art. 9, paragrafo 2, lettera f), GDPR.
2. Richiesta o provvedimento di un'autorità. In presenza di una richiesta vincolante dell'autorità giudiziaria, di una forza di polizia o di un'autorità di controllo, i dati indicati sono conservati per il tempo stabilito dal provvedimento. Base: art. 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.
3. Verifiche fiscali. I dati contabili e fiscali sono conservati per dieci anni ai sensi dell'art. 2220 c.c. e, se un accertamento è in corso alla scadenza, fino alla sua definizione ai sensi dell'art. 22 del D.P.R. 600/1973, anche quando l'account dell'Utente sia stato chiuso. Base: art. 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR.

Nei casi sopra indicati i dati sono posti in conservazione limitata: sono sottratti all'uso ordinario, l'accesso è ristretto ai soli soggetti che devono trattarli per la finalità che giustifica il prolungamento e ogni accesso è registrato. Cessata la causa del prolungamento, i dati sono cancellati secondo la sezione 2. L'Utente è informato del prolungamento, salvo che ciò sia vietato dal provvedimento dell'autorità.

4. Chiusura dell'account e cancellazione definitiva

4.1 Come richiedere la chiusura

L'Utente può richiedere la chiusura dell'account e la cancellazione dei propri dati:

• dall'applicazione, in Impostazioni → Account → «Elimina account»;
• scrivendo a privacy@a-esp.io dall'indirizzo associato all'account.

La richiesta non richiede motivazione e non comporta costi.

4.2 Disattivazione immediata e finestra di ripensamento

Al ricevimento della richiesta:

1. l'account è disattivato immediatamente: l'accesso è impedito, tutte le sessioni attive sono revocate, la sincronizzazione delle caselle è interrotta e non sono più generati avvisi, brief o notifiche;
2. decorre una finestra di 30 giorni durante la quale l'Utente può annullare la richiesta scrivendo a privacy@a-esp.io, ripristinando integralmente l'account;
3. al più tardi allo scadere dei 30 giorni la cancellazione diviene definitiva e irreversibile.

Prima di richiedere la chiusura è consigliabile esportare i propri dati secondo la sezione 6: dopo la cancellazione definitiva l'esportazione non è più possibile.

4.3 Contenuto della cancellazione definitiva

La cancellazione definitiva comporta l'eliminazione a cascata di:

• documenti archiviati con i relativi metadati, dati strutturati estratti e sintesi;
• scadenze, promemoria e stati di lavorazione;
• elenchi degli allegati e riferimenti ai file presso il provider;
• embedding semantici;
• movimenti, transazioni e dati del Registro finanziario, salvo quanto indicato al punto seguente;
• eventi creati in A-ESP e contrassegni di gestione degli eventi esterni;
• conversazioni con il Segretario AI Komo e memoria dell'assistente;
• notifiche, sottoscrizioni push e preferenze;
• collegamenti con altri Utenti, condivisioni pendenti e inviti non accettati;
• credenziali dei canali collegati, token OAuth e password IMAP e PEC cifrate, così che A-ESP non possa più accedere alla casella; l'Utente può inoltre revocare l'autorizzazione dal pannello di sicurezza del proprio provider;
• dati dell'abbonamento e identificativi presso il prestatore di servizi di pagamento diversi da quelli necessari agli adempimenti fiscali;
• sessioni, identità collegate, credenziali di accesso e passkey.

4.4 Dati che sopravvivono alla cancellazione

Non possono essere cancellati:

• i dati di fatturazione e i documenti contabili e fiscali, conservati per 10 anni ai sensi dell'art. 2220 c.c. Le registrazioni contabili sono rese anonime quanto ai riferimenti non necessari alla loro funzione fiscale, conservando i soli dati che la legge impone di riportare nel documento;
• i log di sicurezza e di autenticazione, conservati per 12 mesi dalla registrazione dell'evento, anche dopo la chiusura dell'account, con accesso limitato alle persone autorizzate; contengono solo l'impronta dell'indirizzo IP e mai indirizzi in chiaro, e sono cancellati al decorso del termine;
• i dati oggetto delle eccezioni di cui alla sezione 3, per la durata ivi indicata.

4.5 Uscita dai backup

I dati cancellati permangono nei backup e nella finestra di ripristino a un istante precedente per il tempo tecnicamente necessario e comunque non oltre 30 giorni dalla cancellazione, decorsi i quali escono definitivamente anche dai backup. Durante tale periodo i backup non sono utilizzati per finalità diverse dal ripristino in caso di incidente; se un ripristino dovesse reintrodurre dati già cancellati, la cancellazione è ripetuta immediatamente dopo il ripristino.

4.6 Chiusura per cessazione del contratto

Alla cessazione del contratto per disdetta, mancato rinnovo o risoluzione, l'account resta accessibile per la sola consultazione ed esportazione dei dati per 30 giorni, decorsi i quali si applica la procedura di cancellazione della presente sezione, previa comunicazione all'indirizzo e-mail dell'account.

5. Cessazione del rapporto con un'Azienda o con uno Studio

Nelle Modalità Azienda e Studio, A-ESP tratta i dati per conto dell'organizzazione cliente, che è il titolare del trattamento.

Alla cessazione del contratto, a scelta del titolare, A-ESP:

• cancella integralmente i dati trattati per suo conto, oppure
• li restituisce mediante esportazione in formato JSON e CSV, procedendo poi alla cancellazione.

Il titolare comunica la propria scelta a privacy@a-esp.io entro 30 giorni dalla cessazione. In assenza di indicazione entro tale termine, A-ESP procede alla cancellazione entro 30 giorni dalla scadenza del termine per la scelta. Restano fermi i dati di fatturazione, trattati da A-ESP quale titolare autonomo per 10 anni, e i log di sicurezza, conservati per 12 mesi.

Nella Modalità Studio, la cancellazione di un assistito disposta dallo Studio comporta la cancellazione dei documenti, delle scadenze, dei movimenti e delle credenziali dei canali collegati in delega riferiti a quell'assistito, secondo le medesime modalità e tempistiche della sezione 4. Nella Modalità Azienda, la rimozione di un membro del team comporta la revoca immediata dei suoi accessi e delle sue sessioni; i documenti e i dati dell'archivio aziendale restano dell'Azienda, mentre l'account personale del membro segue le regole della sezione 4 solo se questi ne richiede la chiusura.

6. Esportazione dei dati

L'Utente può ottenere copia dei propri dati in qualsiasi momento, anche ai fini del diritto alla portabilità di cui all'art. 20 GDPR:

• dall'applicazione, in Impostazioni → Account → «Esporta i miei dati»;
• scrivendo a privacy@a-esp.io.

Formato: JSON per i dati strutturati e CSV per le tabelle destinate a essere aperte con un foglio di calcolo, entrambi formati di uso comune e leggibili da strumenti automatici.

Contenuto dell'esportazione: dati dell'account e preferenze; elenco dei canali collegati, senza alcuna credenziale; metadati e dati strutturati dei documenti (oggetto, mittente, destinatari, data, categoria, sintesi, importi, scadenze, IBAN, identificativi fiscali, controparti, elenco degli allegati); scadenze; movimenti e dati del Registro finanziario; eventi creati in A-ESP; conversazioni con il Segretario AI; collegamenti con altri Utenti e condivisioni; dati dell'abbonamento e cronologia delle fatture.

Contenuto non esportabile: i corpi dei messaggi e i byte degli allegati, che non sono conservati da A-ESP e restano disponibili presso il provider della casella dell'Utente; le credenziali di accesso e le chiavi di cifratura; gli embedding, che sono rappresentazioni numeriche prive di significato al di fuori della piattaforma.

Tempi: l'esportazione richiesta dall'applicazione è resa disponibile senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. Le richieste inviate a privacy@a-esp.io sono evase entro un mese, prorogabile di due mesi in caso di complessità con informativa all'interessato (art. 12, paragrafo 3, GDPR).

7. Cancellazione automatica dei residui tecnici

Una procedura automatica di pulizia è eseguita una volta al giorno e cancella i dati tecnici la cui utilità è cessata, senza alcun intervento manuale:

L'esecuzione della procedura è registrata con il solo numero di righe rimosse per ciascuna categoria, senza alcun contenuto. Il registro di autenticazione non è toccato dalla procedura: è conservato per 12 mesi e poi cancellato secondo la sezione 2.

8. Tecniche di cancellazione

L'anonimizzazione è applicata solo quando il risultato non consente più, con mezzi ragionevoli, di ricondurre il dato a una persona identificabile; in tal caso il dato non è più soggetto al Regolamento, ai sensi del Considerando 26.

9. Responsabilità, verifica e controllo

• Referente privacy: Gabriele Mari (privacy@a-esp.io) è responsabile dell'attuazione della presente politica, dell'esecuzione delle richieste di cancellazione ed esportazione e della loro documentazione.
• Responsabile tecnico: Lorenzo Cancellara (security@a-esp.io) è responsabile del corretto funzionamento delle procedure automatiche di cancellazione, della gestione dei backup e della verifica dell'effettiva uscita dei dati dai sistemi.
• Verifica periodica: la presente politica è riesaminata almeno una volta l'anno, entro il 30 settembre di ciascun anno, e comunque a ogni introduzione di un nuovo trattamento, di un nuovo fornitore o di una nuova categoria di dato. Il riesame verifica che i termini dichiarati corrispondano a quelli effettivamente applicati dai sistemi e che le procedure automatiche funzionino.
• Coerenza documentale: ogni modifica dei termini è riportata contestualmente nel «Registro dei trattamenti» e, ove incida sull'informazione agli interessati, nell'«Informativa sul trattamento dei dati personali».
• Documentazione: le richieste di cancellazione e di esportazione e i relativi riscontri sono documentati per 5 anni ai fini dell'obbligo di rendicontazione di cui all'art. 5, paragrafo 2, GDPR.

10. Modifiche alla presente politica

A-ESP può modificare la presente politica per adeguarla a nuove funzioni, a nuovi fornitori o a nuovi obblighi di legge.

• Le modifiche che riducono i tempi di conservazione o ampliano i diritti dell'Utente sono comunicate con avviso in app e hanno effetto immediato.
• Le modifiche che estendono i tempi di conservazione o che incidono in modo sostanziale sulle modalità di cancellazione sono comunicate con preavviso di 30 giorni via posta elettronica all'indirizzo dell'account e con avviso in app, con indicazione della motivazione; l'Utente che non le accetti può recedere senza penali entro tale termine.

11. Contatti

• Richieste di cancellazione, esportazione ed esercizio dei diritti: privacy@a-esp.io
• Assistenza: support@a-esp.io (lunedì-venerdì, 9:00-18:00; risposta entro 2 giorni lavorativi)
• Segnalazioni di sicurezza: security@a-esp.io
• Comunicazioni legali: legal@a-esp.io

A-ESP S.r.l. — Viale Rimembranza n. 19/B, 20871 Vimercate (MB), Italia — PEC a-esp@pec.it.

L'interessato che ritenga violati i propri diritti può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — https://www.garanteprivacy.it/) o ricorso all'autorità giudiziaria.